Yönetici Asistanı Nedir?

Yönetici asistanı, üst düzey yöneticinin iş programlarını ve iletişim trafiğini yönetmekten sorumlu kişidir. Yönetici asistanı, yöneticinin idari süreçlerini yürütmesine destek verir. Telefon, e-posta iletişimlerine öncelik verir. Yöneticisi veya yönetici kadro adına toplantı organize eder, iş etkinlikleri düzenler. Yönetici asistanı, bir yöneticiye veya yönetici kadroya bağlı olarak çalışabilir.

Yönetici Asistanı Ne İş Yapar?

Yönetici asistanı aslında yöneticinin veya yönetici kadronun başlıca yardımcısıdır. Yönetici asistanı ne iş yapar sorusunun cevabı, firmaya, sektöre ve yöneticiye göre değişiklik gösterse de genel olarak bir yönetici asistanı, yöneticilerin idari süreçleri yürütmesine destek olmaktan ve ofis içi organizasyondan sorumludur. Yöneticisinin takvimlerini oluşturur ve planlananların zamanında uygulanmasını sağlar. İş seyahatlerini düzenler ve harcamaları organize eder. Telefon, e-posta ve ziyaretçi trafiğini yönetir. Yöneticisinin veya üst düzey yöneticilerin iş verimliğine katkıda bulunur.

Yönetici Asistanı Görev Ve Sorumlulukları

Yönetici asistanı orta düzey yönetici pozisyonundadır. Yönetici asistanı aynı anda birden fazla görevi yerine getirir. Gerektiğinde inisiyatif alır. Firmaya ve yöneticiye göre değişse de bir yönetici asistanının ana görev ve sorumlulukları aşağıdaki gibi özetlenebilir;

• Yönetici-çalışan ve yönetici-müşteri arasında iletişimi sağlar.
• Yöneticiler ile kişiler ve birimler arası iletişimi zamanında ve doğru şekilde yönetir.
• Yöneticilerin takvimlerini yönetir. Yöneticiler adına toplantıları ayarlar, iş etkinlikleri düzenler.
• Yöneticiler için iş gezisi sırasında gerekli olan seyahat ve konaklama ihtiyaçlarını ayarlar.
• Yöneticiler adına yapılması gereken bir rapor varsa periyodik olarak yönetici raporu oluşturur.
• Harcama kayıtlarını tutar ve raporlar.
• Ofis, ekipmanlarını ve malzemelerini kontrol eder. Eksiklikleri tamamlar.
• Toplantılarda önemli başlıkları kayıt altına alır. Yöneticileriyle paylaşır.
• Telefon aramalarını gerçekleştirir. Yazışmaları yönlendirir.

Yönetici Asistanının Özellikleri Nelerdir?

Sorumluluğu çok yüksek olan yönetici asistanlığı pozisyonu için adayların mutlaka yönetim ve iletişim becerilerinin üst düzeyde olması gerekmektedir. Firmaların ve kurumların ilanlarına göre bir yönetici asistanının sahip olması gereken özellikleri şöyledir;

Prezantabl ve İletişim Becerisi Gelişmiş: Yönetici asistanı üst düzey yöneticilerle, müşterilerle ve çalışanlarla iletişim kurmak zorundadır. Yönetici asistanı, iş akışını ve ilişkileri zora sokmayacak şekilde yetkin, güler yüzlü ve profesyonel bir tutumla iletişim kurmalıdır.
Zaman Yönetimi Becerisi: Yönetici asistanı iyi bir planlamacı olmalıdır. Toplantıları, etkinlikleri takip etmeli, planlanan işleri zamanında gerçekleştirmelidir. Yöneticilerin iletişim takvimlerini hatasız organize etmelidir. Bir yöneticinin iş verimliği ve başarısı yönetici asistanının performansına bağlıdır.
Güvenilir ve Sorumluluk Bilincine Sahip Olmak: Yönetici asistanları, şirket için hassas bilgilere erişebilir. Bilgi güvenliği konusunda bir yönetici asistanı asla hata yapmamalıdır. İş verimliliği için ne yapılması gerekiyorsa inisiyatif alarak gökevlerini yerine getirmelidir.
Çoklu Görev Becerisi: Yönetici asistanları, planlanan takvimi yerine getirirken aynı anda başka görevlere de öncelik verebilmelidir. Sıkışık bir takvimde verimli çalışabilmelidir.
Stres Altında Çalışabilme Yeteneği: İş akışında olağanüstü durumlar yaşanabilir. Gergin anlar bir yönetici asistanının motivasyonunu ve odağını bozmamalıdır. Stres altında günlük takvimini yerine getirebilmelidir.
MS Office’e ve Ofis Ekipmanlarında Hakimiyet: İş verimliliği için güncel bilgisayar yazılımlarına ve ofis ekipmanlarına hakim olmalıdır.
Eğitim: Üniversitelerin Büro Yönetimi ve Asistanlık ön lisans programı, yönetici asistanlığı pozisyonu için kalifiye iş gücü yetiştirmektedir. Adaylar bu bölüme katılarak iş yaşamında avantajlı duruma geçebilir. Bunun yanı sıra, firmaya ve sektöre göre değişse de yönetici asistanlarının yabancı dil bilgisi iyi olmalıdır. Yabancı dilde yazışmalarda ve sunumlarda yöneticilere destek verebilmelidir.

Yönetici Asistanı Nasıl Olunur?

Yönetici asistanı olmak için zorunlu olarak tamamlanması gereken bir eğitim ve alınması gereken bir sertifika yoktur. Bu işe yatkın olan, temel gereksinimleri karşılayan herkes yönetici asistanı pozisyonunda çalışabilir. Ancak, mesleğe donanımlı olarak adım atmak isteyen ya da mesleki becerilerini geliştirmek isteyen kişiler yönetici asistanı olmak için aşağıdaki mesleki eğitimleri alabilir. Bu konuda eğitim aldıysanız ve temel gereksinimleri karşılıyorsanız, Eleman.net iş ilanları sayfalarında yayınlanan Yönetici Asistanı pozisyonlarına hızlı başvuru yapabilirsiniz.

Yönetici Asistanı Olmak İçin Hangi Eğitim Alınmalıdır?

• İki yıllık Büro Yönetimi ve Asistanlık ön lisans programına giriş yapılabilir. Bu program, açık öğretim sistemi kapsamında da verilmektedir. Yönetici asistanlığını düşünen ve meslek seçimi aşamasında olan kişiler bu bölümü tercih edebilir.
• Üst Düzey Yönetici Asistanlığı Sertifika Programı tercih edilebilir. Bu eğitim, özel eğitim kurumları ve üniversiteler bünyesinde verilmektedir.
• Yabancı dil eğitimleri alınabilir. Özellikle yurt dışı ticaret yapan bir firmada yönetici asistanı olmak için İngilizce ‘ye hakimiyet gereklidir.
• MS Office programları, hızlı klavye kullanımı üzerine özel eğitimler alınabilir.

Yönetici Asistanı Çalışma Koşulları Ve Saatleri

Yönetici asistanları, üst yöneticiye ve yönetici kadroya bağlı olduğu için mesai saatlerini hem ofiste hem ofis dışında geçirir. İş seyahatlerinde yöneticilere eşlik eder. Birçok yönetici asistanı, yöneticinin iş dışındaki faaliyetlerini de planladığı için sıklıkla ek mesai yapmak zorundadır. Bu yüzden birçok firmada yönetici asistanının çalışma saatleri yöneticilerle eş zamanlı ilerler. Sıklıkla yönetici asistanlarının çalışma saatleri takvimlerine bağlı olarak esnektir.