e-Dönüşüm Nedir? e-Dönüşüm Çözümleri Nelerdir?

Ana hedefi zaman ve maliyet tasarrufu sağlamak olan e-dönüşüm beraberinde getirdiği olanaklarla birlikte firmaların maliyet yükünü azaltırken aynı zamanda süreçlerin daha hızlı ilerlemesini sağlıyor. Peki, işletmelere sağladığı avantajlarla tercih sebebi olmaya devam eden e-dönüşüm nedir? Şirketler, firmalar ve işletmeler için e-dönüşüm çözümleri nelerdir?

Dijital çağın iş hayatına en büyük katkılarından biri olan e-dönüşüm sayesinde işletmeler veri depolamada ve işlemede önemli bir tasarruf elde ediyorlar. Bu tasarruf firmaların gider oranını azaltırken aynı zamanda buradan elde ettikleri bütçeyi farklı alanlarda değerlendirmelerine imkan sağlıyor. Fotokopi, imza, çıktı ya da kaşe gibi süreçleri fiziksel olarak değil dijital ortamda sağladığı için işlemlerin de hızlı bir şekilde ilerlemesine olanak tanıyor. Peki, tam olarak e-dönüşüm nedir?

e-Dönüşüm Nedir? Muhasebe ve Finans Süreçlerine Etkileri Nelerdir?

Kısaca e-dönüşüm iş süreçlerini daha hızlı, ekonomik ve çevre dostu olacak şekilde yönetmeyi sağlayan ve bu işlemleri dijital ortamda gerçekleştirmesi nedeniyle iş sürecini de hızlandıran bir tasarruf aracı olarak tanımlanabilir. Özellikle muhasebe ve finans alanında ihtiyaç duyulan veri depolama durumu nedeniyle meydana gelen giderler dönem dönem şirketlerin maliyet yükünü artırabiliyor. Çok sayıda işlemin gerçekleştirildiği büyük ölçekli firmalarda bu durum binlerce kağıt, imza, fotokopi ya da kaşeleme anlamına geliyor. İşte tam bu noktada devreye giren e-dönüşüm tek bir tuşla bütün bu işlemlerin kısa süre içerisinde gerçekleştirilmesini sağlarken aynı zamanda şirketi önemli bir mali yükten kurtarıyor. Kilolarca kağıt tasarrufu sayesinde aynı zamanda çevre dostu bir sistem olduğunu da hatırlatıyor.

Muhasebe ve finans sektöründe gerçekleştirilen denetimler nedeniyle bu alanlarda veri depolama da büyük önem taşıyor. Çok sayıda işlemin yapıldığı işletmelerde sadece bu arşivi saklamak için bile devasa bir alan gerekiyor. e-Dönüşümü tercih eden işletmelerse hem arşivlerini dijital ortamda tutarak alan tasarrufu sağlıyor hem de yangın, deprem ya da diğer afet durumlarında arşivlerinin yok olmasının önüne geçiyorlar.

e-Dönüşüm Sistemleri Nelerdir?

Tüm bu zaman ve maliyet tasarrufundan faydalanmak için dönüşüm sürecini başlatmayı düşünen işletmeler açısından sistem beş başlık altında ele alınabilir.

e-Fatura

e-Fatura, Vergi Usul Kanunu'na göre gereken tüm bilgileri içeren ve formatı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen bir elektronik doküman olarak isimlendirilebilir. Satıcı ile alıcı arasındaki veri transferi GİB üzerinden gerçekleşir ve talep edilmediği sürece kağıt kullanımını tamamen ortadan kaldırır. Geleneksel faturalarda çıktı, elle imza ya da kaşe gibi fiziksel işlemler süreci yavaşlatırken e-fatura elektronik ortamda tüm bu işlemlerin hızlı bir şekilde halledilmesini sağlar. Bu elektronik dokümanda normal faturada yer alan her türlü bilgi yer alır ve basılı faturadan tek farkı dijital ortamda olmasıdır. Her iki fatura türü de Vergi Usul Kanunu'na uygun olarak kullanılabilir ve denetimlerde işletmelere herhangi bir zarar vermez, aksine arşivleme ve bulma aşamaları daha basit olduğu için fayda sağlar.

e-Arşiv

e-Fatura gibi bir elektronik fatura çeşidi olan e-Arşiv ilk türe oranla küçük bir fark barındırıyor. e-Fatura, sisteme kaydolmuş iki işletme arasında gönderilen bir fatura türü olarak tanımlanırken e-Arşiv ise bir tarafın elektronik fatura sistemi kullanıcısı olduğu diğer tarafın bu sisteme kayıtlı olmadığı fatura türü olarak belirtilebilir. Bireysel kullanıcılar e-ticaret firmalarından bir ürün aldıklarında genellikle mail adreslerine e-arşiv fatura gönderilir, bunun nedeni bireysel kullanıcıların e-ticaret firmalarından ürün satın alırken fatura sistemine kayıtlı olmaması olarak gösterilebilir. Aynı zamanda bir işletmenin e-arşiv kullanıcısı olabilmesi için ilk olarak e-fatura sistemine kaydolması gerekir.

e-Defter

Dijital ortamda olmayan haliyle yevmiye defteri ya da defter-i kebir olarak bilinen bu belge ise elektronik ortamda zaman damgası ve imzayla birlikte saklanarak devlet ile işletme arasındaki sürecin daha düzenli işlemesini sağlar. e-Defter elektronik ortamda yer aldığı için ekstra noter onayına gerek kalmaz yine bu da maliyet açısından işletmelere fayda sağlar. İşletmeler e-faturaya zorunlu geçiş yapmadıkları takdirde e-defter kullanımında da zorunlu değillerdir ancak diğer e-dönüşüm imkanlarından yararlanarak tasarruflarını genişletmeyi planlayan firmalar genellikle bu uygulamayı da sistemlerine dahil eder.

e-İrsaliye

2019 yılından bu yana işletmeler için vazgeçilmez olan bu sistem ise kısaca var olan irsaliyelerin dijital ortamda hazırlanması olarak tanımlanabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı geçtiğimiz yıllarda 487 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile bu sistemi uygulamaya almıştı. İşletmeler e-faturalarını hazırlayıp ilgili kişilere gönderdikten sonra aynı şekilde irsaliyelerini de elektronik ortamda hazırlayabiliyorlar. Hazırlanan bu e-irsaliye aynı zamanda sevk irsaliyesi yerine de sayılabiliyor. GİB alt ciro haddi 10 milyon lira olan mükellefler için e-irsaliyeyi zorunlu hale getirmişti. İrsaliye içerisinde gönderici veya satıcı firmanın adı, adresi, iletişim bilgileri, alıcı bilgileri, gönderinin içeriği, miktarı, cinsi, ağırlığı ve diğer özellikleri, taşıma ve nakliye bilgileri, ödeme bilgileri, teslimat bilgileri, ek açıklamalar ve imzalar yer alıyor.

e-Mutabakat

Ticari işlem gerçekleştirecek olan firmalar bu işlemlerin doğruluğunu ve uygunluğunu kontrol etmek amacıyla e-mutabakat imzalarlar. Bu belge sayesinde ilgili işlemin tarafı olan işletmeler hem daha güvenilir bir alışveriş yapar hem de ikili ticareti koruma altına almış olurlar. Taraflar arasında gerçekleştirilen bilgilerin paylaşımı ve uyuşmazlıkların çözümü yine e-mutabakat sayesinde kolaylaştırılır.

e-Dönüşüm Ürünlerinin İşletmelere Olan Avantajları Nelerdir?

e-Dönüşüm ürünleri işletmelere çok sayıda avantaj sağlar. Dönüşüm sürecine geçiş yapmak isteyen işletmelerin sahip olacağı avantajları maliyet azaltmadan verimlilik artışına, veri yönetiminden bilgi güvenliğine kadar birçok başlık altında değerlendirmek mümkün.

Kağıt ve işlem maliyetlerinin azaltılması: e-Dönüşüm ürünleri, kağıt kullanımını azalttığı için işletmelerin iş sürecindeki işlem maliyetini minimize eder. Belgelerin dijital ortamda depolanması, işlenmesi ile basım ve posta maliyetleri tamamen ortadan kalkar. Günlük binlerce işlemin gerçekleştiği bir işletme için bu devasa bir tasarruf anlamına gelir.

Hız ve verimlilik artışı: Dönüşümü gerçekleştirmeyen firmalarda süreçler manuel olarak ilerlediğinden iş akışı daha yavaş olur, bu da verimliliğin azalmasına veri işlemlerinin uzamasına yol açar. Dönüşümü sağlayan firmalar ise dokümanları elektronik ortamda hazırladıkları için hem anında paylaşabilir ve işlemleri otomatik hale getirebilir hem de süreci hızlandırdığı için şirketin verimini artırır.

Uzaktan erişim ve işbirliği: Veriler elektronik ortamda depolandığı ve işlendiği için belgelere uzaktan erişime imkân tanır. Bu sayede farklı alanlarda yer alan ekipler arasındaki iş birliği de artar. Özellikle birden fazla yönetim yerine sahip ya da merkez ile iş sürecinin uzaklarda gerçekleştiği işletmeler açısından büyük kolaylık sağlar. Olası bir sorunda ya da kontrol etme durumunda uzaktan erişim nedeniyle müdahaleler daha kolay gerçekleşir ve süreçteki olası problemler daha çabuk giderilir.

Daha iyi veri yönetimi ve güvenliği: Dijital olmayan belgeler belirli bir alan kapladığından yedekleme mekanizması genellikle maliyetleri iki katına çıkarır. Bu nedenle işletmeler bu durumdan kaçınabilirler. Bu da yangın ve deprem ve benzeri durumlarda şirket verilerinin tamamen yok olması gibi kötü sonuçlar doğurabilir. Ancak dönüşümünü tamamlamış olan bir işletme büyük miktarda verilerini düzenli ve güvenli bir şekilde saklayabilir, çok küçük maliyetlerle verilerini sınırsız sayıda yedekleyebilir. Bu da bir veri merkezinde çıkacak olası problemler karşısında firmaları çözümsüz olmaktan kurtarır. İşlemi gerçekleştiren kişiler verilerin yedeklendiğini bilerek daha kolay hareket edebilir ve iş sürecine odağını verebilir.

Çevresel duyarlılık: Dönüşümün en önemli katkılarından biri de çevreye sağladığı katkı. e-Devlet de dijital dönüşümün en büyük örneklerinden biri olarak gösterilebilir. Nasıl e-devlet’in uygulamaya girmesiyle birlikte fatura üzerine alma ya da iptal etme, emeklilik sorgulama ve prim gün sayısı öğrenme gibi birçok işlem ya da başvuru dijital hale getirilerek milyonlarca kağıt tasarrufu sağlandıysa bunun aynısının işletmeler için yapılabileceğini söylemek de mümkün. Çevresel duyarlılığın artmasıyla birlikte ilerleyen yıllarda devletin de e-dönüşüme yönelik teşvik edici programları devreye alması bekleniyor.

Daha iyi müşteri hizmetleri: İş akış süreci daha hızlı ve sorunsuz ilerlediği için müşteri hizmetleri de doğal olarak daha iyi bir biçimde sağlanmış olur. Müşteri deneyiminin artması işletmenin yeniden tercih sebebi olmasını sağlar ve bu da gelirleri artırır. Zaten maliyet azalması nedeniyle kâra geçmiş olan işletme daha iyi müşteri hizmeti sağladığı için rakipleri arasından tercih edilerek gelirini de artırır. Yani dönüşüm süreci giderleri azaltmakla kalmaz aynı zamanda gelirlere de önemli ölçüde katkı sağlar.

İnsan hatalarının azaltılması: İşlemlerin manuel olarak gerçekleştirilmesi birçok hatayı beraberinde getirir. İşlem esnasında dikkati dağınık olan personel kolaylıkla hata yapma eğilimine sahipken dönüşüme geçmiş olan işletmede işlemler otomatik yapıldığından insan kaynaklı hatalar sıfırlanır. Bu durum da insan hatası kaynaklı problemlerin önüne geçerken işlemlerin daha sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlar.

Rekabet üstünlüğü: İyi bir müşteri deneyimi sunan firma rakipleri arasında kendisine rekabet üstünlüğü sağlar. Dönüşümü benimseyen işletmeler sorunlara daha hızlı tepki verebilir, daha iyi hizmet sunabilir ve rekabet avantajı elde edebilirler.

Diğer sistemlerin yanı sıra elektronik imza, bulut bilişim, elektronik kimlik doğrulama gibi işlemler de birer dönüşüm olarak kabul edilebilir. Dünya genelinde elektronik dönüşümün en fazla benimsendiği yerler arasında Estonya, Singapur, Norveç, Güney Kore ve Hollanda gibi ülkeler yer alır. Türkiye de nüfusun yarısından fazlasının kullandığı e-devlet ile bu alanda ilerlemiş ülkeler arasında bulunur.

e-Dönüşüm Hizmet Paketi Nedir?

e-fatura, e-arşiv, e-defter, e-irsaliye ve e-mutabakat gibi tüm e-dönüşüm süreçlerini içerisinde barındıran paketlere e-dönüşüm hizmet paketi adı verilir. Bu hizmet paketi kullanılarak işletmeler e-dönüşüme geçişini hızlandırabilir, tek tek dönüşüm süreciyle uğraşmak yerine toplu bir şekilde tamamen dönüşümlerini sağlayabilirler. Hizmet paketinin tamamının tercih edilmesiyle birlikte işletme komple dönüşümünü gerçekleştirir ve hiçbir alanı kaçırmadan elektronik dönüşümünü tamamlayabilir.

e-Dönüşüm Türkiye Projesi Nedir?

Geçtiğimiz yıllarda başlatılan e-Dönüşüm Türkiye Projesi ile vatandaşlara daha kaliteli ve hızlı kamu hizmeti sağlamak hedeflenmiş, aynı zamanda katılımcı, şeffaf, etkin ve basit iş süreçlerine sahip bir yapı kurmak amaçlanmıştır. 64 milyonu aşkın kullanıcı sayısı, 7422 hizmet ve 1001 kurumu bünyesinde barındırmasıyla e-Devlet’in Türkiye’nin en büyük e-dönüşüm projesi olduğunu söylemek mümkün.

Kamuda sağlanan bu tasarruflar farklı alanlarda hizmet olarak vatandaşlara geri dönüyor. Süreçler daha hızlı ilerlediği için vatandaşlar da kamuda uygulanan elektronik dönüşümden faydalanmış oluyorlar. İşletmeler de kendi dönüşümlerini tamamlayarak elde ettikleri tasarrufla ister eleman artırabilir, ister ürün yelpazesini genişletebilir ya da büyüme yatırımlarında bu tasarruflarını kullanabilirler. Sağlandığı avantajlar nedeniyle her geçen gün daha çok işletme elektronik dönüşümü tercih ederken bu alanda hizmet veren şirketler de gün geçtikçe artıyor.