e-Arşiv Nedir? e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulamaya konulan dijital dönüşüm uygulamalarından biri de e-Arşiv’dir. Elektronik fatura ve defter uygulamaları ile çoğunlukla birlikte kullanılan “e-Arşiv nedir” sorusuna bu içerikte yanıt bulup kapsamlı olarak başvuru hakkında bilgi edinebilirsiniz.

e-Arşiv Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından faturaların elektronik ortamda, ortak bir standartta düzenlenmesi için kullanıma açılan e-Arşiv bir dijital dönüşüm uygulamasıdır. e-Arşiv fatura oluşturma, ibraz etme, saklama gibi birçok farklı işlem mükellef olduktan sonra elektronik ortamda yapılabilir.

e-Fatura uygulaması kapsamı dışındaki vergi mükelleflerinin elektronik ortamda belge gönderebilmesi için uygulamaya konmuştur. Özellikle vergi mükellefi olmayan son kullanıcılara fatura gönderimi sağlaması açısından avantajlıdır. e-Dönüşüm kapsamında uygulamaya konan özel bir yazılımdır. Resmi belgelerin teslimi ve başvuru neticesinde kullanılabilir.

e-Fatura uygulamasında yollanan faturaların saklanması için kullanılan e-Arşiv özelliğinden farklıdır. Birçok işletme tarafından iki özellik birbiri ile karıştırılır. Bu nedenle e-Arşiv Fatura adıyla da bilinir. Asıl özelliği fatura saklamak değil özel ve tüzel karakterli kişilere yapılan satış neticesinde elektronik ortamda fatura düzenleyebilmektir. Bu açıdan e-Fatura ile benzerlik gösterse de belge düzenleme kapsamı açısından farklıdır.

e-Arşiv Sistemine Geçiş Zorunluluğum Var mı?

GİB tarafından bazı şartları karşılayan kişilerin uygulamayı kullanması zorunludur. Uygulamaya zorunlu geçiş yapanlar e-Arşiv mükellefi olarak adlandırılır. “e-Arşiv mükellefi nedir?” sorusu kısaca bu şekilde yanıtlandıktan sonra zorunluluk kapsamına giren işletmelerin özellikleri sıralanabilir:

• 2022 yılı cirosu 3 milyon TL ve üzerinde olanlar zorunlu olarak geçiş yapmalıdır.
• 2022 yılında belirlenen limitin üzerinde kazananlar Temmuz 2023 tarihine kadar geçişini tamamlamıştır.
• 2023 sonrasında mükellefiyet kapsamına girenler de geçiş işlemi yapmakla yükümlüdür.
• Yıllık ciro haddi nedeniyle zorunlu olarak uygulamaya geçenler e-Defter yükümlüsü olur. Gönüllü geçiş yapanlar limite ulaşmadıysa e-Defter yükümlüsü değildir.
• Vergi mükellefi olmayan kişilere gün içinde 5.000 TL, vergi mükelleflerine 4.400 TL üzerinde fatura düzenlenmesi gerekiyorsa e-Arşiv kullanımı zorunludur. Limitler yıla göre güncellenir.

e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Nedir, Nasıl Başvuru Yapılır?

e-Arşiv portal üzerinden ya da özel entegratörler aracılığıyla uygulamaya başvuru yapmak mümkündür. GİB resmi sitesi ve interaktif vergi dairesi aracılığıyla bireysel başvurular tamamlanır. Resmi site üzerinden yapılan işlemler “interaktif” ibaresi içermelidir. Bu özellikten yararlanmak isteyenlerin vergi dairesinde kayıtlı telefon numarası bulunmalıdır.

Özel entegratörler aracılığıyla geçiş yapıldıktan sonra elektronik fatura arşivleme, saklama, düzenleme, ibraz işlemleri aracı firma sisteminden yapılabilir. Bireysel başvuruda GİB resmi e-Arşiv portalı kullanılarak işlemler yürütülür.

e-Arşiv'in e-Faturadan Farkı Nedir?

Mükelleflerin kafasını karıştıran ve en çok sorulan sorulardan biri “e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?” olur. Bu farkı açıklamak için öncelikle “e-Arşiv Fatura nedir?” sorusuna yanıt verilmelidir. e-Arşiv Fatura tüzel ve özel kişilere gönderilebilen, e-Arşiv kullanma zorunluluğunun olmadığı fatura türüdür. e-Fatura farklı olarak sadece aynı uygulamayı kullanan tüzel kişilere gönderilebilir.

e-Arşiv Faturasını Kimlere Gönderebilirim?

“e-Arşiv Faturası nedir?” sorusunda da açıklandığı gibi uygulamanın kullanıcısı olan ve olmayan herkese fatura gönderilebilir. e-Arşiv ile birlikte kullanılan e-Fatura özel, tüzel tüm müşteri ya da son kullanıcılara elektronik ortamda fatura düzenlemeye yarar. Hizmet ya da mal satışından sonra şirketlere, işletmelere, vergi mükellefi olmayan bireysel müşteriye ve fatura düzenlenmesi gereken farklı yerlere gönderim yapmak mümkündür.

e-Arşiv Kullanmak İçin e-Fatura Kullanıcısı Olmalı mıyım?

Geçmişte e-Arşiv kullanmak için e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu getirilmesine rağmen bu uygulama kaldırılmıştır. 2023 yılı değişikliği ile özel entegratörler aracılığıyla e-Fatura olmadan da e-Arşiv kullanmak mümkündür.

Müşterim e-Fatura Kullanıcısı Değil ve Matbu e-Arşiv İstiyor. Ne Yapmalıyım?

Elektronik fatura sadece uygulamayı kullanan kişilere kesilebileceği için sadece e-Arşiv gönderimi yapmak yeterlidir. Fakat bazı durumlarda belgeleme, arşiv, ibraz işlemleri için müşteri matbu basım isteyebilir. Bu durumda e-Arşiv üzerinden fatura iletildiği zaman çıktısı matbu olarak kullanılabilir. Çıktı aldıktan sonra kaşe, imza gibi onaylara gerek yoktur. Bu nedenle siz çıktı alarak müşterinize fatura verebileceğiniz gibi kendisi de gönderilen belgenin çıktısını alabilir.

İmzasız e-Arşiv Fatura Geçerli mi?

V.U.K. hükümlerine göre fatura nizamında iş yeri sahibi ya da yetkilinin imzası bulunmak zorundadır. e-Arşiv Fatura düzenlerken elektronik programlarla imza-kaşe işlemleri yapılır. Noter tasdik işleminden sonra belgeler “hazır imzalı” olarak da önceden hazırlanan formatta kullanılabilir. İmzalanmayan belgeler geçersiz sayılır. E-Arşiv belgesinin geçerli olması için üzerinde şu bilgilerin bulunması zorunludur:

• “e-Arşiv Fatura” ile “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir” ibareleri olmalı
• Düzenleme tarihi, saati ve dakikası yazılmalı
• Belge numarası (3 haneli birim kodu, 13 haneli sıra numarası) yer almalı
• Sıra numarası 4 karakteri yıl, 9 karakteri müteselsil olmalı

Bilgi Fişinden e-Arşiv Fatura Sorgulanır mı?

Bilgi fişi kullanarak e-Arşiv Fatura sorgulama işlemi yapılamaz. Vergi beyannamesinde kullanılan bilgi fişleri sadece işlemin gerçekleştiğine dair hazırlanan belgedir. E-Arşiv faturalarını sorgulamak için GİB resmi portal kullanılabilir. Fatura numarası, düzenleme tarihi gibi farklı bilgiler kullanılarak elektronik belgenin geçerliliği, doğruluğu denetlenebilir.

e-Arşiv Portal Uygulamasına Nasıl Giriş Yapabilirim?

Uygulamaya giriş yapmak için a-Arşiv portal resmi sitesi “earsivportal.efatura.gov.tr” adresi kullanılır. Mali mühür alındıktan sonra kişiye özel kullanıcı adı ve şifre bilgisi ile uygulamaya giriş yapmak mümkündür. Kullanıcı adı ile şifre vergi dairesine yapılan başvuru sonucunda alınır. Mali mühür alma aşamaları şunlardır:

• Kamu SM adresine giriş yapılarak tüzel ya da gerçek kişi formu doldurulur.
• Başvuru butonuna tıkladıktan sonra sanal pos aracılığıyla mali mühür ücreti ödenir.
• Vakıfbank ve Ziraat aracılığıyla yapılan ödemeler sisteme 1 gün sonra düşer.
• Ödeme işlemi tamamlandıktan sonra sertifika üretim sürecine başlanır.
• Akıllı kart ya da donanım güvenlik modülü (HSM) ile sertifika üretilebilir.
• Akıllı kart seçilmesi halinde teslimat yöntemi girilir.
• HSM seçildiğinde cihaz öncesinde Kamu SM personeli gözetiminde temin edilir.
• HSM için Kamu SM resmi adresine belirlenen formatta e-posta atılır.
• Yükleme işlemi için randevu aldıktan sonra verilen tarihte kuruma gidilir, görevliler tarafından mali mühür cihaza kaydedilir.

e-Arşiv Portal Uygulamasında Geriye Dönük Fatura Düzenleyebilir miyim?

Hizmet satışı yapan işletmeler faturasını anında, mal satışı yapan işletmeler 7 gün içerisinde düzenlemekle yükümlüdür. Geriye dönük fatura düzenleme ya da geç fatura düzenleme V.U.K. göre %10 usulsüzlük cezasına tabidir. Bu nedenle geriye dönük fatura değil ama zamanı gelmemiş fatura portal üzerinden düzenlenebilir. Örneğin mal satışı yapan ve sevk irsaliyesi gönderen işletme teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içerisinde fatura düzenlemelidir. Bu durumda geçmiş tarih kullanılsa da bu “geriye dönük fatura düzenleyebilme” olarak kabul edilmemelidir.

e-Fatura ve e-Arşiv Sistemlerine Nasıl Başvurabilirim?

Sistemlere başvuru için iki farklı yöntem izlemek mümkündür. İlk olarak mali mühür, sistem şifresi alınarak resmi portaldan başvuru yapılabilir. Onaylı özel entegratörler aracılığıyla da başvuru yapmak mümkündür. Özel entegratörler sadece mali mühür bilgisi ile başvuru sürecini yönetebilir. Mali mühür alma işlemini de üstlenen entegratörler vardır. Seçilen başvuru türüne göre vergi dairesinden mali mühür başvurusu yapılması gerekebilir.

e-Arşiv Başvuru Kılavuzunu Nereden Görebilirim?

“e-Arşiv nedir, nereden başvurulur, hangi işlemler yapılır?” gibi farklı sorulara yanıt alacağınız başvuru kılavuzuna “ebelge.gib.gov.tr” adresinden erişilebilir. Başvuru ekranının en alt kısmında “Başvuru Rehberi ve Kılavuzu” belgesine yönlendiren bir ibare yer alır. Bu kısma tıklayarak başvuru sırasında izlemeniz gereken adımlar, dikkat edilmesi gerekenler, başvuru yöntemleri gibi birçok konuda farklı bilgiler edilebilirsiniz.

e-Arşiv Fiyatları Nelerdir?

Uygulamaya geçiş sırasında yıllık olarak belirlenen mali mühür ücreti dışında ödeme yapmaya gerek yoktur. Fakat özel entegratörler aracılığıyla yapılan geçiş sırasında farklı ücretlendirmeler uygulanabilir. Mali mühür ücretine ek olarak yapılan her işlem için ödeme talep edilebilir. Entegrasyon işlemini ücretsiz olarak yürüterek kullanım sırasında sadece bazı işlemlere ödeme alıp ekonomik seçenekler sunan firmalar da vardır.

e-Fatura Nasıl Açılır?

Kullanım yerine göre farklı şekillerde fatura açılıp düzenlenebilir. Cep telefonuna mobil app ücretsiz şekilde indirilebilir ya da bilgisayara yazılım yüklenebilir. Bilgisayara indirilen yazılımını aktif hale getirip elektronik ortamda fatura açmak için sırasıyla şu işlemler takip edilir:

• GİB resmi internet sitesinden ücretsiz şekilde yayınlanan “e-Fatura Görüntüleyici” adındaki yazılım indirilip “EFaturaGoruntuleyici.jnlp” dosyası açılır.
• “Aç” butonuna tıkladıktan sonra “.xml” uzantılı dosya adı seçilir.
• Elektronik fatura sorgulama, yazma işlemleri uygulama üzerinden yürütülür.

e-Fatura Nasıl Düzenlenir?

Faturaları düzenlemek için öncelikle GİB portal ya da özel entegratörler kullanarak geçiş işlemini tamamlamanız gerekir. Geçiş işlemi sırasında sizden istenen mali mühürü temin etmek için “onlineislemler.kamusm.gov.tr” adresini kullanabilirsiniz. Kamu Sertifikasyon Merkezi aracılığıyla mali mühür aldıktan sonra e-imza (sisteme giriş kullanıcı adı ile şifresi) temin edip uygulamayı indirebilirsiniz. Uygulama üzerinden e-Fatura düzenlemek için şu adımlar uygulanır:

• Alıcı, satıcı bilgileri, fatura tutarı, mal – hizmet bilgileri, tarih gibi bilgiler doldurulur.
• Ön izleme yapılarak bilgilerin doğruluğu denetlenir, onay işlemi ardından fatura gönder butonuna basılır.

e-Fatura Geçiş Hadleri Nedir?

GİB tarafından belirlenen elektronik faturaya geçiş hadleri yıllık olarak değişebileceğinden güncel durum her zaman kontrol edilmelidir. 2022 yılında işletmelerin brüt satış hasılatı 3 milyon TL üzerinde ise uygulamaya geçiş zorunlu tutulmuştur. Yeni açılan işletmeler için güncel duyuruların takip edilmesi önerilir.

Nasıl e-Arşiv Gönderebilirim?

Özel entegratörler ya da resmi portal ile e-Arşiv göndermek mümkün olduğundan kullanılan yönteme göre izlenecek adımlar değişir. Özel entegratörler aracılığıyla yapılan gönderimlerde genellikle “Satışlar > Faturalar > Düzenleme > Gönder” adımları izlenir. GİB portal üzerinden de benzeri adımlar izlenerek işlem tamamlanır. Elektronik e-Arşiv gönderimi yapmak için karşı tarafın e-posta bilgilerine ihtiyaç vardır. Kayıtlı e-postalar arasından ya da yenisi girilerek e-posta adresine belge yollanabilir.

e-Arşiv İptali Nasıl Yapılır?

Uygulamaya geçiş yapıp aktivasyon işlemi tamamlandıktan sonra düzenlenen belge ilk 7 gün içerisinde iptal edilebilir. 7 günden sonra yapılan iptal işlemlerinde karşı taraftan iade faturası düzenlenmesi gerekir. Tüzel olmayan kişilerde yapılan iptal sonucu gider pusulası düzenlenebilir. İşlem için portal ya da entegratör sistemlerinde “e-Arşiv Belge Görüntüleme > Belge İptali > İptal Et” adımları izlenir. “portal.efatura.gov.tr” adresinden fatura iptal ve itirazı için işlem yapılması mümkündür.

e-Arşiv Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?

Resmi fatura sorgulama işlemleri “ebelge.gib.gov.tr” sitesinden yapılabilir. Sorgulanmak istenen faturanın bilgilerini kullanarak e-Arşiv uygulamasından düzenlenip düzenlenmediği anlaşılır. Faturada herhangi bir sorun ya da usulsüzlük olması durumunda itiraz işlemi için başvurular GİB resmi sitelerinden yapılabilir.

Hali Hazırda e-Fatura Kullanıcısıyım, e-Arşiv de Kullanmak İçin Ne Yapmalıyım?

e-Fatura geçişini tamamlamış mükellefler e-Arşiv özelliklerinden faydalanmak için başvuru işlemini portal ya da entegratörler aracılığıyla yapabilir. Başvuru işlemi aktivasyon tamamlandıktan sonra biter, e-Arşiv özellikleri de kullanıcı için açılır.