Kanban Tekniği Nedir? Kanban İle Nasıl Verimli Çalışılır?

Başarılı projeler etkili yönetimle şekillenir. Bir proje üzerinde verimli bir şekilde çalışmak için yöneticiler ve geliştirme ekibi, projenin gereksinimlerine en uygun çalışma metodolojisini seçmelidirler. Doğru metodoloji seçimi, genellikle ekip büyüklüğü, hedefler ve diğer değişkenler gibi faktörlere bağlıdır. Geliştirme metodolojilerinin esas amacı, projenin ihtiyaçlarını karşılamak ve sorunsuz bir geliştirme süreci sağlamaktır. Peki, özellikle bilişim sektöründe kullanılan Kanban çalışma tekniği nedir? Avantajları nelerdir? Sizin için en çok tercih edilen çalışma, geliştirme metodu olan Kanban yöntemini inceledik.

Kanban Sistemi Nedir?

Ekibiniz, yeni bir projeye başlıyor. Projede kimin ne üzerinde çalıştığı, işin hangi aşamada olduğu ve her şeyin ne zaman teslim edilmesi gerektiği gibi güncel bilgilere kolayca erişebilmek için işi görselleştirmenin pratik bir yoluna ihtiyaç duyuyorsunuz. Bu bilgileri toplamak için proje belgelerinizi, elektronik tablolarınızı, e-postalarınızı ve mesajlarınızı tek tek kontrol edebilir veya hepsini bir Kanban panosunda bir araya getirerek tek bir yerde görüntüleyebilirsiniz.

Proje yönetiminin görsel bir türü olan Kanban, panolar aracılığıyla uygulanır. Kanban panoları, görevleri temsil eden kartların, çalışma aşamalarını temsil eden sütunlardan geçtiği bir yapıya sahiptir. Bu sayede, ekibiniz işin hangi aşamada olduğunu gerçek zamanlı olarak görebilir.

Kanban, özellikle ürün, mühendislik ve yazılım geliştirme ekipleri arasında yaygın olarak kullanılan bir yöntemdir. Ancak daha esnek ve dinamik bir iş akışı oluşturmak isteyen her türlü ekip bu yöntemi benimseyebilir.

Bu da İlginizi Çekebilir: Pomodoro Tekniği Nedir? Pomodoro Hakkında Her Şey

Kanban’ın Tarihçesi

Japonya'dan bir Toyota mühendisi olan Taiichi Ohno, 1940'ların sonlarında Kanban'ı geliştirdi. Ohno, Toyota Üretim Sistemi'ni yalın üretim unsurlarını ekleyerek iyileştirebileceğini fark etti. Bu sistem, yeni ürünleri beklenen talebe göre değil, tüketici talebine dayalı olarak üretmeyi amaçlıyor. Ohno'nun geliştirdiği Kanban çerçevesi, aynı zamanda "Tam Zamanında" (JIT) sistemi olarak da bilinir, üretim sürecini temelinden değiştirdi. Artık ürünler pazara itilerek değil, pazar talebine göre çekilerek üretiliyordu. Bu yaklaşım, Toyota'nın pazarda rekabetçi kalmasını sağlarken daha az stokla çalışabilmesini sağladı.

Kanban Tekniğinin Temel İlkeleri

Kanban tekniğini projenize uyarlamak istiyorsanız, bu teknikle ilgili bilmeniz gereken 4 temel ilke mevcuttur;

1- Mevcut İşlerinizden Başlayın 

Kanban sistemini herhangi bir projenizde veya fikrinizde uygulayabilirsiniz. Yapılacak işler, ekip üyeleri, proje bitiş/sunum zamanı vs. listesini yazılı olarak düzenlemek veya görselleştirmek, üzerindeki işleri daha net görmenize yardımcı olabilir. Bu şekilde zamanınızı gereksiz yere harcadığınız veya gerekenden fazla oyaladığınız işleri belirleyebilirsiniz. Eğer bu işler önemliyse, özellikle iş hayatınızla ilgiliyse, ekibinizi genişletip işleri diğerlerine delege edebilirsiniz. Eğer bir ekip varsa, onlardan destek isteyebilir ve yöneticinizle iş yoğunluğunu konuşabilirsiniz. Bu sayede, daha verimli çalışabilir ve işleri daha etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.

2- Aşamaları ve Çerçeveleri Detaylandırın

Kanban proje yönetimi için ekibin tam olarak ne yapabileceğini, hangi çerçeveler içerisinde ilerlemesi gerektiğini belirtmeniz zaman kaybettiren soru işaretlerinden kurtulmalarını sağlar. Araştırma, geliştirme, projelendirme vs. gibi birçok aşaması olabilecek bir çalışmanın hangi sınırlar içerisinde kalmasını belirtmeniz ekibin yapabileceğinden veya yapması gerekenden fazla iş yükünün altına girmesini engeller. Aynı zamanda süreç içerisindeki değişimleri de yansıtarak Kanban Tekniği’nden maksimum seviyede verim alabilirsiniz.

3- Sistemin Kendi Kurallarına ve Süreçlerine Saygı Duyun

Kanban, diğer yalın metodolojilerden farklı bir yaklaşım sunar. Yerleşik ekip rolleri olmaması, mevcut ekip yapınıza ve sürecinize uyum sağlamasını sağlar. Bu metodolojide, görev listesi taleplere göre oluşturulur ve her görevin maliyeti belirlenir. Bu sayede hızlı ve esnek bir çalışma yöntemi ortaya çıkar. Ancak, çalışma sisteminizi bir günde tamamen yenilemeye kalkarsanız, mevcut sürecinizde kaybolabilecek önemli unsurlar olabilir.

4- Lider Konumuna Esnek Bir Alan Tanıyın 

Kanban yöntemi, sürekli iyileştirme ruhunu yansıtarak değişimin kaynağının sadece "yukarıdan aşağıya" değil, her yerden gelebileceğini kabul eder. Bu metodoloji, ekip üyelerini sürece aktif olarak dahil etmeyi, süreçlerin gelişimi için yenilikçi fikirlerin ortaya çıkmasını teşvik etmeyi ve yeni iş girişimlerine liderlik etmeyi teşvik eder. Kanban, bir organizasyonun her seviyesinden katkıların değerli olduğunu kabul ederek, değişimin herkese açık bir süreç olduğunu vurgular. Bu yaklaşım, ekiplerin adaptasyon yeteneklerini güçlendirirken, sürekli olarak daha etkin ve verimli hale gelmelerini sağlar.

Kanban Tekniği Kaça Ayrılır?

Günümüzde, Kanban kavramı iki farklı bağlamda karşımıza çıkmaktadır. Birincisi, Toyota'nın üretim süreçlerinde kullandığı Kanban sistemidir. Diğeri ise David Anderson tarafından geliştirilen ve 2004 yılında Microsoft'un Agile metodolojisiyle birlikte uygulamaya başladığı Kanban sistemidir. Bu iki yaklaşım, farklı endüstrilerde ve işletmelerde uygulanarak süreçlerin daha verimli ve akıcı bir şekilde yönetilmesine olanak sağlamaktadır.

Kanban Panosu Tekniği Nasıl Uygulanır?

Kanban tekniği uygulaması iş yönetimini proje sürecini en pratik ve başarılı şekilde tamamlamanıza yardımcı olur. Kanban tekniği uygulamasında dikkat etmeniz gereken unsurlar şunlardır;

İş Akışınızı Görselleştirin: İş akışınızı görselleştirmek için bir Kanban panosu oluşturun. Bu panoda, yönetim kurulu, görevin başlangıcından tamamlanmasına kadar olan geliştirme sürecinin her aşamasını tasvir edin. Panonun fiziksel ya da sanal olması fark etmez, önemli olan ekibinizin iş akışını net bir şekilde görebilmesidir. Bu sayede, her bir görevin durumunu, hangi aşamada olduğunu ve hangi adımların tamamlandığını kolaylıkla takip edebilirsiniz. Bu da işlerin daha düzenli ve verimli bir şekilde ilerlemesine yardımcı olacaktır.

İş Akışı Standartlarını Belirleyin: İş akışı aşamalarını ekibinizin süreçlerine ve gereksinimlerine göre tanımlayın ve standartlaştırın. Yaygın aşamalar arasında "Yapılacaklar", "Devam Ediyor" ve "Bitti" yer alır, ancak benzersiz iş akışınızı yansıtacak şekilde gerektiği şekilde özelleştirin.

Olası Engelleyicileri Vurgulayın: Kanban panonuzun, engellerin ve bağımlılıkların hızla tanımlanmasını sağladığından emin olun. Bu şeffaflık, sorunları hızlıca çözme imkanı verir ve iş akışı kesintilerini önler.

İşbirliğini Teşvik Edin: Ekibinizde, üyelerin topluca karşılaşılan zorlukları ele aldığı ve iş akışının sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamak için bir araya geldiği bir işbirliği kültürünü teşvik edin. Bu işbirliği odaklı yaklaşım, verimliliği artırır ve görevlerin daha hızlı tamamlanmasına olanak tanır.

Kanban Tekniği Örneği

Bir yazılım geliştirme ekibi, Kanban panosu kullanarak işlerini yönetiyor. Pano, "Beklemede", "Üzerinde Çalışılıyor", ve "Tamamlandı" olmak üzere üç sütundan oluşuyor.

1. Beklemede: Bu sütunda, yapılacak işler listelenir. Örneğin, yeni bir özellik eklenebilir veya bir hata düzeltilebilir.

2. Üzerinde Çalışılıyor: Ekip üyeleri bu sütuna işleri taşıyarak üzerinde çalışmaya başladıklarını gösterir. Her iş için bir kişi sorumludur.

3. Tamamlandı: İşlerin tamamlandığı ve müşteriye teslim edilmeye hazır olduğu sütun. Bu aşamada işler test edilir ve onaylanır.

Ekip, her işin bir kart üzerinde temsil edildiği ve tahtanın üst kısmında beklediği, ortada üzerinde çalışıldığı ve alt kısımda tamamlandığı şeklinde bir akışı takip eder. Bu şekilde, ekip her işin durumunu kolayca görebilir, öncelikleri belirleyebilir ve işleri verimli bir şekilde yönetebilir.

Dijitalde Kanban Tekniği Uygulamaları

Dijitalde de pratik bir Kanban tekniği panosu oluşturmak istiyorsanız yararlanabileceğiniz bazı uygulamalar;

1. Trello: Belki de en popüler kanban uygulamalarından biri olan Trello, kullanıcıların kartlarla iş öğelerini listeleyip sürükleyerek bırakarak kolayca yönetmelerini sağlar. Görsel ve kullanımı kolay arayüzüyle dikkat çeker.
2. Jira: Özellikle yazılım geliştirme ekipleri arasında yaygın olarak kullanılan Jira, karmaşık projeler için gelişmiş takip ve yönetim özellikleri sunar. Kanban, Scrum ve diğer çevik yöntemleri destekler.
3. Asana: Hem kişisel hem de iş projeleri için kullanılan Asana, kullanıcıların iş akışlarını ve projelerini kolayca planlamalarına ve takip etmelerine olanak tanır. Kanban, liste ve takvim görünümleri sunar.
4. Monday.com: Çeşitli sektörlerdeki ekiplerin işbirliği yapmasını sağlayan Monday.com, kanban ve diğer iş yönetimi araçlarını bir araya getirerek ekiplerin verimliliğini artırmayı hedefler.
5. Notion: Notion, belge oluşturma, proje yönetimi, görev takibi ve daha birçok işlevi bir araya getiren çok yönlü bir platformdur. Kanban görünümü sayesinde görevleri kolayca yönetmenizi sağlar.