Özlük Dosyası Nedir, Nasıl Hazırlanır?

İş yerlerinde çalışanların haklarını ve bilgilerini düzenli bir şekilde takip edilmesini sağlayan özlük dosyası, işverenler tarafından yasal bir şekilde saklanılmasıyla öne çıkar. Çalışanların kimlikleri, işe giriş bilgileri, sağlık raporları ve sözleşmeler gibi pek çok detay içeren bu dosyalar, hem işlerde düzen hem de olası hukuki durumlar için gerekli bilgilere hızlı bir şekilde ulaşılabilmesini sağlar. Peki, özlük dosyada hangi belgeler bulunmalı ve nasıl düzenlenmelidir? Özlük dosyası nasıl hazırlanır? İşten çıkarken özlük dosyası alınır mı? Özlük dosyası hazırlanmazsa ne olur? Özlük dosyası için sağlık raporu nereden alınır? İşçinin özlük dosyasında neler bulunur? Tüm bu soruların cevaplarını yazımızda bulabilirsiniz.

Özlük dosyası nedir, nereden alınır?

Özlük dosyası, işçiye ilişkin tüm bilgilerin bir arada toplandığı resmi bir dosyadır. Bu dosya içinde kişilerin kimlik bilgileri, ikametgah bilgileri, sağlık raporları ve adli sicil kayıtları gibi çeşitli belgeler yer alır. İşverenler, kurallara uygun olarak, çalışanın özlük dosyasını oluşturmak ve düzenli olarak güncel tutmakla yükümlüdür.

Özlük dosyasının içinde neler var?

Personelin özlük dosyasının içeriğinde, çalışanların işe girişinden itibaren tüm ayrıntıları kapsayan önemli belgeleri içerir. Kurumun faaliyet alanına bağlı olarak bazı belgelerde farklılıklar olabilir, genellikle özlük dosyasında olması gereken temel belgeler şunlardır:

• İkametgâh Belgesi
• Nüfus Kayıt Örneği
• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
• Vesikalık Fotoğraf
• İş / Hizmet Sözleşmesi
• Diploma Fotokopisi
• Sağlık Raporu
• İş Başvuru Formu
• Sabıka Kaydı
• Erkekler İçin Askerlik Durum Belgesi
• Evli Çalışanın Evlilik Cüzdanı Fotokopisi
• Evli Çalışanın Eşi ve Çocuklarının Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
• SGK İşe Giriş Bildirgesi

Özel Durumlarda Gereken Belgeler Nelerdir?

Bazı özel durumlar söz konusu olduğunda, özet dosyaya ek olarak bazı bilgiler verilir ve gereklidir. Bu belgeler, kişilerin özel durumlarına göre değişir.Çalışan, belirli teşviklerden faydalanıyorsa, bu belgelerin özet dosyasına eklenmelidir. Engelli hastalar için, engellilik durumu belgelenmiş bir rapor gereklidir. 18 yaşını doldurmamış kişilerin ebeveynlerinden ayrılmaları, yasal olarak kayıtlı olarak dosyada yer alması gerekir. Yabancı uyruklu işçiler için çalışma izni, yasal gereklilikler kapsamında özlük dosyaya eklenmelidir. ŞKUR'a bağışlama eski hükümlüler, terör mağdurları veya engelli hastalar için başvuru kaydı da özet bilgiler dahil edilmelidir.

Bu da ilginizi çekebilir: Kıdem Tazminatı ve İhbar Tazminatı Arasındaki Farklar Nelerdir?

Çalışma Süresince Özlük Dosyasına Eklenen Belgeler Nelerdir?

Çalışanın işe başlamasından sonra, özlük dosyaya ilişkin belgelerin düzenli aralıklarla güncellenmesi gerekmektedir. Bu belgeler şunlardır:

• Tutanaklar ve Savunmalar: İşyerinde meydana gelen olaylarla ilgili tutanaklar ve olay tespit formları, sürekli çalışanın savunması ile birlikte dosyalanmalıdır.
• Doğum ve Emzirme İzinleri: Doğum izni veya emzirme izni için yapılan başvurulara günlük dilekçeler de özet bilgiler eklenmelidir.
• Bordro ve Ücret Pusulaları: Çalışanların maaş ödemelerini gösteren bordrolar veya ücret pusulaları, düzenli olarak dosyalanmalıdır.
• İstirahat ve İş Göremezlik Raporları: Çalışanın sağlık durumu nedeniyle kapsamlı istirahat raporları ve iş göremezlik raporları de özet dosyalara eklenmelidir.
• Ücret Kesme Cezaları: Ücret kesme cezası uygulanan çalışanlar için cezaya ait belgeler, neden ve dosya ile birlikte verilmeli
• Terfi ve Maaş Zammı: Çalışanın maaş zammı, terfi veya iş yerindeki nakli ile ilgili bildirimler dosyada yer almalıdır.
• Performans Değerlendirmeleri: Çalışanın performansını değerlendiren formlar, düzenli olarak özetlenmiş bir dosyaya eklenmelidir.
• İş Sağlığı ve Güvenliği: Çalışanlara yapılan iş sağlığı ve güvenliği bilgilendirmeleri, gerekli belgelerle birlikte dosyalanmalıdır.
• İş Kazası Tutanakları: İş kazası durumunda düzenlenen tutanaklar, kaza ile ilgili tüm ayrıntılar içermelidir.
• Geçici İş Devri Belgeleri : . Çalışanın başka bir pozisyonda geçici olarak devre dışı bırakılması durumunda alınan izin belgelerinin dosyaya eklenmesi gerekir.
• Ücretsiz İzin Dilekçeleri: Çalışanın doğumundan sonra kapsamlı ücretsiz izinle ilgili dilekçeler, özet parçaların bir parçası olmalıdır.
• Resmi Yazışmalar: Çalışanla ilgili her türlü resmi yazışma, işveren tarafından dosyalanmalıdır.

Bu da ilginizi çekebilir: Fazla Mesai Nedir? Fazla Mesai Ücreti Nasıl Hesaplanır?

Özlük dosyası nasıl hazırlanır?

Özlük dosyasında, çalışan kişiye özel işlemlerini doğrulayan belgeler yer alır. Bunlar arasında nüfus cüzdanı fotokopisi, sağlık raporu, adli sicil kaydı, erkek çalışanlar için askerlik durumu belgesi, ikametgah belgesi ve diploma fotokopisi gibi önemli belgeler bulunabilir. Yeni bir iş transferi yapılmasında, işvereniniz bu belgeleri talep ederek ilgili gerekli bilgileri hazırlamayı beklemektedir.

Bu da ilginizi çekebilir: 2025 Resmi Tatil Günleri ve Yıllık İzinle Birleştirebileceğiniz Günler

Özlük dosyasını kim hazırlar?

Özlük dosyası evrakları, genellikle şirketin insan kaynakları departmanı tarafından hazırlanır.

İşten çıkarken özlük dosyası alınır mı?

İşten ayrılma sürecinde, kişisel özlük dosyasına yeni belgelerin eklenmesi gerekir. Bu belgeler, çalışanın çıkışıyla ilgili resmi kayıtlara esas teşkil eder. İşten çıkarken özet dosyaya dahil edilmesi gereken belgeler istifa dilekçesi, kıdem tazminatına ilişkin bordrolar, haklı fesih durumu varsa bunu kanıtlayan evraklar, işçiye noter tasdikli yapılan bildirimler arasında, SGK'nın işten ayrılma bildirimi, ihbarname, ibraname, çalışma belgesi ve fesih yer alır. Bu belgelerin, ayrılma işleminin tamamlandığı ve tüm yasal düzenlemelerin yerine getirildiğini gösterir.

Özlük dosyası hazırlanmazsa ne olur?

İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverenlere onun çalışana ait bir özlü bölümün tutulduğu şeyleri ve bu dosyanın ilgili mercilere ait kişilerin olduklarını belirtir. İşverenin bu borcunu yerine getirmemesi durumunda, İş Kanunu'nun 104. maddesi gereğince idari para cezası uygulanır.

Özlük dosyası için sağlık raporu nereden alınır?

Özlük dosyası için sağlık raporları, iş yerlerinin hekiminden alınır. İşyerinde bir işyeri hekimi bulunmuyorsa, rapor, resmi hastaneler veya devlet hastanelerinden alınabilir. Çalışanın sağlık kapasitesi iş gücü açısından uygun olup olmadığı, bu raporla belirlenir ve ilgili dosyada yer alır.

İşten çıkarken hangi evraklar imzalanır?

İşten çıkarırken, işveren ve çalışanlar arasında bazı belgeler imzalanır. Bu belgelerin, ayrılma sürecini yasal olarak tamamlaması ve hakların haklarını güvence altına almak için önemlidir. Ayrılma sırasında imzalanabilecek temel evraklar mevcut:

1. İstifa Dilekçesi : Eğer çalışan istifa ederek ayrılırsa, istifa dilekçesi sunulur. Bu, çalışanların kendi iradesiyle ayrılmasını belgeleyen bir evraktır.
2. İbraname : İşten imzalanan ibraname çıkarılırken, çalışanın işverene karşı herhangi bir talep veya talep hakkı beyanında bulunmadığı bir belgedir. Bu belge, işverenin tüm yükümlülüklerini yerine getirdiğini ve çalışanın ayrılma ücretinde tüm haklarının ödendiğini göstermektedir.
3. Kıdem ve İhbar Tazminatına Ait Bordrolar : Çalışanın kıdem ve tazminatı ödemeleri yapıldıysa, bunlara ilişkin bordrolar da imzalanır.
4. Fesih Bildirimi : İşveren tarafından fesih işlemi yapılmışsa, işverenin çalışanına fesih bildiriminin yazılı olarak sunulması zorunludur.
5. Çalışma Belgesi : Çalışanın işinde sürekliliğini sağlamak ve çaba harcayan bir çalışma belgesi sunar.
6. SGK İşten Ayrılık Bildirgesi : Sosyal Güvenlik Kurumu'na (SGK) , işten ayrılan çalışana ait ayrılma bildirimi de imzalanır.
7. İhbarname ve İbraname : İşverenin çalışanına yazılı olarak bildirimde bulunulurken düzenli olarak ihbarname de imzalanır.

İşten ayrılma süreci, iş kanununa uygun bir şekilde yürütülmeli ve işverenle çalışan arasında haklarının korunmasına özen gösterilmelidir.