İşletme Sözleşmesi (Operating Agreement) Nedir? Ne İşe Yarar?

İngilizcede “operating agreement” olarak geçen işletme sözleşmesi şirket kurmak isteyen ve şirket türünü değiştirmek isteyenler için önemli bir belgedir. İçerikte “İşletme sözleşmesi nedir?” sorusuna kapsamlı yanıt verdikten sonra konu hakkında bilinmesi gerekenleri bulabilirsiniz.

İşletme Sözleşmesi Nedir?

İşletme sözleşmesi LLC’ler tarafından kullanıldığı için “LLC operating agreement” olarak da anılan yasal bir belgedir. Türkçe Limited Şirket ya da Sınırlı Sorumlu Şirket olarak bilinen LLC LLC (Limited Liability Company) bir tür ortaklık yapısıdır. Şirketin şartlarını üyelere açıklayan ve yasal bir zemine oturtan maddeler halinde düzenlenir. Şirketin kural, düzenleme, hükümler dahil tüm işlevsel ve mali kararlarına detayları ile açık bir şekilde sözleşmede yer verilir. Bu sayede şirket yönetiminde ve iç operasyonel süreçlerde şirket sahipleri sınır, sorumluluk ve yükümlülüklerini bilir. Limited şirketin tüm kurucuları tarafından imzalandığı için yasal olarak bağlayıcıdır.

İşletme Sözleşmesine Neden İhtiyaç Duyulur?

Operating agreement LLC yönetiminin açık ve net bir şekilde yürütülebilmesi için kullanılır. En basitinden şirket kuralları olarak düşünülebilir. Fakat bu kurallar şirketin kurucularını bağlar, yasal yükümlülükleri içerir. Şirket yönetim süreçleri ve operasyonların sorunsuz, karmaşa olmadan yürütülebilmesi için kurallar ve sınırlar çizer.

İşletmelerin sınırlı sorumluluk statüsünü koruyabilmek ve sahiplerin kişisel sorumluluklarını belirlemek için faydalıdır. Şirketin sorumluluklarını tek kişi üzerine yüklemek yerine başlangıçta belirlenen şekilde üyelere dağıtarak riskleri ortadan kaldırır.

Şirket yönetiminde kişisel kararlar, çekişme ve karmaşayı önlemek için önemlidir. Üyeler sözel olarak bazı kararlar almış olsa bile bunun yasal yükümlülüğü olmaz. LLC işletme sözleşmesinde yazılı olarak belirtilen ve imzalanan kararlara yasal olarak uyulması zorunluluğu vardır. Bu durum kişisel eylemleri azaltarak şirket çıkarlarını koruyup düzen sağlar.

Amerika’da LLC sözleşmesi zorunludur. Şirket sahipleri kendi sözleşmelerini yapmamış olsa dahi Amerika’daki her eyaletin belli kuralları içeren sözleşmeleri geçerlidir. Eyalet tarafından hazırlanan sözleşmeler genel hatları ile ele alındığından şirketlerin özel değişiklikler yapması tavsiye edilir.

İşletme Sözleşmeleri Hangi Maddelerden Oluşur?

İşletme sözleşmesi maddelerinde kapsamlı olarak birçok madde uygulanabilir. En temelde yer verilen maddeler şunlardır:

• Şirket üyelerinin sahip oldukları hisse yüzdesi
• Üye oy hakkı ve sorumlulukları
• Üye ve yönetici yetkileri
• Kar ve zarar durumda yüzdelik dağılım
• Üyelerin payını satmak istemesi halinde uygulanacak prosedür
• Pay satışında uygulanacak alım – satım hükümleri
• Üyelerin ölümünde yetki, sorumluluk, pay dağılımı

LLC'ler için İşletme Sözleşmesi Zorunlu mudur?

İşletme sözleşmesi yapmanın zorunluluğu ülke ve eyaletin kurallarına göre değişir. Türkiye’de şirket açılışı sırasında şirket ana sözleşmesi düzenlenir. Amerika’da eyaletlere göre düzenlenen LLC sözleşme içeriği değişir. Birçok eyalette sözleşme zorunlu olmasa da gerekli olduğu için tavsiye edilir. Ülke fark etmeksizin ortaklı bir şirketin yönetim, kar – zarar durumlarını sisteme oturtup riskleri engellemek için yasal bağlayıcılığı olan belgeler tavsiye edilir.

Operating Agreement olarak bilinen LLC işletme sözleşmeler Amerika eyaletleri için geçerlidir. Ülkelere göre benzer sözleşmelerin adı ve kapsamı değişir. Örneğin Türkiye’de kurulan limited şirketler esas sözleşme çerçevesinde hisse dağılımı, yönetimdeki sahip olunan oy hakkı, sorumluluk ve yükümlülükler gibi konuları açıklığa kavuşturur. Amerika’nın çoğu eyaletinde sözleşme düzenlenmez, Kaliforniya, Missouri ve New York gibi önemli eyaletlerde üyelerin işletme sözleşmesi düzenlemesi zorunludur.

Zorunlu bir uygulama olmamasına rağmen Amerika Ticaret Kanunu (Uniform Commercial Code) bu konuya ayrıntılı yer vermediği için önerilir. Çünkü Ticaret Kanunu’na uygun olarak işlem yapılırken LLC kurucularının aralarında imzaladığı sözleşmeler temel alınır. Sözleşme olmadığında sorunları çözüme ulaştırırken uygulanan genel kurallar yetersiz kalabilir.

Tek Ortaklı LLC'ler İşletme Sözleşmesine İhtiyaç Duyar mı?

Tek ortaklı LLC’ler için sözleşme zorunlu olmasa da sözleşme düzenlenmesi akıllıcadır. Çünkü işletme sözleşmesi şirketin süreçlerini, yönetimini düzenleyen belgedir. LLC şirket ile tek bir sahibi olsa da kişi arasında yasal sınır oluşturmaya yarar. Bu sayede şirket sahibi kişisel serveti ile LLC borç, yükümlülüklerinden sorumlu tutulmaz. Örnek olarak tek kişilik bir LLC şirket sahibinin eğer işletme sözleşmesi yoksa şirketin zararı durumunda ortaya çıkan borçlar yüzünden kişisel malları haczedilebilir. Fakat tüzel kişilik sahibi LLC şirket ile kendi arasında işletme sözleşmesi düzenleyerek kişisel mallardan sorumlu olmayacağı maddeler eklerse bu durumu yaşaması gerekmez.

İşletme Sözleşmesinin Hükümleri Değiştirilebilir mi?

İşletme sözleşmesi gerektiği zaman değiştirilip düzenlenebilen bir belgedir. Başlangıçta belirtildiği haliyle kalmak zorunda değildir. Fakat çoğu sözleşmede bu durumun kötüye kullanımını engellemek için hükümlerin değiştirilmesi bir prosedüre bağlanır ve bunu uygulamak zorunludur. Oy birliği ile hüküm değişimi, yılın ilk ya da son çeyreğinde hüküm değişimi gibi farklı kurallara sözleşmede yer verilebilir. Hükümlerin değiştirilmesi tek bir üye tarafından istenebilir fakat sözleşmede belirtilen kurallar çerçevesinde belirli bir zaman aralığında talep edilerek oy çokluğu, oy birliği gibi yöntemlerle kabul görmelidir. Değişen hükümler sözleşmeye işlenerek imzalar yenilenir.

İşletme Sözleşmesi Nerede Saklanmalıdır?

Şirketin temel kayıtlarının tutulduğu güvenli yerlerde işletme sözleşmesi de saklanabilir. Tüm üyelerde sözleşmenin ıslak imzalı birer kopyası bulunabilir. Kurumlara ibraz etmek zorunlu olmasa da avukat ve noter eşliğinde hazırlanması zorunlu tutulabilir. Bu durumda bir kopya da şirket avukatına verilir. Sözleşmenin saklanacağı yer ve kopya sayısı şirket sahiplerinin kişisel tercihlerine bağlıdır.