Defter Beyan Sistemi Nedir?

Dijital Dönüşüm kapsamında uygulamaya konan yeniliklerden biri de e-Defter Beyan Sistemi’dir. Defter tutma zorunluluğu olan mükellefleri ilgilendiren ve zorunlu kılınan Defter Beyan Sistemi nedir, nasıl başvuru yapılır gibi sorulara bu içerikte cevap bulabilirsiniz.

Defter Beyan Sistemi kısaca “e-Defter” ya da “DBS” olarak da anılan bir yazılımdır. Serbest meslek erbapları, işletme esasına göre defter tutanlar ile basit usule tabi mükelleflerin defter kayıtlarını elektronik ortamda tutması için kullanılır. Sistem üzerinden defter tutmak, saklamak, ibraz etmek, vergi beyannamesi, dilekçe ve bildirim vermek mümkündür. Vergi mükellefi olup defter tutma zorunluluğu olanlar gelir, giderlerini sistem üzerinden kaydedip yıllık beyannamelerini gönderebilir.

Defter Beyan Sisteminin Avantajları Nelerdir?

Elektronik sistemde kayıtların oluşturulması, saklanması, ibrazı mantığına dayalı olan Defter Beyan Sistemi işletmelere kolaylık sağlamanın yanı sıra kayıt dışı ekonominin önüne geçmeyi hedefler. Kullanıcılarına birçok avantaj sağlaması nedeniyle gönüllü olarak ya da zorunlu geçiş yapılabilir. Uygulamanın kullanıcılarına sağladığı başlıca avantajlar şunlardır:

• Muhasebe programına olan ihtiyacı ortadan kaldırır. İnternet aracılığı ile vergi ve ticari işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlar.
• Ofis giderleri, kırtasiye masrafları, kağıt ve posta harcamalarını azaltır. Elektronik olarak işlemlerin halledilmesi kurumlara gitme gereksinimini ortadan kaldırarak sürdürülebilirliğe katkı sağlar.
• Defter tasdik ettirme işlemi yapmaya gerek kalmaz. İşlemler yasal olarak kabul gören uygulamadan yapıldığında zaten resmiyet kazanır.
• Defter saklama zorunluluğu nedeniyle gereken depolama maliyetini ortadan kaldırır. Ofislerde daha fazla alan yaratmak için avantaj sağlar.
• Kayıt dışı ekonomi, vergi kaçırma sorunlarına karşı çözüm yolu oluşturarak ülke ekonomisine katkı sunar.
• Vergilendirmelerde gönüllü uyum seviyesini artırarak işletmelerin hukuksal boyutta sorunsuz faaliyet yürütmesini kolaylaştırır.
• Kolay erişim özelliği sayesinde birçok işlemin hızla halledilmesini, personel ve işletme sahiplerinin zaman tasarrufu yapmasını sağlar.
• İşletme kayıt ve bilgilerinin güvenli ortamda düzenlenmesi, saklanması için dijitalde devlet onaylı platform yaratır.
• Sistem otomatik olarak vergi mükelleflerinin beyannamesini hesaplama özelliğine sahiptir. Bu nedenle beyanname hesaplaması sırasında oluşabilecek insan kaynaklı hatalar ortadan kaldırılarak risk azaltılır.
• Vergi ödemesi yapmak için kuruma gitme, sıra bekleme zorunluluğunu ortadan kaldırır. Ödemeler elektronik ortamda yapılabildiği için zaman, ve maliyet avantajı vardır.

Defter Beyan Sistemi'ni Kullanmak Zorunlu mu?

Türkiye’de faaliyet gösteren basit usule tabi mükellefler, serbest meslek erbapları için 1 Ocak 2018, diğer defter tutan mükellefler için 1 Ocak 2019 tarihinden itibaren DBS sistemi zorunlu tutulmuştur. Zorunluluk kapsamında olan mükellefler şunlardır:

• Serbest Meslek Kazancı Elde Edenler
• Basit Usulde Vergilendirilenler
• İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutanlar

“Basit usul defter beyan sistemi uzatıldı mı?” sorusu zorunluluk kapsamında olan mükellefler tarafından sıklıkla sorulur. DBS sistemine geçiş işlemleri 2019 yılında tamamlanmış ve tüm mükelleflerin yeni açılmış olsa dahi kapsama dahil ise kaydı zorunlu tutulmuştur. DBS sisteminde beyanname verme süreleri dönemsel olarak uzatılabilir.

Defter Beyan Sistemi'nde Hangi İşlemler Yapılabilir?

DBS kullanılarak birçok farklı işlem yapılabilir. Fiziki defter ve ilgili tüm işlemleri elektronik ortamda yürütmek üzerine özel olarak tasarlanan sistemde şunlar yapılır:

• Elektronik defter tutarak kayıtlar dijitalde saklanabilir.
• Sistemde yer alan “Oluştur” butonu ile gelir, gider anında kayıt altına alınabilir.
• Kaydedilen veriler hatalı olması durumunda değiştirilebilir.

Sabit kıymet ve emtia kayıtları sistemden tamamlanarak işlenebilir. Demirbaş ve emtia kayıtları yapılırken şu adımlar takip edilir:

• Demirbaş – sabit kıymet kaydı için sırasıyla “Sistem Yönetimi > Defter İşlemleri > Amortisman Defteri > Sabit Kıymet Yönetimi” adımları izlenir.
• Açılan sekmede “Girdi İşlemleri > Devir Fişi” seçilerek sabit kıymet bilgileri eklenebilir.
• Dönem başı emtia kaydı “Mali Müşavir > Mükellef Yönetimi” sekmesinden yapılır.
• Mükellef seçildikten sonra sırasıyla “İşletme Defterine Geç > Muhasebe Bilgileri > Gider Ekle” adımları izlenir.
• Açılan formda gerekli bilgiler doldurulduktan sonra “Kaydet” butonu kullanılarak işlem bitirilir.

Defter Beyan Sistemi Z raporu işleme yapılarak kayıtlar elektronik ortama günlük olarak yüklenebilir. Z raporunu DBS sistemine şu şekilde işlemek mümkün:

• “Muhasebe Bilgileri > Toplu Gelir Belgesi Ekle > İşletme Z Raporu Veri Formatı” adımları sırasıyla izlenir.
• Açılan Excel şablonunda gerekli bilgiler doldurulduktan sonra “Excel Göster” ile kontrol edilerek “Kaydet” butonuna basılır.

Yıllık beyannameler hazırlanıp elektronik ortamda vergi dairesine yollanabilir, beyannameler onaylanabilir. Hatalı beyannameler değiştirilip düzeltilebilir. Yıllık beyanname verirken şu adımlar izlenir:

• Sisteme kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapıldıktan sonra sol tarafta yer alan menüden “Muhasebe Bilgileri > Hesap Özeti” seçilir.
• Tarih aralığı girildikten sonra “Oluştur” emri verilerek otomatik şekilde yıllık beyanname düzenlenebilir.
• Beyanname kontrolü yapıldıktan sonra “Kaydet” butonu ile ilk adım tamamlanır.
• Sol menüden sırasıyla “Beyannameler > Yıllık Gelir Vergisi > Beyanname Oluştur” adımları izlenir.
• Açılan “Yıllık Gelir Vergisi” menüsünden “Genel Bilgiler” seçilerek kontrol yapılır, eksikler tamamlanarak “Onayla ve Kaydet” butonuna basılır.

Defter Beyan Sistemini Kullanmak için Başvuru Yapmak Gerekiyor mu?

Sistemi kullanmaya başlamak için resmi internet sitesi üzerinden Defter Beyan Sistemi başvuru işlemi yapılması zorunludur. Başvuru yapmayan ya da şifre almayan mükellefler sisteme giriş yapamaz. DBS sistemine gönüllü, zorunlu başvuru yapabilecek mükellefler bazı şartları karşılamalıdır.

Basit usule tabi olanlar kendileri ya da aracılıkla yetkilendirilmiş kişiler, kurumlar ile başvuru yapabilir. Başvuru yapmak için “Defter-Beyan Sistemi Kullanımı Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” imzalanmış olmalıdır. Meslek Odaları aracılığı ile başvuru yapacak mükelleflerin sözleşmeyi imzalaması şartı vardır. Dileyen mükellefler “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” imzaladıkları kişiler aracılığıyla da başvuru yapabilir.

İşletme esasına göre defter tutma zorunluluğu olan serbest meslek sahipleri kendileri ya da aracı ile başvuru yapabilir. Aracılık yapanlarla “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” imzalanmış olmalıdır. Meslek odası aracılığı ile başvuru yapmak isteyen serbest meslek sahiplerinin kanuna uygun şekilde düzenlenen, imzalanmış sözleşmeyi Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletmesi gerekir.

Defter Beyan Giriş ve Başvuru İşlemleri

Bağlı olunan vergi dairesi ya da internet sitesi üzerinden başvuru işlemi yapılabilir. Serbest meslek ve basit usul Defter Beyan Sistemi başvuru işlemleri için defterbeyan.gov.tr resmi web sitesinde sırasıyla şu işlemler uygulanır:

• “Başvuru Yapınız” butonuna tıklanarak vergi dairesinden alınan kullanıcı kodu (T.C. kimlik no) ve şifre girilir.
• “Kendim için Başvuru Yapacağım” seçeneğine tıklanarak açılan formda istenen bilgiler doldurulur.
• “Mükellefim için Başvuru Yapacağım” sekmesi mali müşavirler tarafından kullanılır.
• Form kontrol edildikten sonra “Başvuru” butonuna tıklanarak kayıt işlemi tamamlanır.

Defter Beyan Sistemi'nde Hangi Defterler Tutulabilir?

DBS sistemi kullanılarak tutulması mümkün olan ticari özellikli defterler şunlardır:

• Ambar Defteri: Ardiyeler dahil tüm depolarda malın giriş, çıkış tarihi, cinsi gibi özelliklerin yazıldığı defterdir.
• Amortisman Defteri: Serbest Meslek Kazanç, İşletme, Çiftçi İşletme defterlerinden biri açık olanlar tarafından kullanılan değer varlıklarının kaydedildiği defterdir.
• Bitim İşleri Defteri: 1. ve 2. sınıf tüccarlar boyama, tasarlama, yazma gibi işlerin bitiminde tuttuğu defterdir.
• Çiftçi İşletme Defteri: Zirai kazanç elde eden çiftçiler tarafından tutulur, isteyenler bunun yerine bilanço esasına göre kayıt alabilir.
• Damga Vergisi Defteri: Damga vergisi kağıtlarının izlenmek için kaydedildiği defter türüdür.
• Envanter Defteri: İşletmeler açılışından itibaren her hesap dönemi bitiminde alacak, borç, taşınmaz gibi farklı varlıklarını kaydeder.
• İşletme Defteri: Basit usulde vergilendirilen 2. sınıf tüccarların faaliyetlerini kaydettiği defterdir.
• Serbest Meslek Kazanç Defteri: Serbest meslek çalışanların hesap dönemi içinde elde ettikleri kazançları kaydetmesi için kullanılır.

Defter Beyan Sisteminde Hangi Beyannameler Gönderilir?

Mükelleflerin göndermekle yükümlü olduğu beyanname türüne göre farklı seçenekler sistemde açılır. Serbest meslek grupları damga vergisi, prim hizmet ve muhtasar beyannameleri gönderebilir. Basit usule tabi mükellefler KDV, yıllık gelir vergisi, prim hizmet ve muhtasar beyannamelerini gönderebilir. Beyannamelerin özellikleri şunlardır:

• Damga Vergisi Beyannamesi: Aylık ödenen damga vergisi kişi, kurumlar arası yapılan anlaşmaların geçerliliğini belgeler. Bu damga vergilerine ait değerli kağıt bedelini gösteren beyanname ise işlemin gerçekleştiği aydan sonraki ayın 23. günü verilerek 26. günü akşamına kadar ödenir.
• KDV Beyannamesi: Mükellefin sattığı mal ya da verdiği hizmetten elde ettiği gelirin katma değer vergisini ödemek için verdiği belgedir. Her ayın 28. günü verilerek aynı günün akşamına kadar ödenmesi gerekir.
• Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi: Geliri gösteren ve vergi tarhının gerçekleşmesi için verilen belge izleyen yılın mart ayına kadar elektronik ortamda gönderilebilir. Basit usulde vergilendirilenler izleyen yılın şubat başından 25. gününe kadar verebilir. İki taksit halinde mart – temmuz ya da şubat – haziran ayları sonuna kadar ödenir.
• Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi: Prime esas kazanç ve hizmet detaylarında yapılan vergi kesintilerini bildirir. Muhtasar Beyannamesi, SGK kanununa göre aylık kazanç, prim ödeme gün sayısının bildirilmesi için verilir. Gelir Vergisi Kanunu’na göre işveren ya da vergi mükellefinden kesilen tutar hesaplanır. Vergi ya da primin ait olduğu aydan sonraki ayın 23. günü bitmeden elektronik ortamda verilmelidir.

Defter Beyan Sistemi birçok avantajı ile işletme sahiplerinin iş yükünü azaltırken süreçlerin hızını artırır. Sistem hakkında en çok merak edilen soruların cevaplarını aşağıda bulabilirsiniz.

Defter Beyan Sistemi ile İlgili En Çok Sorulan Sorular

1. Defter Beyan Sistemi kullanımı ile ilgili vergi mükellefleri için ek bir ücret alınıyor mu?

Sistemin kullanımı sırasında mükelleflerden ek bir ücret talep edilmez. Fiziki defter beyan işlemleri sırasında alınan standart ücretler uygulanır.

2. Defter Beyan Sistemi şifresi nasıl alınır?

Sisteme giriş için “Kullanıcı Kodu ve Şifresi” vergi dairesine yapılan başvuru ile alınır. Mükellefin bizzat ya da noter vekaleti ile yetkilendirdiği kişi tarafından yapılan başvuru ile giriş bilgileri verilir.

3. Basit usulde defter tutan mükellefler Defter Beyan Sistemi'ne nasıl başvurur?

Basit usule tabi Defter Beyan Sistemi mükellefleri, www.defterbeyan.gov.tr adresinden ya da bağlı olduğu vergi dairesinden sisteme başvuru yapabilir. Başvuru mali müşavir, noter onaylı yetkili, meslek odası tarafından da yapılabilir.

4. Basit usulde defter tutan mükellefler Defter Beyan Sistemi’ni kullanmak için ne zamana kadar başvuru yapabilir?

Basit usulde vergilendirilen, gerçek usulden basit usule geçişi olan Defter Beyan Sistemi mükellefleri ilk kez uygulamayı kullanmaya başlayacakları yıldan önceki güne (31 Aralık) kadar başvuru yapabilir. İşe başlama bildirimi veren mükellefler, bildirimin verildiği tarihten itibaren 7. iş günü bitimine (23.59) kadar online başvuru yapabilir.

5. Meslek odaları Defter Beyan Sistemi kullanabilir mi?

Meslek odaları Defter Beyan Sistemi yükümlüsü olmasa da tercihen kullanabilir. Basit usulde vergilendirilen üyelerin gelir, gider takibi, beyanname göndermeyi kolaylaştırma amacıyla kullanmaları serbesttir.