331 Hesap Nedir?

Muhasebe hesaplarında 331 kodu sıklıkla kullanılır. Fakat ayrıntılarına, işleyişine dikkat etmemek bazı hesap hatalarına neden olabilir. 331 hesap kodu “ortaklar borçlar hesabı” olarak da adlandırılır. Bir şirketteki ortak eğer işletmeden alacaklı ise kullanılır. İşletme sermayesinin ortak tarafından giderildiği durumlarda kullanılır. Ortaklar borçlar hesabı sürekli olarak alacak bakiyesi verme özelliğine sahiptir. Bu nedenle pasif nitelikli muhasebe hesapları arasında yer alır.

331 Ortaklar borçlar hesabında ilgili hesap planında olan tüm cariler dikkate alınarak dönem sonu hesabı yapılır. Bu hesap aracılığıyla işletme ya da şirketin 3. şahıslardan aldığı avanslar takip edilir. Peki 331 hesap nasıl işler? Detayları nelerdir?

331 Nolu Hesap İşleyişi Nasıl Olur?

Muhasebede 331 hesap işleyişi borcun gerçekleşmesi durumunda hesaba alacak kaydı yapılarak sürdürülür. Alacak ödemeleri ise borç olarak kaydedilmelidir. “331 hesap nasıl çalışır?” sorusuna örneklerle cevap verilmesi anlaşılmasını kolaylaştırır.

Örneğin, işletmesinin nakit ihtiyacını karşılamak için şirkete ortak olan Ali, Veli’den 2 Kasım 2023 tarihinde 50.000 TL tutarında para almıştır. Alınan borç çek kesim yöntemiyle 16.11.2023 tarihinde yapılmıştır.

1. Açıklama: 02.11.2023

(100) Kasa Hesabı

(331) Ortaklar Borçlar Hesabı: (331.01) Ali ve Veli ortaktan borç alımı

Borç: 50.000 TL

Alacak: 50.000 TL

2. Açıklama: 16.11.2023

(331) Ortaklar Borçlar Hesabı: (331.01.) Ali ve Veli

(103) Verilen Çekler Hesabı: ortağa borcun çekle ödenmesi

Borç: 50.000 TL

Alacak: 50.000 TL

Bir başka örneğe bakalım: İşletmeye ortak olan Ayşe Fatma o ayın 2.000 TL değerindeki elektrik faturasını (%18 KDV hariç) kendi cebinden 11 Haziran 2023 tarihinde ödeyip faturayı işletmeye teslim etti. Fakat işletme henüz Ayşe’ye borcu geri ödemedi.

1. Açıklama: 11.06.2023

(770) Genel Yönetim Gideri Hesabı

(191) İndirilecek KDV Hesabı

(331) Ortaklar Borçlar Hesabı: E. faturası Ayşe F. tarafından ödenmesi

Borç: 2000 TL + 360 TL

Alacak: 2360 TL

Not: Fatura bedeli Ayşe Fatma’ya ödenene kadar muhasebe defterinde alacak 2360 TL olur. Borç ortağa ödendiği zaman borç 2360 TL olarak güncellenir.

En çok merak edilenlerle konuyu derinleştirmek için “331 hesap borç mu alacak mı çalışır?” çerçevesinde konu ele alınabilir. Ortaklar borçlar hesabı her zaman alacak şeklinde çalışır fakat farklı durumlar meydana gelebilir. Muhasebede alacak, borç, şişkinlik, süreklilik durumlarına göre farklı çözümler uygulanır.

331 hesap alacak bakiyesi verirse bu normal bir durumdur. Ortağın şirket hesabından alacağı bir ödemesi anlamına gelir. Ortağa ödeme yapıldıktan sonra muhasebe kayıtlarına “borç” olarak işlenerek hesap kapatılabilir. Özellikle sermaye şirketlerinde ortağın alacaklı olması durumu “sermayenin ortak tarafından karşılanması” olarak adlandırılır.

331 hesap borç bakiyesi verirse oraklar işletmeden çok sık para çekiyor, ödüyor demektir. Bu durumda 331 Ortaklar Borçlar Hesabı bakiyesinin 131 Ortaklardan Alacak Hesabı aktarımı önerilir. Uzun süre bu aktarımın zorunlu hale gelmesi durumunda 431 Ortaklar Borçlar (uzun vadeli) hesabı kullanılır. Aksi takdirde pasif karakterli olduğu için sürekli alacak vermesi gereken 331 borç vererek muhasebede soruna yol açar.

İşletmelerin kasasında bulunan ihtiyaç fazlası paraya ödenen faize adat denir. 131 hesap şişkin olduğu zaman adat yapılması tavsiye edilir. 331 hesap alacak bakiyesi verirken 131 hesaba adat önerilmez. 131 - 331 hesap adat muhasebe kaydı genellikle yıl içerisinde düzenli olarak önerilir. Adat için yıl sonunu bekleyerek 131 hesaba faiz işlenmesini hedeflemek işe yarar bir yöntem değildir. Şahıs işletmelerinde 331 hesap kullanılması günlük hesaplamada tercih edilse de vergi döneminde sorun yaratabilir çünkü şahıs firmalarında ortaklar şirkete borç verip, borç alamaz. Sermaye artırımı, elde edilen karın işlenmesi için muhasebe kaydı tutulur.

331 Nolu Hesapta Neler İzlenir?

331 nolu hesap aracılığıyla işletmenin esas faaliyet konusu dışında kalan ve ortaklardan alınan borçlar takip edilir. Ticari faaliyet neticesinde oluşmayan borçların takibini yapmak için 331 hesap kullanılır. İzlenen borçlara örnek verilirse:

• Ortaklarla ilgili senetli ve senetsiz işletme borçları
• İşletmenin bağlı olduğu ortaklara kar, kazanç borçları
• Şirket adına yapılan mal ve hizmet alımı, faturaların ödenmesi
• Ortağın şirkete finansman sağlamak için para aktarması
• Huzur hakkı borç tutarları

İşletmelerin ortaklarından aldığı borçlar, yaptığı ödemeler hesabını tuttuğu 331 hesap yıl içinde alacak bakiyesi verebilir. Fakat yıl sonu bilançolarında bu borç hesabının kapanmış olması itibar için önemlidir. Aksi halde şirket bilançosu analizleri olumsuz izlenim verebilir. Şirketin zararda olduğu, sermayesinin yetersiz olduğu ve sürekli ortaklardan borç alınması gerektiği şeklinde yorumlanır. Bu nedenle 331 hesaplarının doğru tutulması, gerekli hallerde virman yapılıp 131, 431 gibi hesaplara aktarılması tavsiye edilir.

Ortaklara olan borçlara Reeskont (tekrar iskonto) işlemi yapılmaz. Yeni İhale Kanunu’na göre mali analiz hesaplamalarında dönen değerler / kısa vadeli borçlar oranı yüksek olmalıdır. Yıl sonunda ortak şirketten alacaklı ise dönen değerin kısa vadeli borçlara oranını düşer, ortağa olan kısa vadeli borç (331) yüzünden şirket kısa vadeli borçları (321) yüksek çıkar. Bu nedenle gerekli hallerde borç uzun vadeliye (431) taşınmalıdır.

Şirket sermayesini artırarak ortaklar cari hesabının sık çalışması engellenebilir. Sermayede sorun varsa ve uzun süre düzelmeyecek gibiyse ortaklardan sıklıkla borç alınması yerine sermaye artırımı en mantıklı yoldur.