Yapılacak Listesi Nasıl Hazırlanır?

Yapılacak Listesi Nasıl Hazırlanır?

Bireylerin çalışma hayatlarında olmazsa olmazı yapılacaklar listesine sahip olmaktır. Zira zamanı etkin bir şekilde yönetme konusunda başarılı olamayan kişilere ilk tavsiye edilen şey bir yapılacaklar listesi oluşturmaktır. Çünkü bu şekilde görevlerimizi bir araya toplar, önem sırasına göre sıralayabilir, her görev için belirli bir zaman ayırabilir ve boşa giden zamanı çok daha iyi bir şekilde değerlendirerek iş düzenimizin iplerini kendi elimize alabiliriz. Zamanınızı çok daha iyi bir şekilde değerlendirip, görevlerinizi daha hızlı bir şekilde yerine getirerek çok daha verimli bir şekilde çalışmak istiyorsanız yapılacaklar listesi oluşturmanız kaçınılmaz bir şeydir. Şimdi sizlere yapılacaklar listesini hazırlarken dikkat etmeniz gereken püf noktalardan bahsedeceğiz.

Liste

Yapılacaklar listesi oluşturmanın en temel kuralı yapmanız gereken görevleri tek bir sepetin içinde toplayabilmekten geçer. Bu nedenle de elinize kağıt ve kalem alıp ya da elektronik ortamda bir not defteri açıp yapmanız gereken görevleri bir bir yazmanız gerekir. Esnek çalışma saatlerine sahip olan kişilerin özellikle iş ve sosyal hayatı arasındaki dengeyi de bu listeyi oluştururken ele alması önemli olacaktır.

Hedef

Tüm görevlerinizi sıraladıktan sonra günlük ve haftalık hedeflerin yanı sıra dilerseniz uzun süreli düşünerek yıllık ve kariyer hedeflerinizi dahi hazırlayabilirsiniz. Fakat henüz yapılacaklar listesi üzerinden çalışma hayatını düzenlemeye başlamamış kişilerin bu tür uzun dönem hedeflerini listesine dahil etmeden önce kısa dönem hedefleri üzerinden zamanını etkin bir şekilde kullanabilmesi gerekmektedir. Belirlenen günlük ve haftalık hedeflerde dikkat edilmesi gereken bir diğer şey hedefleri kısa ve öz bir şekilde yazmaktır. Uzun cümleler yorucu ve dikkat dağıtıcı olacaktır. Bununla birlikte hedef sayınızın da fazla olması yapılacak işlerin bir yığın gibi durmasına sebebiyet vererek gözünüzü korkutacaktır. Ayrıca listenizi her daim görebileceğiniz kendinize yakın bir yerde tutmanız da fayda var.

Öncelik

Yapılacaklar listesinin olmazsa olmazı olan bir diğer şey önceliklerdir. Kısa veya uzun vadeli bir şekilde belirlemiş olduğunuz hedefleri de önem sırasına göre sıralamalı ve ona göre hareket etmelisiniz. Öncelikleriniz boş yere vakit kaybetmenizin önüne geçerek zamanınızı verimli bir şekilde kullanabilmenizi sağlayacaktır. Bu nedenle acil ve önemli işlerinizi listenizin en başına koymanız önem arz etmektedir. Ayrıca esnek çalışma saatlerine göre çalışan kişilerin sosyal hayatlarından da ödün vermemeleri için listelerine buna göre hazırlamaları gerekmektedir. İş sonrasında mesaiye kalacak olan ya da eve gidip dinlendikten sonra çalışmaya devam edecek olan kişilerin de yine aynı şekilde çalışmak için belirlemiş olduğu saatlerde esneklik payı bırakmaları gerekmektedir.

Zaman

Hedef ve önceliklerinize göre belirlemiş olduğunuz listede yer alan maddeleri ne kadar süre içinde gerçekleştireceğinizi de düşünmeniz ve buna göre planlama yapmanız gerekiyor. Bu tür listelerde en önemli kavramlardan biri zamandır. Sitemizde yer alan diğer bir yazıda da görebileceğiniz üzere zamanı etkin bir şekilde kullanmak oldukça önemlidir. Gün içinde ne kadar çalışacağınızı bildiğiniz için hangi işe de ne kadar vakit ayıracağınızı hesaplayabilmeniz gerekir. Bununla birlikte ortaya çıkabilecek olan acil işlerden dolayı da planlamalarınızda ekstra zaman aralıkları koymanız gerekecektir.

Mola

İşleri bir an önce bitirebilmek için dur durak vermeden çalışmak, zannedildiği kadar doğru bir yöntem değildir. Ne kadar çok çalışırsanız o kadar çok başarılı olacağınız elbette ki doğru bir varsayımdır. Başarıya sadece emek vererek ulaşabilirsiniz. Fakat çıktığınız bu yolda ara ara dinlenmeniz ve nefes almanız gerekecektir. Örneğin çalışmak için 1 saat ayırıyorsanız 10 ya da 15 dakikalık aralar vermeniz de rahatlamanızı ve bir sonraki işiniz için daha hazır olmanızı sağlayacaktır.

Ödül

İş ile geçen yorucu bir günün sonunda herkes yaptıklarının karşılığında ödül almak isteyecektir. Ödül, psikolojik araştırmalarda da birçok kez kanıtlandığı üzere en büyük motivasyon kaynaklarından biridir. Dilerseniz kendinize her işin sonunda küçük ödüller verebilir dilerseniz ise günün sonunda biraz daha büyük bir ödülle kendinizi motive edebilirsiniz. Kendinize küçük ödül olarak sevdiğiniz bir şarkıyı dinlemek, beğendiğiniz bir tatlıyı yemek, yakın bir arkadaşınızla konuşmak gibi motivasyon kaynakları seçebilirsiniz. Bununla birlikte günlük ya da haftalık görevlerinizin sona ermesinin ardından yapmaktan çok daha fazla hoşlandığınız ve biraz daha uzun bir süreyi kapsayan, film izlemek, oyun oynamak, kitap okumak ya da kendi zevkinize göre diğer türlü şeyler ile kendinizi ödüllendirmeniz de mümkündür.

Yapılacaklar Listesinde Nelere Dikkat Edilmelidir?

Yapılacaklar listesini hazırlayan kişilerin artık bu dakikadan sonra sihirli bir değnek yardımıyla her işinin eksiksiz ve doğru bir şekilde gideceğini sanmak gibi bir eğilimi vardır. Çünkü insanlar yapılması gerekeni yaptığını ve o saatten sonra her şeyin sorunsuz bir şekilde ilerleyeceğini düşünür. Fakat yapılacaklar listesinde dikkat edilmesi gereken bazı noktalar bulunmaktadır. Şimdi gelin bu noktalara bir göz atalım.

Denetim

Kendinize bir yapılacaklar listesi hazırlamış ve bu listeyi kullanmaya başladıysanız atlamamanız gereken son bir adım olduğunu da aklınızdan çıkarmamanız gerekir. Çünkü her küçük ya da büyük sistemde olduğu gibi denetim, konu yapılacaklar listesinde olduğunda da ön plana çıkmaktadır. Hayatımızın her alanında yapmamız gereken şeylerden biri de yapmak istediklerimiz ve yaptıklarımız arasındaki farkı kontrol etmek ve bu konuda çeşitli yol ve yöntemler kullanarak iyileştirmeler yapmaktır. Sistemin en iyi şekilde faaliyet göstermesini isteyen kişilerin mutlak surette kontrol mekanizmasını da düzenli bir şekilde çalıştırması gerekecektir. Zira oluşturmuş olduğunuz listeye yeteri kadar sadık değilseniz, yaptığınız işten yeteri kadar verim alamayabilirsiniz.

Denge

Yazımızın başından beri bahsettiğimiz noktaları doğru bir şekilde uygulamayan kişilerin ne iş hayatında ne de sosyal hayatında bir denge kurmasına imkan yoktur. Örneğin listenize çok fazla madde yazdıysanız, yazmış olduğunuz maddelere çalışma sürenizi aşan zamanlar belirlediyseniz ya da yapmak istediğiniz iş dışı şeyler için yeteri kadar vakit ayırmadıysanız dengeniz alt üst olacaktır. Böylece ne iş ne de özel hayatınızda ne yapmak istediğiniz şeyleri yapabilir ne de mutlu olabilirsiniz.

Stres

Çok fazla görev belirlemek, yapmanız gereken işlerin gözünüzde dağ gibi büyümesine sebep olacaktır. Bir de bu görevler için eksik ya da fazla zaman belirlerseniz eninde sonunda işin içinden çıkamayacak bir hale gelirsiniz. Böylece fazla mesaiye kalır, yorucu bir tempoya gider, giderek daha fazla yorulur, uykunuzu iyi alamaz, dikkatinizi kaybeder ve en nihayetinde strese yenik düşerek kendinizi parçalarsınız. Stres, birçok hastalığın temel psikolojik kriterlerinden biri olup iş hayatında birçok kişinin yaşadığı sorunlardan biridir. Yanlış bir liste hazırlamak, verimden ziyade verimsizliğe yol açacaktır.