Hazirun Cetveli Nedir?

Şirket genel kurul toplantılarının en değerli belgelerinden olan hazirun cetveli katılımcı analizi, raporlama, tarihi kayıt açısından çok önemli. Öte yandan, Eski Türk Ticaret Kanunu’nda “hazirun cetveli”, Yeni Türk Ticaret Kanunu’nda “Hazırda Bulunanlar Listesi” şeklinde farklı kullanımı, özellikle iş hayatına yeni atılanlar için soru işareti yaratıyor. Hazirun cetveli nedir, nereden alınır, örnek ve detaylı açıklamalar ile içerikte aradığınız cevapları bulabilirsiniz.

Öncelikle “Hazirun cetveli ne demek?” sorusuna kısa yanıt vermek gerekir. İş hayatında kullanılan hazirun cetveli, hazirun listesi olarak da anılan ve bir toplantıya katılanların adlarının yer aldığı belgedir. Türkiye’de faaliyet gösteren şirketlere ortak olan ya da temsilcilik görevini üstlenen kişiler toplantı, oturum gibi aktivitelere katıldığında bu durum belgelerle resmiyete dökülür.

Şirket genel kurul toplantıları, ortaklar arası toplantılar, panel ve oturumlar sırasında katılımcıları belgeleme amacıyla düzenlenir. Bir nevi iş hayatının yoklama kağıdı olarak da düşünülebilir. Toplantılardan çıkan kararların geçerliliği, itiraz yolunun kapatılması, katılımcıların tespiti, katılımcı sayısının ve görevinin belirlenmesi açısından önemlidir. Yapılan toplantı, oturumların katılımcıları belgelenerek şirket bünyesinde saklanmak üzere toplantı tutanağına eklenir.

“Hazirun cetveli nedir?” sorusuna iş hayatına atılmayı düşünen birinin cevap verebilmesi gerekir. Çünkü Türk Ticaret Kanunu’na göre şirketler toplantılarda bu tutanağı düzenlemek zorundadır. Şirket çalışanları ya da sahiplerinin bu tutanak konusunda bilgi sahibi olması bu nedenle önemlidir. Hazır bulunanlar listesi yasal prosedürlere uygun olarak düzenlenip saklanmalıdır.

Hazirun Cetvelinde Neler Olmalıdır?

Bir şirket düzenlediği toplantıya katılım sağlayan ve sağlamayan ortakları, temsilcileri, üyeleri belgelemekle yükümlüdür. Bu yükümlülük yerine getirilmediğinde toplantıda alınan kararlar geçersiz sayılabilir. Yasal olarak kabul gören hazirun cetveli örneği şu bilgileri içermelidir:

• Toplantıyı düzenleyen şirketin resmi evraklar üzerinde yer alan tam adı ve ticari unvanı
• Toplantıya katılan, katılmayan ortaklar ya da temsilcilerinin kimlikleri üzerinde yazan tam adı, imzaları
• Hazır bulunma durumunu gösteren ve katılımcı listesinin olduğu yerde kişi karşısına yazılan “Hazır / Katıldı”, “Katılmadı / Mazeretli” ifadeleri
• Toplantının düzenlendiği tarih, yer ve türü

Anonim şirketlerde hazirun cetveli düzenlenirken bazı farklılıklar olur. 9 Ekim 2020 tarihli ve 31269 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan bir değişiklikle tek sahibi olan anonim şirketlerde hazirun cetveli düzenleme zorunluluğu kaldırılmıştır. Borsaya açık olan şirketlerde genel kurul hazirun cetveli içinde pay sahiplerine yer verilebilir. Borsaya açık olmayan şirketlerde toplantıya katılacak pay sahiplerine yönetim kurulu karar verir. Anonim şirketlerde hazirun cetvelinde şu bilgiler yer alır:

• Kişisel bilgiler, unvanlar, adresler
• Şirkette sahip olunan paylar, pay değerleri, pay grupları

Limited şirketlerin de anonim şirketler gibi genel kurul toplantılarında hazirun cetveli hazırlama zorunluluğu vardır. Geçmişte bu tür şirketlerde hazirun cetveli düzenleme konusunda esneklik tanındığı için çoğunlukla pay defteri kullanılsa da bugün hazır bulunanlar listesi toplantı tutanağına eklenmesi gerekenlerdendir. Anonim ve Ltd.Şti. hazirun cetveli örneği ile konuya açıklık getirilirse şu formata benzer farklı örneklerin kullanımının serbest olduğu söylenebilir:

GENEL KURULDA HAZIR BULUNANLAR LİSTESİ ÖRNEĞİ

………. şirketinin ………. tarihinde yapılan ………. genel kurul toplantısında hazır bulunanlar listesi

Pay sahibinin adı, soyadı, unvanı, T.C. kimlik, vergi kimlik, MERSİS numarası, uyruğu, adresi

Payların toplam itibari değeri, payların edinim şekli ve tarihi, katılım şekli

Temsilci türü, temsilcinin adı, soyadı, unvanı, T.C. kimlik numarası, imzası

Şirketin sermayesi ve payların toplam itibari değeri, asgari toplantı nisabı, mevcut toplantı nisabı

Bakanlık temsilcisi, toplantı başkanı, yönetim kurulu başkanı/üyesi isim ve imzaları

(*) Payların edinim şekli ve tarihi ile ilgili açıklamalar

(**) Katılım şekli ile ilgili açıklamalar

(***) Temsilci türüne ilişkin açıklamalar

Hazirun Cetvelini Kimler Kullanılır?

Toplantılara katılımı resmi boyuta taşıyan hazirun cetveli kararların geçerliliğinin yanı sıra şirket resmi kayıtları için önemlidir. Bu nedenle Türk Ticaret Kanunu ile zorunlu kılınan tüm şirketler tarafından kullanılır. Zorunlu olmasa da düzenlenen toplantı, panel, eğitim gibi farklı aktivitelerde de veri toplamak, durumu analiz etmek, katılımcıları listelemek gibi amaçlarla düzenlenebilir.

Bir şirketin paydaşı için genel kurul toplantılarına katılma hakkı yüksek statü göstergesidir. Bu nedenle hazirun cetvelinde adının olması alınan kararlarda söz sahibi olduğunu gösterir. Çünkü bu listede adı bulunanların tamamı toplantılara katılma hakkına sahiptir. Üyeler katılmadıkları toplantılara yerlerine temsilcilerini gönderebilir. Katılma hakkının temsilciye devri için “asli katılımcı” statüsünde olmak gerekir. Hazirun listesini hazırlamak ve saklama görevleri yönetim kuruluna ait olduğundan asıl sorumlu üyelerdir.

Hazirun Cetveli Özellikleri

Geçmişte tek pay sahipleri tarafından da düzenlenmesi zorunlu olan hazirun cetveli yönetmelikte yapılan değişiklikle iki ve daha fazla paydaşa sahip şirketler için zorunlu tutulmuştur. Limited şirketler, kooperatifler, anonim şirketler gibi birçok şirket türü için zorunludur. Tek kişilik ve yönetim kurulu tek kişiden oluşan şirketler bu zorunluluğun dışındadır. Tek kişinin sahip olduğu bir şirkette yönetim kurulunda 2 ve daha fazla kişi varsa hazirun cetveli tutulmalıdır.

“Hazirun cetveli nereden alınır?” sorusuna belgenin bir özelliği olarak yönetim kurulu tarafından düzenlenir şeklinde cevap verilir. Çünkü zorunlu bilgileri ve kısımları içeren tüm belgeler bilgisayar ortamında yönetim kurulunun üyeleri tarafından düzenlenebilir. Şirket dilerse güncel hazırda bulunma listesini bağlı olduğu Ticaret Odası’ndan talep edebilir ya da online olarak indirebilir.

Şirket pay sahiplerinden biri vefat ettiğinde mirasçıları “Hazirun cetveli nasıl alınır?” merak eder. Çünkü varisler arasında pay sahibi yerine kimin geçeceği anlaşmazlık konusu olabilir. Bu durumda geçmiş kayıtları incelemek isteyebilirler. Bu tamamen şirket yönetim kurulu inisiyatifi, vefat eden paydaş yerine atanacak temsilci de mahkeme kararı ile olur.