Personel Özlük İşleri Elemanı Nedir?

Personel Özlük İşleri Elemanı, insan kaynakları kataloğunda çalışan, çalışanların özetlerinin saklandığı, takibi ve güncellenmesi gibi temel işlemlerle sorumlu olan kişidir. Bu sistemle çalışan kişilerin, kişisel bilgilerinin düzenli ve doğru şekilde kesilmesini sağlamak, resmi yazışmaları yürütmek, bordro hazırlıklarına destek olmak ve organize olarak takip etmek gibi parçalar üstlenir.

Personel Özlük İşleri Elemanı Ne İş Yapar?

Personel özlük işlerinin faaliyetlerinin şu şekildedir:

1. Özlük Dosyalarının Oluşturulması ve Güncellenmesi : Çalışanların işe girişlerinin özlü işlemleri hazırlar, kimlik bilgileri, işe giriş belgeleri ve diğer resmi belgeler dosyaları.
2. Bordro ve Maaş Süreçleri : Çalışanların maaşlarının göstergesi ve bordro işlemlerinin doğru şekilde yapılmasına destek verir.
3. İşe Giriş ve Çıkış İşlemleri : Yeni başlayan çalışanlar için giriş bildirimlerinin hazırlanması ve ayrılan üyeler için çıkış haberlerinin düzenlenmesi gibi geniş bir şekilde yürütülür.
4. Yasal Bildirimler ve SGK İşlemleri : Sosyal Güvenlik Kurumu'na SGK gerekli bildirimleri yapar ve yasal bildirimlere uygun hareket eder.
5. İzin ve Devamsızlık Takibi : Çalışanların izin vermesi kayıt noktasına alır, devamsızlık ve yıllık izin süreçlerini düzenli bir şekilde takip eder.
6. Resmi Yazışmalar : İzin, rapor, kıdem tazminatı gibi konularla ilgili yazışmalar yapar, gerekli belgeleri hazırlayarak arşivler.
7. Denetim ve Raporlama : İşe giriş, çıkış çıkış, performans değerlendirme gibi İK'nin raporlanmasına destek verir ve yasal denetimler için gerekli evrakları hazırlar.

Personel Özlük İşleri Elemanı Nasıl Olunur?

Bu alanda profesyonellik yapmak isteyen kişinin belirli bir eğitim sürecinden geçmesi ve bazı teknik bilgi ve becerilere sahip olması önemlidir:

1. Eğitim : Gösterilen en az lise mezunu olmak, özellikle Ticaret Meslek Lisesi, İnsan Kaynakları Yönetimi, İşletme, Çalışma Ekonomisi veya benzeri bir alandan mezun olmak bu pozisyon için avantaj sağlar.
2. Sertifikalar : İnsan kaynakları yönetimi veya bordro ve temel işlerde alınacak sertifikalar, bu pozisyon için gerekli bilgi ve yeteneği kazanmaya yardımcı olur. Türkiye'de MEB'in İK sertifikaları almak kariyer gelişmeleri için yararlı olabilir.
3. Bilgisayar Bilgisi : MS Office programlarını iyi derecede kullanabilmek ve bordro ya da özlü işlemler için kullanılan yazılımlara SAP, LOGO hakim olmak önemli bir gerekliliktir.
4. Deneyim : Bu alanda daha önce çalışmakta veya staj yaparak deneyim kazanma işe giriş süreci gerçekleşmektedir.

Personel Özlük İşleri Elemanı Olmak İçin Gereken Şartlar

Bu pozisyonlar için genel olarak şu nitelikler aranır:

1. Detaylara Dikkat Etme : Çalışan bilgilerinin doğru ve eksiksiz kayıtlarının, dikkatli ve titiz bir çalışma önemlidir.
2. İnsan İlişkileri ve İletişim Becerisi : Çalışanlarla ve yöneticilerle iletişim sağlamak için etkili iletişim yeteneği gereklidir.
3. İş Kanunu ve SGK Bilgisi : Çalışan hakları, izinler, sosyal güvenlik faaliyetleri hakkında bilgi sahibi olunması sağlanır.
4. Takım Çalışmasına Uyum : İnsan kaynakları altyapısında diğer ekip üyeleriyle iş birliği içinde çalışmak gereklidir.

Çalışma Koşulları

Personel temel bakım elemanları genellikle tam zamanlı olarak ofis ortamında çalışır. İş çeşitliliğinin İK departmanının yer aldığı bölümde veya şirketin genel listesi bulunur. Görevleri nedeniyle dikkat aralıklı bir iş süreleri ve belirli dönemlerde dağılım yaşanabilir, özellikle maaş ödemeleri, bordro operasyonları ve SGK bildirimlerinin devam ettiği dönemlerde mesai saatlerinin yoğunlaştığı görülebilir.

Özlük işlerinde çalışan kişiler, iş kanunu, çalışan hakları ve İK uygulamaları konusunda sürekli bilgi sahibi olmalı ve takip süreçleri. Bu insanların isteklileri, insan kaynakları alanında kariyer yapabilecekler için faydalı bir başlangıç ​​olabilir.