Proje Yönetimi: Nasıl Yapılır ve Nelere Dikkat Edilmeli?

Bir işin yapılması için temel olarak kaynak, insan gücü ve zaman gereklidir. Bunlar ise genellikle sınırlı olup iyi yönetilmeleri gerekir. Herhangi bir işin verimli şekilde yapılabilmesi için mevcut kaynakların ve zamanın iyi kullanılması, insan potansiyelinin de doğru şekilde yönlendirilmesi önemlidir. Proje yönetimi kavramı bu noktaya devreye girer. Hedefe ulaşmak için mevcut kaynakların yönetilmesi ve mümkün olan en iyi sonucun elde edilmesi proje yönetimi sayesinde olur. Peki proje nedir ve proje yönetiminin başarılı olması için nelere dikkat etmek gerekir?

Proje Nedir?

Proje yönetimini anlayabilmek için öncelikle proje kavramı üzerinde durmak gerekir. Proje bir amaca ulaşmaya yönelik olarak yapılan faaliyetler bütünü olarak tanımlanabilir. Projelerin gerçekleştirilmesine yönelik çalışan bir kişi veya bir ekip söz konusu olabilir. Projeden sorumlu olan kişi veya kişiler belirli kaynaklarla, belirli bir süre içerisinde, mevcut ve olası riskleri de göz önünde bulundurarak ulaşılması hedeflenen amaca yönelik faaliyetleri gerçekleştirirler. Projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar olan süreçteki tüm faaliyetler, bunların denetimi ve kontrolü de dahil olmak üzere proje ekibinin sorumluluğundadır.

Proje kavramı sıklıkla operasyon ile karıştırılır. Operasyon devamlı şekilde yapılan ve içeriği çok fazla değişmeyen faaliyetleri ifade eder. İşletme operasyonlarında genellikle aynı işlerin yapılması ve aynı sonuçların elde edilmesi söz konusudur. Proje ise devamlı şekilde yapılmaz. Belirli bir dönemle sınırlıdır. Amaçlanan hedefe ulaşıldığı zaman proje sona erer.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi bir projede hedeflenen amaçlara ulaşabilmek için mevcut kaynakların ve sınırlı sürenin en verimli şekilde kullanılmasına yönelik planlamalar bütünüdür. Yukarıda da değinildiği üzere projelerin kaynakları belirli ve sınırlı olup kişi sayısı da bellidir. Projede yer alan kişilerin yine belirli bir süre içinde hedefe ulaşmaları gerekir. Hedefe ulaşmaya yönelik yapılan faaliyetlerin tümü proje yönetimi kavramını oluşturur.

Projenin hedeflerinin belirlenmesiyle buna yönelik ihtiyaç duyulan kaynakların temin edilmesi, planlanması, yönetilmesi ve kullanılması gibi tüm aşamalar proje yönetimi ile planlanır. Ayrıca projede birden fazla kişinin çalışıyor olması durumunda görev dağılımları ve zaman planlaması da yine proje yönetimi ile düzenlenen konular arasındadır.

Proje Yönetiminin Önemi

Proje yönetimi mevcut kaynakların ve ekibin belirlenen hedefe yönelik olarak en verimli şekilde kullanılmasını sağlayarak kaynakların boşa gitmesinin, zaman kaybının, kaosun ve düzensizliğin önüne geçilmesi bakımından büyük önem taşır.

Proje yönetimi sayesinde ekipte yer alan herkes görevlerinin ve sorumluluklarının çerçevesini net bir şekilde bilebilir. Ekipte yer alan herkes kendi görevlerini bilirken aynı zamanda takım arkadaşlarıyla da uyum içerisinde çalışabilir. Sınırların net bir şekilde çizildiği projelerde ekiplerin motivasyonları yüksek olur.

Proje yönetiminde yer alan iş planı ve çizelgesi sayesinde işin yürütülmesi sürecinde karışıklıkların ortaya çıkması önlenebilir. Ayrıca maliyetlerin kontrolden çıkması gibi riskler en aza indirgenir.

Proje yönetimi sayesinde iş planının, maliyetlerin, görev dağılımlarının ve hedeflerin net şekilde belirlendiği bir ortamda kişilerin motivasyonu yüksek olur. Muhtemel aksaklıkların önüne geçildiği için kişiler görevlerine odaklanır ve hedefe çok daha kolay ulaşılır.

Proje Yönetiminin Hedefleri

Proje yönetiminin hedefi proje ile gerçekleştirilmek istenen amaca yönelik en verimli çalışma koşullarını sağlamaktır. Kısıtlı zamanda ve kısıtlı kaynaklarla hedefe ulaşmak proje yönetiminin temel hedefidir.

Özellikle büyük projelerde kaynakların planlanması, ekibin görev dağılımı ve sürecin yönetilmesi büyük bir karmaşanın ortaya çıkmasına neden olabilir. Proje yönetimi ile amaca ulaşmayı zorlaştıran bu tür olumsuzlukların önüne geçilmesi hedeflenir.

Proje Yönetiminin Faydaları

Proje yönetiminin sağladığı faydalar şu şekilde sıralanabilir:

• Hedefe ulaşmayı sağlaması: Belirlenen zaman diliminde projede hedeflenen amaçlar gerçekleştirilir. Proje başarılı şekilde tamamlanır.
• İlişkileri güçlendirmesi: Çalışanlar arasındaki uyum artar ve ilişkiler güçlenir. Projeye uygun ekibin oluşturulması çalışanlar arasındaki bağı kuvvetlendirir.
• Başarıların devamlılığını sağlaması: Uyum içinde ve motive şekilde çalışan ekiplerle başarıların devamı kaçınılmazdır. Ayrıca proje yönetimi sayesinde muhtemel riskler önceden belirlenerek bunların önüne geçilebilir.
• İhtiyaçların belirlenmesi: Proje yönetimi sayesinde hedeflenen amaca ulaşmak için ihtiyaç duyulan unsurlar net bir şekilde belirlenebilir.
• Zaman ve kaynak israfının önlenmesi: Hedefe ulaşmaya yönelik ihtiyaç duyulan zamanın planlanması ve kaynakların gereken yerlere aktarılması zaman ve kaynak israfının önüne geçer.
• Doğru iş kararları alınması: Proje yönetimi ile sağlıklı şekilde yürütülen projeler sayesinde kaynakların kullanımı, projelerde nelere öncelik verilmesi gerektiği, vb. konularda doğru adımlar atılır. Yapılan çıkarımlar sayesinde ileriye yönelik doğru iş girişimlerinde bulunulması da mümkün olur.

Proje Yönetimine Neden İhtiyaç Duyarız?

Özellikle büyük işletmelerde birbirinden farklı çok sayıda faaliyetin bir arada yürütülmesi gerekir. Farklı faaliyetlerin hepsinin verimli şekilde ilerlemesi için sınırlı kaynakları doğru yerlere doğru şekilde aktarmak gerekir. Aksi takdirde kaynaklar ne kadar faza olursa olsun işleyişte aksamalar olması kaçınılmazdır.

Proje yönetimi yalnızca büyük işletmelerde değil her türlü alanda önem taşır. Örneğin, evinizin tadilat işlemi bile bir projedir ve doğru planlanması gerekir. Ev tadilatında boya badana işlemlerinin yapılması, tesisatın yenilenmesi, kapı ve pencerelerin elden geçirilmesi gibi birçok aşama bulunur. Tüm bu aşamaların doğru şekilde organize edilmesi verimliliğin artırılması için önemlidir. Aksi takdirde önce boya badana yapılıp daha sonra tesisat tadilatına geçilmesi gibi durumlar yaşanabilir. Böyle bir durumda ilgili yerin tekrar boyanması gerekir ve kaynakların doğru kullanılmaması gibi bir sonuç ortaya çıkar. Kısaca belirtmek gerekirse zamanın ve kaynakların iyi yönetilmesi için proje yönetimine ihtiyaç duyulur.

Bu da ilginizi çekebilir: OKR nedir? KPI ile Arasındaki Farklar Nelerdir?

Proje Yönetimi Nasıl Yapılır?

Proje yönetiminin aşamaları şu şekilde sıralanabilir:

• Tanımlama: Projenin hedeflerinin ve kaynaklarının net bir şekilde belirlenmesidir.
• Plan yapma: Projenin gerçekleştirilmesi için yapılması gereken faaliyetlerin ve kişilerin görev tanımlarının belirlenmesidir.
• Projenin yürütülmesi: Proje için belirlenen faaliyetlerin görevlendirilen kişiler tarafından gerçekleştirilmesidir.
• Denetim ve kontrol: Projenin işleyişinin kontrol edilmesi ve varsa mevcut olumsuzlukların giderilmesidir.
• Sonlandırma: Proje ile ilgili genel değerlendirmelerin yapılması ve iyileştirilebilecek noktaların ortaya konmasıdır. Tüm görevler yerine getirildiyse proje tamamlanır ve sonlandırılır.

PMP (Project Management Professional) Nedir?

Türkçesi “Profesyonel proje yöneticisi” olan PMP, Project Management Institute tarafından verilen, dünya çapında bilinen ve yetkinliği kabul edilen bir proje yönetimi sertifikasıdır. PMP sertifikası sahibi olmak için proje yönetimi deneyimine sahip olmak ve proje yönetimi eğitimi almış olmak gerekir. PMP sertifikası sayesinde dünya çapında proje yönetimi aşamalarının belirli bir standarda sahip olması amaçlanır.

Proje Yönetiminin Başarılı Olabilmesi için Gereken Kriterler

Proje yönetiminin başarıya ulaşması ve hedeflenen amaca ulaşılabilmesi için aşağıdaki kriterlere uyulması önemlidir:

• Projenin amaçlarının ve kaynaklarının doğru belirlenmesi
• Proje aşamalarının belirlenmesi
• Görev dağılımının yapılması
• Ekipteki kişiler arası iletişimin güçlü olmasının sağlanması
• Ekipte yer alan kişilerin güçlü ve zayıf yönlerinin iyi bilinmesi
• Proje yöneticisinin ilgili konuda yeterli yetkinliğe sahip olması
• Proje kontrolünün etkin şekilde yapılması

Proje yönetimi sayesinde mevcut kaynakların ve insan gücünün en verimli şekilde kullanılması sağlanırken, hedeflere hızlı şekilde ulaşılabilir. Muhtemel riskler de göz önüne alınarak önleyici adımlar atılabilir. Siz de proje yönetimi ile zaman ve kaynak israfının önüne geçebilir, projelerinizde başarılı adımlar atabilirsiniz.