Stok Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?

İşletmelerin gelir gider dengelerini sağlamada etkili çözümler sunan stok yönetimi birçok firma sahibi tarafından sıkça merak edilir. Müşteri memnuniyetsizliğini ortadan kaldırmaya yardımcı olan stok yönetimi, firmanın kâr oranının artmasına da fayda sağlar. İçerikte “Stok yönetimi nedir?” ve “Stok yönetimi nasıl yapılır?” gibi sorulara yanıt bulabilirsiniz.

Stok Nedir?

Ticari faaliyetlerini aktif olarak yürüten işletmelerin; bir malı veya hizmeti gerek duyulduğunda satışa hazır hale getirmek amacıyla depolaması “stok” olarak adlandırılır. Stok için; mamul, yarı mamul ve varlıklar değerlendirilebilir. Ayrıca stok uygulaması, işletmenin hangi üründen elinde ne kadar kaldığını ve ileriye yönelik ne gibi önlemler alması gerektiği hakkında detaylı bilgiler verir.

Stok Yönetimi Nedir?

Stok yönetimi; üretime alınan mamullerin veya ham maddelerin elde ne kadar bulunması gerektiğini ifade eden süreç işlemdir. Ne zaman ve ne kadar ürün elde etmek gerektiği, stok süreci uygulaması ile firma tarafından tespit edilir. Stok yönetimi; e-ticaret satışı yapan işletmelerde veya şubeleşmiş büyük çaplı firmalar da sıkça karşımıza çıkar.

Firmalar; talep artışlarına yetişmek, mali açıdan kâr elde etmek veya ham madde fiyat artışlarından korunmak amacıyla stok yönetim sürecini ön planda tutar. Aksi halde elde ne kadar ürün bulunduğunu bilmemek, işletmelerin olası fiyat artışlarından veya büyük çaplı müşteri taleplerinden olumsuz şekilde etkilenmesine yol açar. Bu durum işletmenin kapanacak duruma gelmesine bile neden olabilir.

Stok Yönetimi Nasıl Yapılır?

Stok yönetimi; fiziksel şekilde not alarak, çeşitli excel dokümanlarıyla veya özel yazılım içeren programlarla pratik şekilde yapılır. Depo stok yönetimi konusunda ekstra kolaylık sağlayan gelişmiş yazılımlar, takip işleminin yanı sıra; fatura kesme, cari hesap ve gelir gider dengesi takibinde de etkili çözümler sunar. Fatura ve çıktı maliyetlerini minimum seviyeye düşürmede etkili stok yönetim programları, ilgili işlemler hakkında detaylı bir rapor oluşturmaya da yardımcı olur.

Fiziki stok yönetimi işlerinde ise yoğunluğa bağlı olarak hata payı yüksektir. Ürün çıktılarını ve girdilerini yanlış yönetmek veya gereken notları eksik şekilde oluşturmak, stok takip işlemini zorlaştırır. Ayrıca satış hacmi yüksek işletmeler, fiziki stok yönetimi işlemiyle büyük zararlara uğrayabilir. Yine de stok yönetimi, ticari faaliyet yürüten ilgili firmanın kendi kararları doğrultusunda uygulanır.

Stok Yönetimi Yapmanın Avantajları

Stok yönetimi yapmak; muhasebe işlerinde ve firmayla ilgili gelecek bütçe planlamasında kolaylık oluşturur. Birçok avantajı beraberinde getiren stok yönetimi süreci, işletmenin uzun süre ayakta kalabilmesi için de hazırlık yapmaya destek verir. Stok yönetimi yapmanın diğer avantajları ise şu şekildedir:

• Üretim işlerinin daha düzenli ve sürekli olacak şekilde devam etmesine katkı sağlar.
• Etkin bir finansal yönetim sunması, işletmenin çıktı maliyetlerinin azalmasına olanak tanır.
• Üretimde kullanılan ham madde ve aksesuar gibi malzemelerin kaybını minimum seviyeye düşürmeye destek verir.
• Maliyetin düşmesinde etkili olması, ürün tedarik sürecini hızlandırır.
• Yoğun ve yüksek kapasiteli üretim yapan işletmelerin, malzeme tedariklerinde zamandan tasarruf etmeye imkan tanır.
• Aylık veya yıl sonu maliyet muhasebesinde ekstra kolaylık oluşturur.
• Üretim süreci biten ürünlerin kaç adet olduğunu ve satış hacimlerini anlamada etkilidir.
• Talep artışlarına yönelik hazırlık aşaması hakkında bilgi verir.
• Tedarikçi firma kayıplarında yaşanan olumsuzlukları minimum seviyeye düşürmeye katkı sağlar.
• Firmanın ürün bilgilerinin güncel kalmasını destekler.
• Çok veya az satan ürünleri kısa sürede tespit etmeye yarar.

Stok Takip Programının Sahip Olması Gereken Özellikler

Stok maliyetlerini ve miktarına takip etmeye yardımcı olan programlar; kurumlardan veya online kanallardan satın alınarak kullanılır. Özel yazılımlarla geliştirilen depo ve stok yönetimi programları, ürün satışlarını aktif olarak takip etmeye katkı sağlar. Stok programlarının; nakliye, depolama ve lojistik adımlarıyla ilgili bilgi sağlamaları ise en önemli hususlar arasındadır. Bu özelliği taşıyan programları kullanarak; geçmişe dönük satış verilerini ve maliyet hesaplarını azami doğrulukla tespit etmek mümkündür.

Bunun yanı sıra stok takip programlarının, ne kadar ürün tedariği gerektiğiyle ilgili raporlar sunması da firmanın geleceğe dönük kolayca önlemler almasına destek verir. Böylece sonraki zamanlar için gereken ürün hacmini doğru şekilde tespit edebilirsiniz. Ayrıca stok yönetim programlarının firma çalışanları tarafından anlaşılır bir yönetim paneli sunması, iş sürecini optimum hızla tamamlamaya fayda sağlar. Aksi halde; ürün stoklarında karışıklıkla veya firma tedarik sürecinin aksama gibi problemlerle karşılaşmak olasıdır.

Etkili Bir Stok Yönetimi için Dikkat Edilmesi Gerekenler

E ticaret stok yönetimi veya fiziksel ürün takip süreçlerinde etkili bir yönetim için bazı hususlara dikkat etmek gerekir. Ürünlerin depolanan miktar yönetiminin dez avantajlarından kaçınmak için de etkili bir stok yönetimi olmazsa olmaz hususlar arasındadır. Stok yönetiminin etkili hale gelmesi için şu hususlara dikkat etmek fayda sağlar:

• Maliyet: Stokta bulunmayan veya az miktarda kalan ürünlerin tedarik aşamasında ortaya çıkar. Stok maliyetlerini azaltmak için depolanacak ürünlerin tam zamanında tedarik edilmesi önemlidir.
• Limit: Stok edilen ürünlerin miktarını doğru şekilde analiz etmek fayda sağlar. Firma satış ölçeğine göre belirlenen ürün tedarik limiti ise stok sayısının sıfıra düşmesini önler.
• Analiz: Farklı ürün gruplarıyla oluşturulan stoklarda hangi ürünün ne kadar kaldığını ve ne zaman yenilenmesi gerektiğini saptamaya yarar. Stok analizi, eldeki ürünleri doğru şekilde ölçmeye de yardımcı olur.
• Çıktı Zamanı: Stokta tutulan ürünler arasında son tüketim tarihi yaklaşan gruplara öncelik vermek gerekir. Bu sayede stokların elde kalmasını önlemek mümkündür.
• Stok Alma Zamanı: Uygun zamanda yeni ürün depolamak, saklama alanında tasarruf etmeye yardımcı olur. Ürünlerin yanlış zamanda stoklanması, depolama maliyetinin artmasında etkilidir.
• Beklenmeyen Krizler: Stok yönetiminde beklenmeyen olası afetlere veya ekonomik krizlere karşı eldeki stok miktarını doğru şekilde yönetmek önemlidir. Alınması gerekli her türlü önleme öncelik verilmeli ve stok yönetimi etkili programlarla yapılmalıdır.
• Entegrasyonlar: E-ticaret işletmelerinde kullanıma uygun entegrasyon, stok yönetim programının web site ile uyumlu şekilde çalışmasını destekler. Böylece; genel muhasebe işlerini ve toplam stok değerini kısa sürede yönetmek oldukça kolaydır.