Asistan Nedir?

Asistan, belirli bir işte yetkili olan kişiye yardımcı olan personeldir. Yardım ettiği kişiler, müdür, genel müdür, CEO gibi üst düzey idareciler olabilir.

Asistan Ne İş Yapar?

Asistanlar özel sektör ve devlet kurumlarında istihdam edilir. Ancak genel olarak, sorumlu oldukları büronun idari faaliyetlerine destek olmaları beklenir. Bu sayede yönetici ve çalışanlara yardımcı olur.

Asistan sorumlulukları ve yapması gereken görevler çalıştığı kurumun işleyişine göre önemli farklılıklar gösterebilir. Yine de her asistanın yapması gereken genel görev ve sorumluluklar söz konusudur. Bir asistandan beklenen başlıca görevler ise şu şekilde sıralanabilir:

• Toplantı, randevu ve diğer faaliyetleri düzenlemek
• Bağlı olduğu yetkilinin çalışma programını yönetmek ve değişiklikleri bildirmek
• Gerekli yerlerle telefon görüşmesi yapmak
• E-posta, faks ve mektup gibi araçlarla yazılı iletişim kurmak
• Rapor hazırlamak, dosyalama sistemi geliştirmek ve kayıt tutmak
• Ofis için büro malzemeleri tedarik etmek ve takibini sağlamak
• Müşteri ve ziyaretçiler için iletişim noktası olmak
• Seyahat ve konaklama için rezervasyon işlemleriyle ilgilenmek
  

Asistan Nasıl Olunur?

Organizasyon, zaman yönetimi ve problem çözme yeteneği olan bireylerdir. Asistan olmak için üniversitelerin ön lisans ya da lisans düzeyinde olan Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümünden mezun olmak gerekir. Bu bölümden mezun olmayanlarsa asistanlık eğitimi veren kurumlardan asistanlık sertifikası alarak mesleği yapabilirler.

Asistan Olmak İçin Gereken Şartlar Nelerdir?

Asistan olmak için gerekenler iş tanımına göre değişse de bu mesleği yapmak isteyenlerde aranan genel özellikler şu şekilde sıralanabilir:

• İş önceliği sırasını iyi yapabilme ve mükemmel zaman yönetimi
• Yazılı ve sözlü olarak etkili bir iletişim kurabilmek
• Problem çözme becerisine sahip olmak
• Stres yönetimi yapabilmek
• Birden çok görevi aynı anda yürütebilmek ve organizasyon yapabilmek
• Ofis yönetimini eksiksiz yapma kabiliyeti
• Bilgisayar, yazıcı, faks gibi ofis araç gereçlerini kullanabilmek
  

Asistan Çalışma Koşulları Nasıldır?

Asistanlar, iş yürütmek için büro ve ofislere gereksinim duyan bütün kurum ve kuruluşlarda görev yapabilir. Bunlar özel sektörde yer alan şirketler olabileceği gibi devlet kurumları da olabilir. Genellikle tam zamanlı bir şekilde çalışmaları beklenir, ancak iş yoğunluğuna göre çalışma süreleri esneklik gösterebilir.