E-Posta İletişiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Günümüzde e-postanın yeri tartışılamaz derecede önemli bir konuma gelmiş bulunuyor. Sosyal hayatımızın büyük bir parçası olan e-postalar aynı zamanda iş hayatında da sıklıkla kullanılan bir uygulama olmaya devam ediyor. Özellikle İnsan Kaynakları açısından çok önemli bir yere sahip olan e-posta hizmetini kullanan kişilerin dikkat etmesi gereken birtakım noktalar bulunmaktadır. Çünkü yanlış yöntemlerle kurulacak olan iletişim ortaya kötü sonuçlar çıkmasına sebep olabilmektedir. Biz de bu sebeple sizler için E-posta iletişiminde dikkat edilmesi gereken 10 noktayı hazırladık.

Giriş

E-posta atılmadan önce dikkat edilmesi gereken en temel nokta, atılacak olan e-postanın doğru kişiye atılıp atılmadığını kontrol etmektir. Yine aynı şekilde size e-posta gönderen kişinin kim olduğuna bakmadan cevap vermeniz doğru olmayacaktır. Bununla birlikte bir diğer dikkat edilmesi gereken konu atılacak olan e-postanın bir nevi filtrelenmiş ve birkaç kelimelerden oluşan özet halini "Konu" bölümüne yazmak olacaktır. Böylece kimin hangi konuda size neden e-posta attığını öğrenebilir ya da kime hangi konuda e-posta gönderdiğinizi karşı taraf anlayabilir.

Selamlama

Ana hatlarıyla e-posta yazmaya başlamadan önce dikkat edilmesi gereken hususlar bunlar olsa da bir diğer dikkat edilmesi gereken şeyde selamlamadır. Her bir e-posta bir selamlama ile başlamalıdır. E-postayı gönderdiğiniz kişiye göre saygı çerçevesinde, "Sayın…", "Merhaba…" şeklinde bir giriş yapılmalıdır. Gün içinde aynı kişiyle birden fazla kez konuşacaksanız her attığınız e-postada selam vermenize gerek yoktur. Karşı tarafın cinsiyetinden emin olmadığınız durumlarda bey, hanım, bay, bayan kimi kelimelere takılmadan "Sayın…" hitabını kullanabilirsiniz.

Mesaj

Yazdığınız her bir e-postanın kısa, net, açık ve anlaşılabilir olması gerekmektedir. Bununla birlikte yazı fontlarının okunabilir olmasına dikkat etmeli, font büyüklüğünü de ne gözü yoracak derece küçük ne de okumayı zorlaştıracak kadar büyük seçmelisiniz. E-posta içeriğinde giriş, gelişme ve sonuç gibi bölümlere dikkat etmeli, paragrafları uzun tutmak yerine anlamsal bir bozukluk yaratmayacak şekilde bölmelisiniz. Gerektiği takdirde maddeleme yaparak daha anlaşılabilir bir e-posta yazabilirsiniz. Bu bir yana kullandığınız dile de dikkat etmeniz gerekmektedir. Her daim profesyonel tabirler kullanmanız gerekmektedir. Fazla samimiyet her daim yanlış anlaşılmaya müsait olacağı için mesafenizi her daim korumanız gerekir. Bununla birlikte karşı tarafın anlayıp anlamayacağından emin olmadığınız kısaltmaları kullanmaktan da çekinmelisiniz.

İmla

E-posta atılırken dikkat edilmesi gereken bir diğer şey yazım ve imla kurallarına dikkat etmek olacaktır. Özellikle art arda kullanılan ünlem işareti ve soru işareti gibi noktalama işaretleri göz yormaktadır. Ayrıca sembol ve emoji kullanımları da e-postalara kaçınılması gereken şeyler arasında yer almaktadır. Yazmış olduğunuz iletide kullandığınız kelimelerin doğru yazıldığına da dikkat etmeniz gerekir. Zira yapılan yazım ve imla yanlışları karşı tarafın okumasını zorlaştıracak ve yavaş yavaş sizi ciddiye almamasına sebep olacaktır. Bir diğer husus ise büyük harf kullanımıdır. İletilerde sürekli "Caps Lock" açık bir şekilde büyük harf kullanmamalı, hatta gerekli olmadığı sürece büyük harf kullanımından uzak durmalısınız. Elbette cümle başlangıçları ve özel ad gibi gerekli durumlarda büyük harf kullanımını kurallara uygun bir şekilde yapmanız gerekir.

Zaman

E-posta iletişiminde dikkat edilmesi gereken noktalardan biri de iletişim kutunuza gelen mailleri yanıtsız bırakmak ya da geç cevap vermektir. Size her kim e-posta atıyor olursa olsun, konu iş olduğu takdirde geri dönüş yapmanız gerekmektedir. Kısa bir süre içinde yanıt veremeyeceğiniz kişilere müsait olmadığınız, daha sonra ilgileneceğiniz minvalinde bildirimlerde bulunmayı da ihmal etmeyin. Bununla birlikte sakin ve üzerine düşünerek verdiğiniz cevaplar her daim daha başarılı olmanıza yardımcı olacaktır.

Duygu

Bireylerin en sık yaptığı hatalardan biri de ruh haline bakmadan e-postalara cevap vermek ya da yeni bir e-posta hazırlamaktır. İş hayatında yoğunluk sebebiyle ortaya çıkabilecek olan stres, bireylerin öfkelenmesine ve yavaş yavaş aşamalı bir şekilde kontrollerini yitirmesine sebep olmaktadır. Bu nedenle de kendimize olmadığımız bir anda yazacağımız e-posta içerisinde birçok farklı hata barındıracaktır. Bu hatalar, hitaptan tutun da içeriğin kendisine kadar geniş bir çapta olabilir. Bu nedenle iş hayatında her daim profesyonelliğinizi korumalı ve duygu yoğunluğu yaşadığınız durumlarda bir süre bekleyip derin bir nefes aldıktan ve sakinleştikten sonra işe koyulmalısınız.

Gereklilik

Yazacağınız e-postayı gerçekten yazmanız gerekiyor mu diye kendinize sormanız gerekmektedir. Kimi konularda bireylerin yüz yüze yapacağı görüşmeler daha etkili olacaktır. Bunun yanında bazı görüşmelerin telefon üzerinden ya da videolu görüşme gibi yollar ile yapılması daha etkili ve verimli olabilecektir. Özellikle erişebileceğiniz yakınlıkta olan kişilere e-posta atmak yerine bu kişilerle yüz yüze görüşmeler yapmanız daha çabuk sonuç almanıza yardımcı olacaktır. Bununla birlikte e-posta üzerinden doğru tonlamalar yapılamamakta ve karşı taraf her daim e-postayı gönderen kişinin niyetini tam olarak anlayamamakta ya da yanlış anlayabilmektedir. Bu nedenle kimi zaman yüz yüze ya da telefonla görüşme gibi yolları denemenizde fayda vardır.

Ekler

E-posta gönderirken ek kullanımına da dikkat edilmesi gerekir. Yazacağınız iletileri destekleyecek türden dosyaları e-postalara eklemeniz daha iyi bir iletişim için gerekli olabilecek bir yardımcıdır. Bununla birlikte ek gönderimlerine yüksek boyutlu dosyaların olması iletişimi yavaşlatacaktır. Bu nedenle dosyaları sıkıştırılmış bir şekilde göndermeyi tercih edebilirsiniz. Bununla birlikte ek gönderimlerinde evrensel standartlara sahip olan, .docx, .pptx, .xlsx gibi dosya uzantılarına sahip dosyaları kullanmanız daha doğru olacaktır. Bununla birlikte sahip olduğunuz programın sürümü ile karşı tarafın sahip olduğu program sürümü arasında oluşabilecek farkları gözeterek ona göre dosya göndermenizde fayda vardır.

Kapanış

E-posta gönderimlerinde giriş kadar önemli olan bir diğer konu da kapanış kısmıdır. Yazılan bir iletinin sonuna konuştuğunuz kişiye göre bir sonlandırma yapmanız gerekir. Örneğin sizle eşit ya da ast bir konumda olan kişiye "Rica ederim", "Bilgilerinize sunarım" gibi ifadeler kullanabilirken, sizden üst bir konumda olan kişilere "Saygılarımla," gibi ifadeler kullanmanız doğru olacaktır. Üstlerinize, "Kolay gelsin", "Görüşürüz" ya da "Bye" gibi görgü kurallarına aykırı ifadeler göndermeniz profesyonellikten oldukça uzak davranışlar olacaktır. Bu nedenle de bu tür konulara dikkat etmeniz büyük önem taşımaktadır. Ayrıca kapanışta önem arz eden bir diğer konu da imzadır.

İmza

Bireylerin imzalarında kurumlarına ait standart olarak kullanılan logo olması gerekmektedir. Bununla birlikte e-postayı atan kişinin adı, soyadı ve unvanı da imzada yer alması gereken bilgilerdendir. Ayrıca tablet ya da akıllı telefon üzerinden gönderilen e-postalarda gönderimin mobil üzerinden yapıldığına dair bilgilendirme mesajlarının olması da doğru olacaktır. İmzanın uzun olmaması gerekmektedir. Basit ve anlaşılır ifadeler barındıran, gerektiğinde sizinle iletişime geçilebilmesini sağlayacak bir imzaya sahip olmanız yeterli olacaktır.