Bordrolama Nedir, Nasıl Yapılır?

İnsan kaynakları departmanlarının en temel işlevlerinden biri olan bordrolama süreci hem işveren hem de çalışanlar açısından önemlidir. Çalıştırılan işçiye ödeme yapıldığını, işçinin anlaştığı ödemeyi aldığını belgeleyen bordro, çalışma hayatında her iki tarafı da yasal zeminde koruma altına alır. Personel özlüğünün en önemli parçası olan bordrolama sürecinde de dikkat edilmesi gereken noktalar elbette var. Bordro nedir, bordroda neler bulunur, bordrolama nedir ve daha fazlasını sizin için cevapladık?

Bordro Nedir?

Bordro, yani maaş bordrosu nedir sorusunu özetle maaş ödemelerinin ayrıntılı dökümü, maaşın hesap özeti şeklinde cevaplayabiliriz. Maaş bordrosu her ay işveren tarafından düzenli olarak hazırlanır. Çalışanın brüt maaşı, brüt maaştan yapılan prim kesintileri, vergi giderleri, varsa ek ödemeler, yardımlar ve çalışanın eline geçen net maaş bordrosunda yer alır. Bordro, resmi geçerliliği olan bir belgedir. İşverenin çalışana maaş ödediğini kanıtlar. Ayrıca çalışanın gelirini ve gelirinden yapılan kesintileri düzenli olarak takip etmesini sağlar. Bordro, çalışanın özlük dosyasının en önemli unsurlarından biridir.

Bordrolama Nedir?

Bordrolama esasen hesap dökümü çıkarmaktır. Maaş bordrolaması ise bir şirketteki çalışanların maaşlarının hesaplanması, ödenmesi ve tüm kesinti ve ek ödemelerle birlikte kayıt altına alınması işlemlerini ifade eder. Bu işlemler genellikle insan kaynakları departmanları tarafından yapılır ve personelin özlük dosyasına eklenir. İnsan kaynakları olmayan şirketlerde ise bu iş muhasebe departmanı tarafından yürütülür. Bordrolama süreci sayesinde çalışanların maaş ödemesinin ve maaşlardan yapılan zorunlu kesintilerin düzenli olarak gerçekleştirilmesi sağlanır.

Bordrolama Nasıl Yapılır?

Bordrolama işlemi genellikle bordrolama programları kullanılarak yapılır. Az çalışana sahip işletmelerde ise bu iş Excel kullanılarak gerçekleştirilir. Çok sayıda çalışana sahip firmalarda ise insan kaynakları departmanı adına bordrolama firmaları bu işi yürütür. Nasıl yapılıyor olursa olsun bordrolama işlemi sırasında aşağıdaki süreçler dikkate alınır.

1. Olması gereken bilgilerin girilmesi
2. Kesinti ve ödemelerin hesaplanması
3. Maaş ve prim ödemelerinin yapılması
4. Kayıtların tutulması

Bordroda Neler Bulunur?

4857 Sayılı İş Kanunu'na göre maaş bordrosunda aşağıdaki bilgilerin bulunması gerekmektedir.

• Bordro tarihi
• İş yeri sicil numarası
• Çalışanın adı ve soyadı
• Çalışanın işyerindeki unvanı
• Çalışanın SGK numarası
• Çalışanın aldığı ücret türü
• Çalışanın brüt maaşı
• Çalışma günü sayısı
• Tatil günleri
• Tatil günlerine bağlı kazancı
• İşyeri ek ödemeleri
• Varsa özel kesintiler
• Yasal kesintiler
• Matrah kesintileri
• Vergi indirimleri

Bordrolama Nasıl Hesaplanır?

Maaş bordrosu hesaplanırken iş yeri tarafından yapılan özel kesintilerin ve SSK primi, damga vergisi gibi zorunlu kesintilerin kalem kalem gösterilmesi gerekmektedir. Standart bir maaş bordrosunda olan standart işçi ve işveren tarafı kesintileri ve oranları aşağıdaki gibidir.

• %14 SGK işçi primi
• %20,50 SGK işveren primi
• %1 İşsizlik sigortası işçi payı
• %2İşsizlik sigortası işveren payı
• Gelir vergisi matrahı (Çalışanın brüt maaşından SGK primi, işsizlik primi ve vergi istisnalarının çıkarılması ile hesaplanır.)
• Gelir vergisi (Çalışanın bir yıllık toplam kazancı ve kazanca denk gelen vergi oranına göre hesaplanır.)
• Binde 7,59 damga vergisi
• Net ücret (Brüt maaştan tüm kesintilerin çıkarılması ile hesaplanır.)

Maaş ve Zorunlu Prim Ödemeleri

İşverenler çalışanlarının maaşlarını -aksi yönde anlaşma sağlamışsa- TL cinsinden özel olarak açılan banka hesaplarına transfer ederek ödemelidir. Maaştan kesilmesi gereken zorunlu kesintiler ise kurumun anlaşmalı olduğu banka hesaplarına transfer edilerek, PTT yoluyla ve e-SGK aracılığı ile ödenir.

Bordro Kayıt Süreci

Bordrolama aşamasının son aşaması kayıt aşamasıdır. İş Kanunu'nun 37. maddesi gereği işverenler ödeme yaptıkları maaş için bordroyu hazırlamalı ve çalışana sunmalıdır. Sanılanın aksine maaş bordrosunda çalışanının imzasının olmasına gerek yoktur.

E-Bordro Nedir?

E-Bordro, online bordrolama araçları ile hazırlanan, bulut ortamında muhafaza edilen ve online olarak paylaşılabilen bordro ve bordrolama sistemidir. Bu sistem sayesinde işletmeler çalışanlarının maaşlarını ve yasal kesintileri online ortamda yapar, bordroları elektronik ortamda hazırlar, paylaşır ve takip eder. E-Bordro sistemi, işletmeler için verimlilik ve doğruluk sağlar ve çalışanlar için de kolaylıklar sunar.

Bordrolama ve Özlük İşleri Nedir, Ne İşe Yarar?

İşletmeler iş kanununa göre çalışanlarının maaşlarından yapılan kesintileri, varsa ek ödemeleri bordroya işlemek zorundadır. Maaş ödemesi ve bordro oluşturma sürecinin tamamı bordrolama süreci olarak adlandırılır.

Özlük İşleri ise bir işletmedeki çalışanların tüm haklarının korunması, gözetilmesi, yönetimi ve denetimi ile ilgili faaliyetleri ifade eder. Özlük işleri, çalışanların sağlık sigortalarının yatırılmasından performans takip sisteminin yürütülmesine, disiplin cezalarından devamsızlık takibine, çalışan eğitiminden terfi ile ödüllendirmeye kadar birçok farklı alanı kapsar.

İş Kanunu'nun 75.maddesi gereği işletmeler personelleri için özlük dosyası bulundurmak zorundadır. Personelin haklarının korunması, personeller arası adil bir sistemin oluşturulması, çalışanlarının kariyer gelişimleri ve memnuniyeti için özlük dosyası kritik öneme sahiptir.

Bu da ilginizi çekebilir: İş Başvurusunda Bulunanlara Olumsuz E-Posta Nasıl Yazılır?

Bordro Hakkında Bilinmesi Gerekenler

Bordroda net maaş nerede yazar?
Bordroda net maaş genellikle bordro belgesinin sağ alt köşesinde yazılıdır. Bordronun üst bölümlerinde ise yasal ve özel kesintiler yer alır.

Bordro nasıl öğrenilir, nasıl alınır?
Çalışanlar maaş bordrolarını çalıştıkları süre içinde işyerlerinden talep edebilir. İşyerleri çalışana bordrosunu vermekle yükümlüdür. Bunun dışında e-devlet üzerinden de e-bordro alınabilir. E-devlet hesabına giriş yapıldıktan sonra "Hazine ve Maliye Bakanlığı E-Bordro Hizmeti" bölümünden yıla ve aya göre maaş bordrosu alınabilir.

İşveren bordro vermek zorunda mı?
İş Kanunu2nun 37 maddesi gereği işverenler çalışan maaşları için bordro düzenlemek ve çalışanlarla paylaşmak zorundadır.

Bordrolar kaç yıl saklanır?
Vergi mevzuatı gereği personel bordrolarının beş yıl süreyle saklanması gerekmektedir. İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatında ise bordroların muhafaza süresi 15 yıldır.

AGİ, Asgari Geçim İndirimi bordroda nasıl ve nerede gösterilir?
AGİ tutarı Asgari Geçim İndirimi başlığı ile bordroda ayrı bir satırda gösterilir. Aldığı ücret vergilendirilen tüm çalışanlardan AGİ uygulamasından yararlanabilir.