e-İrsaliye Nedir? 2023 de e-İrsaliye Kimler için Zorunlu?

Taşımacılık, nakliye, ithalat ve ihracat gibi sektörlerde kullanılan kağıt irsaliyeler yerini dijital dönüşüm kapsamında elektronik belgelere bırakır. Özellikle birçok firma için e-irsaliye zorunluluğu getirilmesi bu konudaki araştırmaların sayısını arttır. Siz de “e-irsaliye nedir, nasıl kullanılır, ne işe yarar?” gibi sorulara cevap arıyorsanız içerikte ihtiyacınız olan bilgileri bulabilirsiniz.

e-İrsaliye Nedir?

Bir malın bir yerden başka bir yere taşınmasını belgelemek için düzenlenen irsaliyenin dijital olarak düzenlenmesine verilen isim e-irsaliyedir. Malın taşınması sırasında irsaliye belgesine ek olarak fatura düzenlenir. İrsaliye ve faturanın aynı kağıt üzerinde düzenlenmesi anlamına gelen “irsaliyeli fatura” da internet ortamında hazırlanabilir. Bu da “e-irsaliye fatura nedir?” sorusunun yanıtıdır.

e-İrsaliye, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun olarak dijital ortamda hazırlanması, iletilmesi, saklanması, ibraz edilmesi için kullanılan bir dijital dönüşüm uygulamasıdır. Kağıt irsaliye çeşitleri ile aynı özelliklere sahip olmakla birlikte tamamen sanal ortamda hazırlanıp kullanılması açısından farklıdır. Düzenlenen e-irsaliye sevk irsaliyesi yerine geçtiği için malı teslim alan kişiye elektronik ortamda gönderilir. Taşıma irsaliyesi ile malın nakliyesi sırasında şoför tarafından araçta tutularak kontroller sırasında ibraz edilir.

2023'de e-İrsaliye Kimler için Zorunlu?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2022 yılındaki düzenlemesiyle brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzerinde olan tüm vergi mükelleflerinin e-irsaliye kullanması zorunludur. Yayımlanan kararda belirtilen mükellefler 1 Temmuz 2023 tarihine kadar uygulamaya geçişini tamamlasa da geliri artan, yeni açılan şirketler için entegrasyon işlemleri devam eder. GİB tarafından dijital dönüşüm kapsamında elektronik uygulamaları yaygınlaştırma amacıyla yapılan hamle sayesinde e-irsaliye geçişini tamamlayan, zorunlu olan firma sayısı sürekli artar.

Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ ile açıklanan e-İrsaliye geçiş zorunluluğu ve sevk irsaliyelerinin istisnalar dışında elektronik olarak düzenlenmesi şu mükellefleri kapsar:

• 2022 yılında ve takip eden yıllarda cirosu 10 milyon TL ve üzeri olan, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan kişiler
• Basit usulde vergilendirilen hariç demir – çelik, demir – çelik eşya imalatı, ithalatı, ihracatı faaliyeti yapanlar
• ÖTV Kanunu ekli (I) sayılı listedeki mallardan ticari gelir elde etmek için EPDK lisansı alanlar
• ÖTV Kanunu ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa, ithal edenler
• Maden ruhsatı ya da sertifikası alanlar, sözleşme üzerinden ticari gelir elde edenler
• Şeker imalatı yaparak gelir elde eden şirketler ile Gübre Takip Sistemi’ne kayıtlı olanlar
• Hal Kayıt Sistemi’ne kayıtlı toptan meyve ve sebze ticareti yapan komisyoncular, tacirler

e-İrsaliye zorunluluğu olan şirketler şartları sağladığı ayı izleyen en geç 4. ayın başından itibaren elektronik irsaliye düzenlemeye başlamalıdır. Ayrıca zorunluluk kapsamı genişletilebileceği için güncel olarak gelişmeleri ve mevzuatı takip etmekte fayda vardır.

İstisnalar dışında sisteme kayıt yapıldığı andan itibaren tüm sevk irsaliyelerinin dijital ortamda hazırlanması, kayıtlı kullanıcılardan belgelerini elektronik irsaliye olarak alması zorunludur. Aksi durumda irsaliye düzenlenmediği için usulsüzlük cezası yazılır.

İlk kez e-irsaliyeye geçen mükellef, kaydını yaptırdığı ayın son gününe kadar kağıt irsaliye düzenleyip alma hakkıdır. Fakat sonraki ayın ilk gününden itibaren kağıt irsaliyeler tamamen geçerliliğini yitirir. Ayrıca aynı anda sadece kağıt ya da elektronik irsaliye düzenlenebileceği detayı atlanmamalıdır.

e-İrsaliye Mükellefleri için e-Fatura Zorunlu mu?

GİB 509 nolu tebliğe göre e-fatura mükellefi 10 milyon ciro yaptığında e-irsaliyeye geçmek zorundadır. e-İrsaliye kullanıcısı yıllık 500 bin TL üzerinde hasılat yaptıysa e-fatura mükellefi de olur. 10 milyon TL ciro altında kalan e-fatura kullanıcılarının e-irsaliye geçişi zorunlu değildir. 2022 ve sonraki yıllarda yıllık brüt kazancı bu tutar ve üzerinde olan her e-fatura kullanıcısı için geçiş zorunludur. Bu kapsamda uygulamaya kayıt yaptırması gerekenler ciroyu tutturdukları yılı izleyen sene içerisinde en geç 7. ayın başında (1 Temmuz) işlemleri tamamlamalıdır.

Elektronik fatura ve arşiv kullanıcıları için bazı farklarla e-fatura ya da e-arşiv irsaliye yerine kullanılabilir. Mal teslimi anında (KDV Kanunu 2. maddeye göre) e-fatura ya da e-arşiv düzenlenirse bazı değişikliklerle ekstra belge düzenlemeye gerek kalmaz. Teslim sırasında belge düzenleme tarihi, zamanı, saati, dakikası ve “irsaliye yerine geçer” ibaresi bulunması gerekir. Bu elektronik belgenin kağıt çıktısı alınarak satıcı ya da yetkili tarafından imzalanırsa sevk irsaliyesi düzenlemeye gerek kalmaz. Yeni düzenleme ile gelen bu özellik “e-arşiv irsaliye nedir?” sorusuna da cevap olur.

e-İrsaliye Uygulaması

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sistem 487 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren uygulama tamamen dijitaldir. Uygulama üzerinden irsaliye düzenleme, kabul ve reddetme, ibraz etme gibi farklı işlemler elektronik olarak yapılabilir. Sistemde e-irsaliye iptali mümkün olmadığından “ret” özelliği kullanılır.

e-İrsaliye uygulamasına kayıt olmak için GİB portal, GİB onaylı entegrasyon ve özel entegrasyon şirketleri kullanılabilir. Şirketler sisteme entegrasyon için kendi yazılımını geliştirmek istediğinde bu maliyetli olabilir. Bu nedenle GİB tarafından resmi olarak onaylanan entegrasyon şirketleri işlemleri hızlandırmayı sağlar.

İşlerini kendi halletmek isteyen küçük işletmeler de GİB portal üzerinden gereklilikleri yerine getirerek kayıt olabilir. Bu nedenle “e-irsaliye nasıl kesilir?” sorusuna kaydın yapıldığı gün işlem tamamlandığı andan itibaren sistem üzerinden belge düzenlemek mümkün cevabı verilir.

e-İrsaliye Üzerinde Bulunması Gereken Bilgiler

Öncelikle kısaca şu sorulara yanıt verip ardından e-irsaliye üzerinde yer alması gereken bilgilere geçmek daha doğru olur:

• “e-İrsaliye künye numarası nedir?” sorusuna 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan, belgeye resmiyet kazandıran kod yanıtı vermek mümkün.
• “e-İrsaliye alıcı etiketi nedir?” sorusuna yanıt olarak alıcının vergi kimlik no ile adresinin dijital ortamda tanımlandığı özellik denebilir.

Yasal olarak kabul gören bir e-irsaliye üzerinde şu bilgilerin olması zorunludur:

• Düzenleyen şirket adı, soyadı, unvanı, vergi ve hesap nosu
• Alıcının adı, soyadı, unvanı, vergi ve hesap nosu
• Düzenleme tarihi, e-irsaliye künye numarası
• Mal türü, miktarı, sevk edildiği fiili tarihi (saat ve dakika şeklinde)

e-İrsaliye İle Kağıt İrsaliyenin Farkı Ne?

GİB portal üzerinden e-irsaliye başvuru işlemi tamamlanan kullanıcılar kağıt ve elektronik belge arasındaki farkları merak eder. Hukuki açıdan iki belge arasında hiçbir fark olmamasına rağmen elektronik olanda ekstra bilgilere yer verilir. Taşıma yapan araç plakası ile şoför kimlik bilgilerine yer verilmesi e-irsaliyenin farkıdır. Ayrıca irsaliye iptali yapılmadığından iade, hata, aksaklık durumunda direkt ret işlemi ile süreç kısaltılabilir.

e-İrsaliye Nasıl Gönderilir?

Elektronik irsaliye GİB sistemine kayıtlı olan iki taraf arasında gönderilebilir. Bir taraf sisteme kayıtlı değilse e-arşiv ya da e-fatura çıktısı alınarak imzalandığında irsaliye yerine kullanılabilir. İki taraf sisteme kayıtlı ise alıcı bilgileri girilerek direkt belge gönderilebilir.

Neden e-İrsaliye?

Sevk irsaliye kağıtlarının matbu, basım, gönderim sorunları olmadan düzenlenmesi e-irsaliye avantajıdır. Alıcıya saniyeler içerisinde düzenlenen belge gönderilip iade, hata, kabul, ret süreçleri için hızla aksiyon alınabilir. Araç plakası, şoför bilgileri gibi işe yarar verilere anında ulaşıp aksiyon alınabilir. Ayrıca rapor ve analiz yapmak için dijital ortamda saklanan veriler doğruluk payı yüksek sonuçlar verir.