Fatura Nasıl Kesilir?

Fatura, satıcının sattığı malların veya verdiği hizmetlerin bedellerinin yazılı olduğu ve müşteriden tahsil etmesi gereken tutarları ve vergiler dahil toplamı gösteren resmi satış, sevk ve tahsilat evrakıdır. İspat niteliği de olan resmi bir evrak olduğu için kimler tarafından, hangi durumlarda, nasıl düzenlenmesi gerektiği belirlenmiş kurallara tabidir. Bu yazımızda “Fatura nasıl kesilir?”, “Fatura kesilirken nelere dikkat etmek gerekir?” ve “e-fatura nasıl kesilir?” gibi soruların yanıtlarını bulabilirsiniz.

Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Kâğıt fatura düzenlenirken dikkat edilmesi gereken hususların başında KDV Dahil tutardan matrahı hesaplamak gelir. E-Fatura veya E-Arşiv düzenlenirken bu hesaplamalar otomatik olarak yapıldığı için manuel hesaplama yapmaya gerek kalmaz.
• Faturayı keseceğiniz müşteri LTD veya A.Ş. gibi bir şirket ise, Vergi Dairesini ve 10 haneli vergi numarasını yazmak gerekir.

• Müşteri bir şahıs veya şahıs şirketi ise Vergi Dairesi ve 11 haneli TC Kimlik numarasını yazmak yeterli olacaktır. Şahıs şirketlerinin, hatta herhangi bir şirketi olmayan her Türkiye Cumhuriyeti vatandaşının bağlı bulunduğu birer vergi dairesi ve vergi numarası bulunur. Ancak şahıslar bu numaraları bilmediklerinden TC Kimlik numarası faturalarda yeterli olur ve tercih edilir.

• Faturaya sadece kaşe basmak yeterli olmayacaktır, mutlaka imzalandığından da emin olmalısınız.
• Faturayı keseceğiniz müşteriniz bir e-Fatura mükellefi ise ve siz de e-fatura mükellefi iseniz, faturanızı ticari fatura veya temel fatura olarak kesebilirsiniz.

Fatura Türleri

Faturalar, işlem amacına, vergilendirme şekline, ödeme zamanına ve gönderim yöntemine göre farklı türlerde sınıflandırılabilir. Ticari hayatta karşınıza çıkabilecek sınıflanırılma şekline göre fatura türlerini aşağıda bulabilirsiniz.

İşlem amacına göre fatura türleri şunlardır:

• Satış Faturası
• İrsaliyeli Fatura
• Proforma Fatura
• İade Faturası

Faturaları vergilendirme amacına göre de farklı kategorilerde sınıflandırılır:

• Tevkifatlı Fatura
• Özel İletişim Vergili (OİV’li) Faturalar
• ÖTV’li Faturalar
• Stopajlı Fatura

İade Faturası

Alınan mal veya hizmetin bir sebeple iade edilmesi söz konusu olduğunda, mal veya hizmeti aldığınız şirkete iade faturası kesmeniz gerekir. Bu sayede muhasebe kaydı ve vergi düzenlemeleri bakımından kayıtlar fiili işleme uygun olarak düzenlenebilir. İade faturası, alınan faturanın tamamı kadar olabileceği gibi, alınan faturadaki mal veya hizmet kalemlerinden bir kısmı için de kesilebilir.

E-fatura mükellefi şirketler arasında kesilen faturalarda, ticari fatura düzenlenmiş ise ve tamamının iade edilmesi gerekiyorsa, bu fatura kabul edilmeyip, sistem üzerinden reddedilebilir. Bu durumda iade faturası düzenlemeye de gerek kalmayacaktır. Ancak ticari fatura daha önceden kabul edilmiş veya faturanın tamamına değil de bir kısmına iade işlemi uygulanacaksa, iade faturası düzenlenebilir. Şirketlerin temel fatura olarak düzenlendiği durumlar için iade faturası söz konusu olabilir.

Ödeme Zamanına Göre Fatura Türleri

Bir mal veya hizmetin ödemesi fatura düzenlendikten daha sonra da yapılabilir. Vadeli satışlarda daha sık karşılaşılan bu durumda, müşteri önce malı veya hizmeti teslim alır ancak belirli bir süre sonra ödemesini yapar. Faturalar ödeme zamanına göre açık fatura ve kapalı fatura olmak üzere ikiye ayrılır.

Açık Fatura

Satış esnasında müşterinin ödemeyi hemen yapmadığı, ücretin peşin tahsil edilmediği faturalar açık fatura olarak adlandırılır. Bu tür satışlara vadeli satış da denir. Müşteri faturanın düzenlendiği anda henüz borcunu ödememiş olduğu için, müşterinin borcu açık kalmıştır. Açık faturalarda kaşe ve imza, faturanın üst kısmında, maliye mührünün hemen altında yer alır.

Kapalı Fatura

Faturanın düzenlendiği anda müşteri fatura tutarını peşin olarak ödemiş ise bu tür faturalar piyasada kapalı fatura olarak adlandırılır. Başka bir ifade ile müşterinin borcu fatura kesildiği anda kapanmıştır.

Faturanızı düzenlerken, satışını yaptığınız mal veya hizmetin ücretini de peşin aldıysanız, kaşe ve imzanızı faturanın alt kısmına atabilirsiniz. Benzeri şekilde, parasını peşin ödeyerek aldığınız mal veya hizmetin faturasını alırken, satıcı firmanın imza ve kaşesini faturanın alt kısmına attığına dikkat etmeniz yararınıza olabilir.

Gönderim Yöntemine Göre Kesilen Faturalar

2012 yılından önce ülkemizde sadece kâğıda basılı olarak düzenlenebilen faturalar, düzenlendiği an müşteriye elden teslim edilir ya da posta yolu ile gönderilirdi. Halen bu sistemde devam ederken 2012 yılındaki VUK Genel Tebliği sonrasında faturalar elektronik ortamda e-Fatura ve e-Arşiv fatura olarak düzenlebilmektedir. İşletmeler açısından sağladığı kolaylıklar sebebiyle de hızla kabul gördü ve yaygınlaştı.

Kağıda basılı fatura ve elektronik ortamda düzenlenen fatura uygulamaları aynı anda kullanımda olduğu için faturalar, gönderim yöntemine göre kesilen faturalar olarak iki farklı grupta ele alınabilir.

Basılı Fatura

Basılı fatura, yetkili matbaalar tarafından koçan olarak ilgili firmaya özel olarak üretilir. Koçan halinde basılı fatura kullanan işletmeler, müşterilerinin ve ürünlerin bilgilerini elle yazarak faturalarını düzenler. Faturayı düzenlendiği an elden müşterilerine teslim edebilirler ya da posta ile müşterilerine ulaştırabilir.

Elektrik şirketleri, su şirketleri, doğalgaz dağıtım şirketleri, telekom ve internet şirketleri gibi şirketler de basılı fatura göndermekle birlikte aslında e-fatura ve e-arşiv fatura mükellefi oldukları için, e-fatura mükellefi olan müşterilerine elektronik ortamda faturalarını e-fatura olarak ulaştırırlar. Ancak nihai tüketicilere ise e-Arşiv fatura düzenleyerek, e-posta ile veya isteyen müşterilerine basılı olarak da faturalarını ulaştırırlar.

Dijital Fatura

Dijital ortamda oluşturulan ve saklanan faturalardır. Basılı fatura ile aynı ispat değerine sahiptir. Türkiye’de e-Fatura ve e-Arşiv fatura olmak üzere iki dijital fatura olmakla birlikte “E fatura nasıl kesilir?” ve “e arşiv fatura nasıl kesilir?” soruları yanıtı en çok merak edilen sorular arasında yer alır.

e-Fatura:

İşletmeler, hem e-Fatura hem de e-Arşiv Fatura mükellefi olarak bu sisteme dahil olurlar. Fatura kestikleri şirket de e-Fatura mükellefi ise sistem, otomatik olarak karşı tarafa e-Fatura oluşturarak, elektronik ortamda ulaştırır. Bir başka ifade ile e-Fatura mükellefi şirketler birbirine e-Fatura keserler. Peki e-arşiv fatura nasıl kesilir?

e-Arşiv fatura:

Fatura kesilen müşteri, vergi mükellefi olmayan bir şahıs ise, bu durumda sistem otomatik olarak e-Arşiv Fatura oluşturur. Müşterinin e-posta adresine e-Arşiv fatura e-posta olarak ulaştırılır ve aynı zamanda bilgisayardan kâğıda baskısı alınan e-Arşiv Faturanın bir nüshası müşteriye verilir.

E-Arşiv fatura düzenlenen bir diğer ticari faaliyet ise mikro ihracattır.

Türkiye’nin küçük hacimli ihracatı teşvik etmek amacıyla yürürlüğe aldığı, 300 kg’dan az ve değeri 15.000 Euro’dan daha düşük olan malların ihracatını kolaylaştırmak için mikro ihracat uygulaması söz konusu olur. Buna göre Mikro İhracat yapan e-Fatura ve e-Arşiv mükellefi işletmeler, ihraç edecekleri mallarla ilgili olarak e-Arşiv Fatura düzenlerler. Ancak, normal ihracat yapan işletmeler ise ihracatta kullanılmak üzere e-Fatura düzenlerler ve bu faturalara e-İhracat Faturası denir.

e-Arşiv fatura, mükellefler tarafından GİB E-Arşiv Portal’den ücretsiz olarak kesilebilir. e-fatura mükellefi olmayan işletmeler için bazı durumlarda e-Arşiv fatura kesme zorunluluğu bulunur. Vergi mükellefi olan firmalara yapılan satışların 2023 yılı için 4.400 TL’yi aşması halinde ya da vergi mükellefi olmayan bir kişiye bir gün içinde KDV Dahil 5000 TL ve üzeri fatura verileceğinde e-Arşiv Fatura kesmek gerekir. Bu durumda olan vergi mükellefleri GİB Portal üzerinden ücretsiz E-Arşiv Fatura oluşturabilir.

İhraç Kayıtlı Fatura Nasıl Kesilir?

İhracat yapan ticari işletmeler, yurt içinden temin ettikleri malı ihraç etmek maksadı ile alıyorlarsa, üretici firmadan İhraç Kayıtlı Fatura ile satın alma yapabilirler. 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu ’nun 11-c maddesi uyarınca döviz karşılığı yurt dışına yapılan satışlardan KDV alınmaz. Bu sebeple, imalatçı firmanın ihracatçı firmaya yaptığı ve faturalandırmasında KDV tutarı alınmayan faturalara ihraç kayıtlı fatura denir.

İhracatçı şirketler normal fatura ile satın alım yaptıklarında, malın bedelini KDV’li olarak öder. Malı yurt dışına ihraç ettikten sonra, ihracat evrakları ile Maliye’ye beyanda bulunarak, ihraç ettikleri malı temin ederken ödemiş oldukları KDV’yi iade olarak alabilir.

KDV iade sürecine girmek istemeyen ihracatçı firmalar, ihraç edecekleri malı imalatçı firmadan satın alır ve imalatçı firma Ticaret Bakanlığı tarafından belirlenen kriterleri sağlarsa, ihraç kayıtlı fatura ile satın alabilir.

Bu durumda “İhraç kayıtlı fatura nasıl kesilir?” sorusu akla gelebilir. Faturada normalde alınması gereken KDV tutarı da belirtilir. Ancak açıklamalar kısmında, “3065 sayılı KDV Kanununun (11 / 1-c) maddesi hükümlerine göre, ihraç edilmek şartıyla teslim edildiğinden, KDV tahsil edilmemiştir” ifadesi yazılır.

KDV Kanunu’nun 11/1-c maddesine göre, ihracatçı firmanın ihraç kayıtlı olarak satın aldığı bu malları, malın teslim tarihini takip eden ay başından itibaren en geç 3 ay içinde ihraç etmesi şarttır. En geç 3 aylık sürenin dolduğu tarihten itibaren 15 gün içinde başvurarak 3 aylık ek süre alınması mümkün olabilir. Süresi içinde malların ihracatının gerçekleşmesi halinde ihracata dair evraklar, ihraç kayıtlı faturayı veren şirkete de verilerek işlemler tamamlanmış olur.

Basit usulde fatura nasıl kesilir?

Basit usulde vergilendirilen mükellefler, Vergi Usul Kanunu’na göre fatura, perakende satış vesikaları ve mevzuatta belirtilen diğer belgeleri düzenlemek ve kullanmak zorundadır. Aynı zamanda kendilerine yapılan mal ve hizmet teslimleri için de fatura, müstahsil makbuzu, gider pusulası ve VUK’ta açıklanan diğer belgeleri almalıdır. Basit usulde vergilendirilen mükellefler beyanname vermezler. Bu mükelleflerin kayıtları, Defter Beyan Sisteminden Esnaf odalarınca veya meslek mensuplarınca tutulur.

Örnek basit usul fatura nasıl kesilir?

Basit Usule Tabi Olmanın Özel Şartlarını Belirleyen 2023 Yılı Hadleri (GVK Md.48) 2022 SONU itibari ile;

• Satın aldıkları malları olduğu gibi veya işledikten sonra satanların yıllık alımları tutarının 200.000 TL veya yıllık satışları tutarının 3200.000 TL aşmaması,
• 1 numaralı bentte yazılı olanların dışındaki işlerle uğraşanların bir yıl içinde elde ettikleri gayri safi iş hasılatının 100.000 TL aşmaması,
• 1 ve 2 numaralı bentlerde yazılı işlerin birlikte yapılması halinde, yıllık satış tutarı ile iş hasılatı toplamının 200.000 TL aşmaması olarak uygulanmaktadır.

Bedelsiz fatura nasıl kesilir?

Maliyenin 67854564-1741-51 sayılı ve 30/01/2015 tarihli özelgesinde “Yurtiçi bedelsiz numune ürünlerin tesliminde ticari teamüllere uygun nitelikte ve miktarda olması, satışa konu olmayacak şekilde yapılması ve ilgili firmanın unvanını taşıması ayrıca para ile satılamayacağının ürün üzerinde açıkça belirtilmesi şartıyla bu malların numune olduğuna dair şerh düşülmek suretiyle sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekmekte olup fatura düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.’’ denilmektedir. Bu kanun maddesi ve özelgeye istinaden bedelsiz mallara ya fatura düzenlenmemeli sadece irsaliyeye şerh düşülmesi koşuluyla veyahut da fatura emsal bedelle düzenlenmelidir.

Faturada bulunması Gereken Bilgiler

Faturalar delil niteliğinde resmi belgelerdir. Bu sebeple geçerli olması için üzerinde bulunması gereken bilgiler ve şekil şartları vardır:

* Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, Mersis numarası, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi numarası

* Vergi numarasını barındıran kare kod

* Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve vergi numarası

* Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı

* Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası

* Faturaya ait seri ve sıra numarası

* Faturanın oluşturulduğu tarih

* Kaşe ve imza

Fatura düzenleme İçin Yasal Süre Ne Kadar?

Faturanın, mal veya hizmet verildiğinde düzenlenmesi gerekir. Ancak bazı durumlarda önce mal veya hizmet verilip, sonrasında faturasını düzenleme ihtiyacı oluşabilir. 7318 Sayılı Kanun ve Vergi Usul Kanunu (VUK)’un “Fatura Nizamı” başlıklı 231. Maddesinin 5. bendinde “Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir” denilmektedir. Aynı Kanun’un 18/1 maddesinde ise, vergi kanunlarında yazan sürelerin nasıl hesaplanacağı konusu düzenlenmiş ve sürenin gün olarak belli edildiği durumlarda başladığı günün hesaba katılmayacağı belirtilmiştir.

Buna göre, örneğin 20 Ekim tarihinde düzenlenen sevk irsaliyesi ile teslim edilen malların faturasının en geç 27 Ekim tarihine kadar (bu tarih dahil) kesilmesi gerekir.

Ancak, 7 günlük süre beklenirken, faturanın bir sonraki aya kaymamasına dikkat etmek gerekmektedir. Çünkü bu 7 günlük süre, mükelleflere kolaylık sağlamak için tanınmıştır bir ek süredir, bu sürenin sonuna kadar beklemek şart değildir. Ayrıca şu husus çok önemlidir, KDV malın teslimi ve hizmetin yapılması anında doğmuş sayılır.

Faturanın da verginin doğduğu ay içinde düzenlenmesi şarttır. Bu sebeple, malın teslimi ay sonuna doğru, ayın bitmesine 7 günden az kalmış bir tarihte gerçekleşti ise, malın faturasının da o ayın en geç son gününe kadar kesilmesi gerekmektedir. Vergiyi doğuran olay, ait olduğu ayda beyan edilmezse, KDV’nin geç beyanına neden olacağı için vergi ziyaı ve çeşitli cezai yaptırımlara sebep olabilir.

Fatura Kesilmezse Ne Olur?

Bir mal veya hizmetin el değiştirdiğine yani bir satışın gerçekleştiğine dair resmi kanıt niteliğinde bir belge olduğu için fatura kesilmesi kanunu bir zorunluluktur. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) ’nun 353. maddesine göre satış yapılmasına rağmen fatura kesilmemesi hem satış yapan hem de alıcı için cezai işlem uygulanmasını gerektirir.

Yıl içinde 1-2 kez kazanç elde eden, sürekliliği olmayan freelance iş yapan kişilerin kazançları arızi kazanç olarak değerlendirilir ve yıl içinde toplam 129.000 TL’yi geçmeyen gelirler için hizmeti alan şirket gider pusulası düzenleyerek stopaj kesintisi ile ödeme yapabilir. Bu durumda olan kişilerin fatura kesmesi beklenmez.

Ancak geliri süreklilik arz eden freelance iş yapan kişilerin de vergi mükellefi olmaları gerekir. 2023 yılı için zorunlu fatura düzenleme sınırı GİB tarafından 4.400 TL olarak belirlenmiştir. Fatura vermeyen ve almayanlara 2.200 TL’den aşağı olmamak üzere faturaya yazılması gereken meblağın %10’u oranında özel usulsüzlük cezası kesilir. Müşterinin vergi mükellefi olmaması halinde almadıkları her fatura için bu cezanın beşte biri yani 440 TL özel usulsüzlük cezası