Envanter Defteri Nedir? Nasıl Tutulur?

İşletmelerin Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) uyarınca tutmakla yükümlü oldukları ticari defterler vardır. İşletme sahipleri ticari defterlerde işletmelerine ait finansal durum ile borç ve alacak durumunu ortaya koymalıdır. İşletmelerin mali açıdan şeffaf olmaları adına ticari defterlerin eksiksiz ve usulüne uygun şekilde tutulmuş olması önemlidir. Envanter defteri ticari işletmelerin tutması gereken defterler arasında en önemlilerinden biridir.

Envanter Defteri Nedir?

Envanter defteri bir işletmenin sahip olduğu tüm mal ve hizmetlerin kayıt altına alındığı ticari belge olarak tanımlanabilir. Ticari defter niteliğinde olan envanter defteri işletmenin açıldığı tarihten itibaren tüm alacaklarını, borçlarını ve malvarlığını kayıt altına almaya yarar. Her hesap dönemi sonunda bu kayıtların yapılması zorunludur. İşletmelerin hesap dönemleri ise 12 ayı geçmemelidir.

Envanter defteri tutulması sayesinde işletmenin finansal durumu hakkında bilgi edinilmesi mümkün olur. Envanter defteri bir bakıma işletmenin ekonomik durumunun fotoğrafını çekmektedir. Belirli bir tarihteki kayıtlara bakılarak o dönemde şirketin stok durumu, borçları, alacakları, vb. birçok bilgi görülebilir. Bu bilgiler sayesinde işletmenin ileriye dönük ekonomik yatırımları sağlıklı bir şekilde planlanabillir.

“Tapu envanter defteri nedir?” sorusu üzerinde de kısaca durmak gerekir. Tapu müdürlüklerindeki kütük, zabıt defteri, yevmiye defteri, resmi senet ciltleri ve yardımcı siciller tapu envanter defterine kaydedilir.

Envanter Defteri Nasıl Tutulur?

“Envanter defteri nasıl yazılır?” sorusu üzerinde de durmak gerekir. Envanter defteri yazılışı konusunda dikkat edilmesi gereken noktalar vardır. Doldurulmuş envanter defteri örneği aşağıdaki hususları içermelidir:

• Envanter defteri örnek olarak mutlaka Türkçe dilinde yazılmalıdır. Tüm mali değerler Türk Lirası olarak belirtilmelidir.
• Fiziki defterler kullanılmaya başlanmadan önce açılış onaylarının yapılmış olması gerekir.
• Kayıtlar zamanında yapılmalıdır. Ayrıca kayıtlarda herhangi bir eksik veya hata olmamasına dikkat edilmelidir.
• Envanter defteri örneği hazırlanırken kayıtlar arasında boşluk bırakılmamalı ve satır atlanmamalıdır.
• Ciltli defter kullanılması durumunda sayfalar defterden kopartılmamalıdır.
• Düzeltilmesi gereken kayıtlar mutlaka muhasebe kurallarına uyularak değiştirilmelidir. Kayıtların üzeri çizilmemeli veya silinmemelidir.
• Envanter defterine geçirilecek işlemlerin muhasebe düzenini bozmamasına dikkat edilmelidir. Kayıtların on günden fazla geciktirilmeden envanter defterine işlenmesi muhasebe açıklığının bozulmaması bakımından önemlidir.

Envanter defteri nasıl yazılır örnek arandığı zaman işletmenin daha önce kuralına uygun şekilde tutulmuş envanter defteri dolu örneği incelenebilir.

Envanter Defterine Ne Kaydedilir?

“Envanter defteri nasıl doldurulur?” sorusu işletme sahipleri tarafından sıklıkla merak edilir. Envanter defterinde aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekir:

• Varlıklar: İşletmeye ait tüm varlıklar envanter defterinde kendisine ayrılan alana yazılmalıdır.
• Fiyat: İşletmenin sahip olduğu varlıkların fiyatı da envanterde yer almalıdır. İşletmenin varlık değerlerinin toplamının görülebilmesi adına önemlidir.
• Varlık miktarı: İşletmenin stok durumunun anlaşılabilmesi bakımından önemlidir. Buna göre eksik olan varlıklar tamamlanabilir veya ihtiyaç halinde mevcut varlıklar yenilenebilir.
• Tarih: İşletme varlıklarının satın alınma tarihleri envanter defterinde kayıtlı olmalıdır. Böylece varlıkların bakım veya değiştirilme tarihleri gibi hususlar rahatça takip edilebilir.
• Menkul kıymetler: İşletmeye ait hisse senetleri, tahviller ve bonolar envanter defterinde yer almalıdır.
• Açılış ve kapanış mizanları: Mizan işletmelerin açılış ve kapanış bilançoları düzenlenirken faydalanılan bir mali tablodur. Burada dövizli, miktarlı ve muavin hesapların yazılmış olması önemlidir.
• Bilanço ve gelir tabloları: Mevcut cari yıl ve bir önceki yılın karşılaştırmalı olarak yazılması sayesinde farklar rahatça görülebilir.
• Demirbaş ve amortisman listeleri: İşletmelerin amortisman kayıtları 3 aylık dönemlerde hesaplanarak envanter defterine işlenmelidir.
• Stok listeleri: Ana depodakilerin yanı sıra varsa departmanlardaki ve şubelerdeki stokların malzeme ayrıntıları belirtilerek yazılması gerekir.

Envanter defterine kaydedilmesi gereken hususlar konusunda ayrıca envanter defteri kayıt örnekleri de incelenebilir.

Envanter Defteri Ne Zaman Tasdik Ettirilir?

İşletmelerin envanter defterlerinin güncelliğinin ve doğruluğunun onaylanması için tasdik edilmeleri gerekir. Tasdik edilmiş bir envanter defteri, o şirketin finansal kayıtlarının doğruluğunu teyit etme gücüne sahip olur. Envanterlerin tasdik edilmesi gereken zamanlar şu şekildedir:

• İşe devam etmekte olan işletmeler, defterin kullanılacağı yıldan önceki son ayda defterleri tasdik ettirmelidir. Normal hesap dönemleri için bu, aralık ayına denk gelir.
• Hesap dönemlerini Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın belirlediği işletmeler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önceki son ayda tasdik işlemini yaptırmalıdır.
• Mevcut vergi muafiyeti sona erenler, bu durumun ortadan kalkmasından itibaren 10 gün içinde envanter defterini tasdik ettirmelidir.
• İşe yeniden başlayanlar, işletme sınıfı değişenler ve yeni bir mükellefiyeti ortaya çıkanlar, bu tarihten önce defterlerini tasdik ettirmelidir.
• Mevcut defterin dolması veya başka herhangi bir sebeple yeni bir deftere geçmek zorunda olan işletmeler, yeni defterlerini kullanmaya başlamadan önce mutlaka tasdik ettirmelidir.

Genellikle bağımsız bir denetim firması tarafından yapılan envanter defterinin tasdik işlemi, işletmelerin finansal bakımdan güvenilirliğini artırır.

Envanter Defterine Yapılan Hata Nasıl Düzeltilir?

Yukarıda değindiğimiz üzere envanter defterine kayıtların yapılması belli kurallara tabidir. Aynı şekilde bu kayıtların herhangi bir hata nedeniyle düzeltilmesi gerektiğinde de bazı kurallara uymak gerekir. Bu durum Vergi Usul Kanunu (“VUK”) m.217’de düzenlenmiştir. Buna göre yapılan yanlış kayıtların düzeltilmesi ancak muhasebe kurallarına uyularak mümkün olur. Öncelikle yanlış yazılmış olan rakamın veya yazının üzeri çizilir. Üstüne veya yan tarafına doğrusu yazılır. Doğru kaydın ilgili bulunduğu hesabın altına yazılmış olması da yeterlidir.

Yanlış kayıtların düzeltilmesi konusunda dikkat edilmesi gereken önemli nokta, ilgili kaydın kazınmaması, silinmemesi veya başka herhangi bir şekilde okunamayacak hale getirilmemesidir. Yalnızca üzeri çizilerek tekrar doğrusu yazılmalıdır. Yanlış olan eski kayıt, yine okunabilir halde olmalıdır.