E-Arşiv Faturası Nedir, Nasıl Kullanılır?

Faturalandırma süreçlerinin dijital ortama kısmen zorunlu olarak aktarılması ile beraber e-Arşiv fatura sistemi de sık sık gündeme gelmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlar dahilinde entegratör firmalar aracılığıyla hızlı, pratik ve neredeyse hatasız şekilde fatura kesmeniz mümkün! Peki, e-arşiv fatura nedir? Nasıl kullanılır? İşte e-arşiv sistem hakkında detaylar!

E-Arşiv Fatura Nedir?

“E-arşiv fatura nedir?” sorusu e-fatura kesme yetkisi olmayan kişilere gönderilen bir elektronik fatura çeşididir şeklinde yanıtlanır. Elektronik ortamda düzenlenen e-arşiv fatura internet üzerinden birkaç adımda kolaylıkla hazırlanıp, tek tıkla müşterilere gönderilir. E-arşiv fatura sık sık e-faturanın arşivlenmesi ile karıştırılır fakat ikisi aynı değildir.

E-Arşiv Fatura Ne İşe Yarar?

E-arşiv fatura kesme temel olarak e-fatura düzenleme yetkisi olmayan alıcılara da elektronik fatura gönderebilme amacını taşır. E-arşiv fatura kullanımı sayesinde kargo, matbu,yazdırma gibi işlem ve maliyetlerden kurtulmak mümkündür. Öte yandan e-arşiv fatura sisteminden yararlandığınız zaman rutin faturalandırma işlemleri ile uğraşmak, sürekli fatura takibi yapmak zorunda kalmazsınız. Tüm faturalar çok kısa süre içinde hazırlanır ve gönderilir. Üstelik e-arşiv faturaları dijital ortamda depolayabildiğiniz için kağıt fatura saklama derdiniz de ortadan kalkar.

Faturalarınızı anında müşterilerinize ulaştırabildiğiniz için tahsilatlarınızı da daha hızlı şekilde alabilme imkanı doğar. Dijital ortamdan gönderilen faturaların kargoda kaybolma, müşteriye ulaşmama gibi bir riski de yoktur. E-arşiv fatura kullanmanın bir başka avantajı ise kağıt tüketimini kısarak çevreye katkı sağlamasıdır.

E-Arşiv Fatura Neden Kesilir?

E-arşiv faturanın kağıt faturadan hukuki nitelik bakımından bir farkı yoktur. Dolayısıyla e-arşiv fatura da kağıt fatura gibi alışveriş sürecinin belgelenip vergilendirilmesi ve şeffaflık sağlama amacıyla kesilir. Ayrıca raporlama aşamalarında da kesilen faturalar veri olarak kullanılır. Her alışveriş sonrasında fatura düzenlemek zorunludur.

E-Fatura Hangi Durumlarda Kesilir?

E-fatura e-arşiv faturadan farklıdır ve yalnızca e-fatura kesme yetkisi olan alıcılar için düzenlenir. E-fatura uygulaması kullanmayan bir alıcıya e-fatura gönderilemez. E-fatura koşullar sağlandığı takdirde her alışveriş sonrası kesilebilir.

Kimler E-Arşiv Fatura Keser?

E-arşiv kesmek için eskiden e-fatura kullanma zorunluluğu bulunuyordu. Yakın bir zamanda bu sınırlama GİB tarafından kaldırıldı. Güncel uygulamada herkes e-arşiv fatura kesme hakkına sahiptir. “E-arşiv fatura nasıl kesilir?” sorusunun yanıtı ise özel entegratör firmaların yazılımları dahilindeki birkaç basit adımdan oluşur.

E-Arşiv Fatura Kime Kesilir?

E-arşiv fatura temelde e-fatura kullanıcısı olmayan ticari işletmelere, son kullanıcılara ve kağıt fatura düzenleyen müşterilere gönderilir.

E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Arasında Ne Fark Var?

E-fatura ve e-arşiv fatura sık sık birbiri ile karıştırılmaktadır. İki elektronik fatura türünü birbirinden ayıran kriterler ise gönderilen kişi ve dijital ortamda arşivlenebilme ile ilgili farklılıklarda ortaya çıkar. E-fatura yalnızca e-fatura kullanan kişiler için düzenlenirken e-arşiv fatura ise e-fatura kullanıcısı olmayanlara kesilir. Böylelikle kullanıcılara elektronik ortamda fatura muhafaza edebilme olanağı da sunar. Bunun yanı sıra e-arşiv fatura; 2023 yılı fatura düzenleme sınırına göre vergi mükellefiyeti bulunmayan nihai alıcıya vergiler dahil 5.000 TL, mükkelefiyeti bulunanlara ise 4.400 TL üstü satışlar için kesilmesi zorunludur.

E-Arşiv ve E-Fatura Aynı Anda Kullanılır mı?

Kullanıcı olarak aynı anda hem e-arşiv hem e-fatura düzenleme seçeneğiniz bulunur. E-arşiv ve e-fatura uygulamaları entegre edildikten sonra her türden kişiye elektronik ortam üzerinden fatura göndermeniz mümkündür. Aynı zamanda dijital ortamda saklanan elektronik faturaları analiz ve raporlama amacıyla veri olarak da kullanabilirsiniz.

Özel entegratör firmalar tarafından sunulan uygulamalarda elektronik fatura düzenlerken hangi müşterinin e-arşiv ya da e-fatura kullanıcısı olduğuna dikkat etmek zorunda da değilsiniz. Sistem vergi numarası gibi verilerden yararlanarak sizi otomatik olarak hangi tür fatura kesmeniz gerektiği konusunda yönlendirir.

2024’te Kimler E-Faturaya Geçmek Zorunda?

2023 hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler için yeni bir dönem başlıyor. 01 Temmuz 2024 tarihinden itibaren E-Fatura, ve 01 Ocak 2025 tarihinden itibaren de E-Defter uygulamalarına geçiş zorunlu hale geliyor.

. EPDK lisansına sahip olanlar ve ÖTV Kanunu'na ekli I sayılı listedeki malların faaliyetlerini yürütenler ile III sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler, lisans alımı veya mal hareketliliğinin yaşandığı ayı takip eden dördüncü ayın başından itibaren E-Fatura sistemine geçmekle yükümlüdür.

. Sebze ve meyve ticaretiyle uğraşan komisyoncular veya tüccarlar, işe başlama tarihinden itibaren 3 ay içinde başvurularını tamamlayarak ve gerekli hazırlıkları yaparak E-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

. İhracat işlemlerinde faaliyet gösteren ve KDV Kanunu'nun 11. maddesi kapsamında mal ihracı veya yolcu beraberi eşya ihracı yapan mükellefler, söz konusu işlemlerini E-Fatura olarak düzenlemek zorundadır. Bavul ticareti dahil olmak üzere Türkiye'de ikamet etmeyenlere yapılan satışlar da bu kapsamda yer alır. Bu düzenlemeler, 3065 sayılı KDV Kanunu'na tabidir.

E-Arşiv Mükellefi E-Fatura Mükellefi Olmak Zorunda mı?

E-fatura mükellefi olmadan da özel entegratör firmalar aracılığıyla e-fatura uygulaması kullanmayan son kullanıcı veya tüzel kişiye e-arşiv fatura gönderebilirsiniz.

E-Fatura Mükellefi Olan Firmaya E-Arşiv Fatura Kesilebilir mi?

İki taraf da e-fatura kullanıcısı olduğu zaman e-arşiv değil e-fatura kesme zorunluluğu bulunur. Dolayısıyla e-fatura mükellefi olan firmaya e-arşiv fatura kesilemez. Eğer siz e-fatura kullanıcısı iseniz ama alıcınız e-fatura mükellefi değilse bu durumda da e-arşiv fatura düzenlemeniz gerekir.

E-Arşiv Fatura İptal Edilebilir mi?

E-arşiv fatura iptali gerçekleştirecekseniz faturanın gönderilme tarihini takiben 7 gün içinde bu işlem gerçekleştirilmelidir. İptal işlemi de GİB’e faturanın iptal edildiği tarihten ertesi akşama kadar raporlanmalıdır.