Zaman Yönetimi Nedir, Nasıl Yapılır?

Okulda, işte ve günlük yaşamın pek çok anında farklı tarzda insanlarla karşılaşabilirsiniz. Bazıları stresli ve sürekli bir yerlere yetişmeye çalışan kişilerdir. Bazıları ise üretkenliğini stressiz ve yüksek başarıyla sürdürürler. Peki bu insanlar, başarılarını neye borçludur?Tabii ki zaman yönetimine. Zaman yönetimi, planlama ve kontrol etmeyi kolaylaştıran önemli bir beceridir. Bu içerikte zaman yönetiminin ne olduğunu öğrenebilir; etkili zaman yönetimi tekniklerini keşfedebilirsiniz.

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, insanların zamanını verimli ve etkili bir şekilde kullanma yeteneğini ifade eder. Zaman yönetimi sayesinde kişi, günlük yaşamda daha fazla başarıya ulaşabilir. Kişinin zamanını en iyi şekilde kullanmasını sağlayarak hem iş hem de özel hayatında daha fazla verimlilik ve dengeye ulaşmasına yardımcı olan zaman yönetimi, stresi azaltmaya ve yaşam kalitesini artırmaya yardımcı olabilir.

Bazı işlere harcanan zamanı bilinçli olarak planlama ve kontrol etme süreci olarak kabul edilen zaman yönetimi sayesinde sürekli yorgunluğun da önüne geçilebilir. İşlere ayrılan gereksiz zaman nedeniyle yaşadığınız enerji düşüklüğünü ve halsizliği, zamanınızı daha doğru yöneterek engelleyebilirsiniz.

Zaman yönetiminin temelleri görevleri tanımlamaya, önceliklendirmeye, hedefler belirlemeye, planlama yapmaya ve görevleri zaman çizelgesine uygun olarak tamamlamaya dayalıdır. Zaman yönetimi tablosu sayesinde daha üretken, odaklanmış ve tatmin olmuş bir yaşam sürdürebilirsiniz.

Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri

İyi rutinler ve alışkanlıklar geliştirmek için hangi stratejilerin uygulanabilir olduğunu bilmeniz gereklidir. Zaman yönetimi eğitimi, bireylerin en etkili teknikleri öğrenmesini ve kendileri için uygun olana karar vermesini sağlayabilir. Zaman yönetimi deyince akla ilk gelen tekniklerden bazıları şunlardır:

• Pomodoro Tekniği: 25 dakikalık çalışma sürelerini beş dakikalık kısa molalarla bölen Pomodoro, odaklanmayı artıran ve dikkat dağınıklığını önlemeye yardımcı olan etkili yöntemlerdendir.
• ABC Yöntemi: Görevleri çok önemli, önemli ve az önemli şeklinde sınıflandıran ABC yönteminde çok önemli görevler A sınıfındadır. Önemli görevler B sınıfı iken C sınıfı ise az önemli görevlerdir. ABC tekniği, hangi görevlere öncelik verileceğini belirlemeyi kolaylaştırır.
• Pareto İlkesi: Bu ilke, “En az çaba” ilkesi ile doğru orantıdadır. Sonuçların %80'inin çabaların sadece %20'sinden kaynaklandığını öne süren Pareto ilkesinde enerjiyi en fazla etki yaratacak görevlere odaklamak son derece önemlidir.

Eğitimde zaman yönetimi ve akademik başarı açısından fark oluşturan teknikleri doğru şekilde uygulamanız önemli. Peki zaman yönetimi nasıl yapılır? Bunun için teknikleri yakından tanımak ve zaman yönetimi yaklaşımları arasından en doğru seçimi yapmak gereklidir.

Etkili Eisenhower Matrisi Zaman Yönetimi Tekniği

Eisenhower Matrisi, eski ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından popüler hale getirilen zaman yönetimi teknikleri arasında yer alır. Bu teknik, görevleri dört farklı kategoriye ayırır. Hangi işlerin öncelikle ele alınması gerektiğini belirlemeye yardımcı olan Eisenhower matrisinde kategoriler şu şekildedir:

• İlk çeyrek (Acil ve önemli): Hemen dikkat edilmesi ve tamamlanması gereken acil görevleri kapsayan ilk çeyreğin ertelenmemesi gerekir. Son teslim tarihleri yaklaşan projeler veya acil müşteri taleplerini bu kategoriye alabilirsiniz. Zihninizi her an kurcalayan çoğu iş acil ve önemli kabul edilir.
• İkinci çeyrek (Önemli ama acil olmayan): Program çeyreği olarak da bilinen ikinci çeyrek, uzun vadeli hedeflere ve kişisel gelişime katkıda bulunur. Bu aşamaya gelmek için ilk olarak birinci çeyrekteki işlerinizi tamamlamanız gerekir.
• Üçüncü çeyrek (Acil ama önemli olmayan): Acil gibi görünen ancak çok da önemli olmayan işler bu kategoriye girer. Bu görevleri başkalarına da devretmek mümkündür. E-postalar, telefon görüşmeleri gibi işleri buraya ekleyebilirsiniz.
• Dördüncü çeyrek (Ne acil ne de önemli): Çoğunlukla zaman kaybına sebep olan işler hem acil değildir hem de önemsizdir. İlk üç kategorideki görevleri yaptığınızda bu kategorideki işleri silebilir ya da basit şekilde tamamlayabilirsiniz. Dördüncü çeyrekteki görevlere gereksiz vakit ayırmak önemli işlerdeki hedeflerinize ulaşamamanıza neden olur.

Etkili Kişisel Kanban Zaman Yönetimi Tekniği

Japonların zaman yönetimi tekniklerinden olan Kanban zaman yönetimi tekniği, görevleri görsel bir şekilde düzenleyerek zaman yönetimini kolaylaştırır. Toyota'nın üretim süreçlerindeki verimliliği artırmak için geliştirdiği Kanban sisteminden esinlenerek oluşturulan Kanban zaman yönetimi tekniği, iki temel kurala dayanır.

İlk olarak görevler görselleştirilir. Yapılacaklar, yapılıyor olanlar ve tamamlananlar olarak üç ayrı sütuna yerleştirilen görevler, bireylere ne üzerinde çalışmaları gerektiğini açık şekilde gösterir. Aynı anda çok fazla görev üzerinde çalışmaktan kaçınmak amacıyla her aşamadaki görev sayısının sınırlandırılması gerekir. Bu da Kanban yönteminin ikinci aşamasıdır.

Zaman Yönetiminde Yapılan Yaygın Hatalar

Zaman yönetimi becerinizi geliştirmek size hem kısa hem de uzun vadede büyük fayda sağlar. Bireyin kazanabileceği en iyi alışkanlıklar ve yeterlilikler arasında yer alan zaman yönetimi, günlük yaşamda da iş yaşamında da kolaylığı beraberinde getirir. Bu süreçte sıklıkla yapılan bazı hatalar vardır. Zaman yönetimi için yapılan hatalardan bazıları şunlardır:

• Tüm görevleri aynı önem seviyesinde kabul etmek
• Bir gün için çok fazla plan yapmak
• Cep telefonu, sosyal medya, gürültülü ortamlar gibi dikkat dağıtıcılardan uzaklaşamamak
• Düzenli molalar vermemek
• Görevleri sürekli ertelemek

Zaman Yönetimini Kolaylaştıran Uygulamalar

Etkili zaman yönetimi için teknolojinin sunduğu olanaklardan da faydalanabilirsiniz. Daha düzenli ve verimli olmanıza yardımcı olan zaman yönetimi uygulamalarından birkaçı şunlardır:

• Trello: Görev yönetimi ve proje planlama için görsel araçlar sunan Trello, özellikle Kanban için idealdir.
• Asana: Takım çalışması ve projeler için tasarlanan Asana’da görevleri atama, süreçleri takip etme ve ekip üyeleri arasında iletişimi kolaylaştırma imkanınız vardır.
• Pomodoro Timer: Pomodoro tekniği için tasarlanan bu uygulama, çalışma sürelerini ve molaları takip ederek verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olur.

Bu uygulamalar dışında Evernote, Google Calendar ve Todoist gibi zamanınızı daha etkili yönetmenize ve gününüzü daha verimli planlamanıza yardımcı olan birçok uygulamaya erişebilirsiniz