Zaman Yönetiminde Yardımcı Olabilecek İpuçları

İş hayatında en çok zorlanılan konulardan birisi de zamanı iyi bir şekilde yönetmektedir. Elbette zaman akıp gitmektedir. Fakat çalışma düzenimizde yapacağımız küçük ama özenli değişikliklerle birlikte akıp giden zamanın sizin için bir kayıp olmasını engelleyerek geçirdiğiniz her anın verimli geçmesini sağlayabilirsiniz. Çeşitli konular üzerinde hiç vakit kaybetmeden yolunuza devam ederken bazı görevler sizi zorlayabiliyor ve zamanınızın büyük bir bölümünü çalıyor olabilir. Bu gibi durumlarda yapılması gereken şey zamanı yönetebilmek için ufak tefek değişiklikler yapmak olacaktır. Sizin için hazırlamış olduğumuz bu yazıda zamanı etkin bir şekilde kullanabilmek için uygulamanız gereken bazı noktalardan bahsedeceğiz.

Liste

İş hayatında belki de en önemli şeylerden biri yapılacaklar listesi hazırlamaktır. Yapmanız gereken her şeyi bir liste halinde madde madde yazmanız ve ardından bu maddeleri önem sırasına göre sıralamanız gerekmektedir. Fakat hayatımız sadece iş hayatından ibaret değildir. Bu sebeple bireylerin sosyal hayatını da geri plana atmaması gerekir. Sadece işe odaklanan bir kişi, aile ve arkadaş hayatında sorunlar yaşayarak hem sosyal hem de iş hayatının dengesini bozabilir. Bu da çalışma sırasında dikkat dağıtıcı türden his ve düşüncelerin belirmesine yol açacaktır.

Hedef

Hazırlamış olduğunuz listede yer alan maddelere bir süre zaman ayırın. Ardından kendinize kısa, orta ve uzun vadeli hedefler belirleyin. Ardından kısa vadeli hedefleriniz ile orta ve uzun vadeli hedefleriniz arasında bağlantılar kurun. Böylece kısa vadeli hedefleriniz üzerine çalışırken aynı zamanda orta ve uzun vadeli hedefleriniz için de çalışmaya başlamış olursunuz.

Hedeflerinizin akılda kalıcı olması gerekir. Bu sebeple kendinize hedef belirlerken uzun cümleler yerine kısa cümleler kullanın. Ayrıca çok fazla hedef belirlemek, yapılacak çok fazla şey olduğu ve tüm bunları zamanında bitiremeyeceğinizi düşündürebilir. Bu yüzden hedef sayısını yüksek tutmayın. Son olarak, belirlemiş olduğunuz hedefler her daim görebileceğiniz bir yerde olsun. Böylece yapmanız gereken şeyler aklınızdan çıkmayacaktır.

Öncelik

Yapılacaklar listesini hazırladıktan sonra kendinize kısa, orta ve uzun vadeli hedefler oluşturdunuz. Bu aşamadan sonra belirlemiş olduğunuz hedeflere göre önceliklerinizi belirlemeniz gerekecek. Yapacağınız şeyleri önem sırasına göre sıralamanız acil işlerinizin elinizden kayıp gitmemesini sağlayacaktır. Ne acil ne de önemli olan işler ile kendinizi meşgul etmemeniz açısından bu tür adımları atmanız gerekecektir. Ayrıca özel hayatınız ile alakalı acil ama pek de bir önemi olmayan yapılacakların da iş hayatınızı zora sokmasını istemiyorsanız iş ve sosyal hayatınız arasına çok da kalın olmayan bir bariyer koyarak her iki hayat için de biraz esneklik payı bırakmalısınız.

Düzen

Hedef ve öncelikleriniz göre hazırlamış olduğunuz listeyi kendinize günlük ve haftalık bir program çıkartarak uygun şekilde düzenlemeniz gerekir. Fakat burada dikkat edilmesi gereken şey, biraz önce de bahsetmiş olduğumuz gibi çalışma ve özel hayatınız arasında esneklik payı bırakmak ve yeri geldiğinde bir taraf için diğerinden ödün verecek şekilde programlarınızı hazırlamak olacaktır. Bunu yapabilmek için de kimi zaman beklenmeyeni beklemeniz gerekebilir. Hayatı bir satranç tahtası gibi düşünüp birkaç adım sonrasını tahmin etmeye çalışın. Bu sayede de aniden gerçekleşen olaylar karşısında soğukkanlı bir şekilde durabilmenizi sağlayacaktır.

Mola

Hedef ve önceliklerinize göre hazırlamış olduğunuz çalışma programında atlanılmaması gereken en önemli şey vereceğiniz aralardır. Araların ne çok kısa ne de çok uzun olması gerekmektedir. Bununla birlikte çalıştığınız süreyi fazla uzun tutmadan kısa aralar vermek zamanınızı etkili bir şekilde kullanırken daha verimli bir iş elde etmenizi sağlayacaktır. Yapılan tüm araştırmalara göre beynimiz yaklaşık olarak bir saatlik bir çalışmanın ardından gittikçe hızlanan bir oranda yorulmaya ve yaptıklarına yeteri kadar dikkat etmemeye başlar. Bu yüzden vereceğiniz molalar, zaman kaybından ziyade sizin için bir kazanç olacaktır.

Hayır

Yapmanız gereken her şeyi bir düzene oturtmuşken, önemli ya da önemsiz yapılması gereken işleriniz ile uğraşıyorken, iş arkadaşınızdan, arkadaşlarınızdan ya da ailenizden gelen çeşitli istek ve ricalara karşı hiç düşünmeden "Evet." Cevabını vermemelisiniz. Hazırlamış olduğunuz listeye bakarak yapmanız gereken şeyleri ele almalısınız. Düzeninizi ne kadar bozarsanız toparlaması da o kadar zor olacaktır. Bu yüzden gerektiği zaman "Hayır" demesini bilmeniz gerekmektedir.

Dikkat

Çalışırken dikkatinizi dağıtan her türlü araç ve gereçten uzak durmalı ve bu tür nesneleri kendinizden uzak tutmalısınız. Cep telefonlarının sağladığı avantajları bir yana yanlış kullanım sebebiyle ayın avantajların dezavantaja döndüğünü görebiliyoruz. Bu nedenle de çalışmaya başladığınız zaman önemli bir haber almayacak ya da önemli bir görüşme yapmayacaksanız cep telefonunuzu gözünüzün önünden uzak tutmalısınız. Bununla birlikte size hedeflerinizi hatırlatacak ve sizi yaptığınız iş konusunda motive edecek şeyleri de yanınızda tutmanız veriminizi arttıracaktır. Bu sembolik eşyalar olabileceği gibi ailenize ait birkaç fotoğraf da olabilir.

Bakış Açısı

Karşılaştığınız zorluklara karşı farklı bakış açılarıyla bakmanız sorunların üstesinden gelmenizi kolaylaştıracaktır. Bireyler kendilerine koymuş oldukları zihinsel setlerle birlikte geçmişte uygulamış olduğu çözüm stratejilerini her olaya aktarmaya çalışır. Fakat yaşanılan her durum birbirinden farklıdır. Bu nedenle olaylara bir başkasının gözünden bakmak her daim faydalı olacaktır. Bunun için yeni şeyler öğrenmek için vakit ayırabilir ya da arkadaşlarınız ve aileniz ile konuşarak onların fikirlerini alabilirsiniz. Unutmayın, akıl akıldan üstündür.

Rutin

Bir gününüzün diğer gününüzden farkı yoksa, muhtemelen mutsuz bir hayat geçiriyorsunuzdur. Zira monoton geçen bir hayat giderek sahip olduğu olumlu özelliklerin yitip gitmesine sebep olarak eskiden severek yaptığınız şeylerin bir süre sonra sıradanlaşmasına yol açar. Bu bir yana yapacağınız küçük rutinlerin işinize odaklanmanız konusunda yardımcınız olabilir. Ayrıca bu tür rutinler sayesinde yapacaklarınızı belirli bir düzene koyarak, kısa bir sürede işe odaklanabilirsiniz. Bu nedenle tüm hayatınızı rutine bağlamak yerine küçük rutinlerden bir hayat kurun.

Başarı

İş hayatında başarılar ve başarısızlıklar her gün sıklıkla rastlanan şeylerdir. İnsanlar genellikle kendilerini başarısızlıkları için suçlarken, başarılarından dolayı kutlamazlar. Bu da her olumsuz sonuç karşısında kolayca yılmamıza sebep olur. Belirlemiş olduğunuz hedeflere emin adımlarla ilerlerken, kendinize kurmuş olduğunuz düzen sayesinde elde ettiğiniz başarıların ardından kendinizi ödüllendirmeniz ya da en azından başarınızdan dolayı keyiflenmeniz gerekir. Zira uğruna birçok saatini harcamış olduğunuz işlerin ardından başarınızdan zevk almıyorsanız bu moralinizi düşürecektir.