Pareto İlkesi Nedir? İşletmeler Pareto İlkesini En Verimli Şekilde Nasıl Kullanmalıdır?

İş dünyası son derece rekabetçi. İşletmeler yatırımlarının karşılığını en üst seviye karlılıkla almak, harcamalarını planlamak ve iş süreçlerini yönetmek konusunda akıllı hareket etmek zorunda. Bu ilk bakışta kolay görünmeyebilir. Neyse ki çalışma prensiplerinizi belirlerken kullanabileceğiniz 80 20 pareto ilkesi var.

Pareto prensibi şirketinizdeki işleyişi, sorunlara yaklaşımınızı belirleyip pozitif sonuç almanızı sağlayan ve bilimsel temele dayanan bir yaklaşımdır. Bu yazıda pareto ilkesi ne demek, pareto kuralı ile sorunları nasıl bertaraf edersiniz, pareto yaklaşımı ile işletmeler nasıl verimlilik elde eder cevaplamaya çalıştık.

Pareto İlkesi Nedir?

Pareto ilkesi 80/20 kuralı olarak da bilinir. Sonuçların %80'inin, nedenlerin %20'sinden kaynaklandığını belirtir. Bireysel ya da organizasyonel olsun fark etmez. Herhangi bir duruma yaklaşırken önceliklerin belirlenmesi için kullanılacak metot olarak tanımlayabiliriz. Pareto yasası bilimsel bir yasa değildir. Her zaman kusursuz bir şekilde her duruma uymaz. Ancak ister ülke genelindeki olgular ister küçük bir şirket içindeki sorunlar olsun hemen hemen her durumda pareto ilkesi oranı 80/20 kuralının işlediğini görebiliriz.

Bunun en popüler örneği ilkeye de adını veren Vilfredo Pareto'un İtalya'daki nüfusun %20'sinin ülke servetinin %80'nine sahip olduğuna dair gözlemidir. Bu gözlem günümüzde farklı oranlarda gözlemlenebilir bir durumdur.

Bu oransal dağılım ve yaklaşım her olguda kullanılabilir. Örneğin bir şirket, müşteri şikayetlerinin çoğunun toplam şikayetlerin %20'sine veya civarına denk gelen birkaç farklı nedenden kaynaklandığını görüp bu nedenlere öncelik vererek müşteri memnuniyetini artırmaya çalışabilir. Pareto ilkesi örnekleri çok fazla çeşitlendirilebilir. Özetle 80/20 kuralı, olaylara ve sorunlara çözüm getirmek için en iyi sonuçları yaratan eylemlere öncelik vermemize yardımcı olabilir.

Pareto İlkesinin Bilimsel Temeli

Pareto analizini bilimsel alt yapıya oturtmaya çalışan çok fazla çalışma yok. Pareto nedir sorusuna yanıt verirken de belirttiğimiz gibi her olayda oransal olarak pareto ilkesi oranı olan 80/20 dağılımını kusursuz bir şekilde görmemiz mümkün değil. Ancak genel olarak bu dağılımın her durumda görülebileceğini destekleyen, bunu bir bilimsel temele dayandıran anekdotlar var. Burada istatiksel güç yasaları öne çıkıyor. İstatiksel güç yasalarına göre birbiriyle ilişkili iki nicelikten birindeki değişiklik diğer nicelikte üst değişikliğe sebep olur. Yani değişen nicelik, diğerinin etki kuvvetiyle doğru orada değişir.

Bunu hareket enerjisi K=1/2.m.v2 formülüyle örnekleyebiliriz. M kütleyi, V hızı ifade eder. Hareket enerjisi, kütle ve hızın karesinin çarpımının yarısına eşittir. Hızdaki iki kat artış, enerjide dört kat artış sağlar. Örneğin 30km/h hızla giden fren yaptığında araç 10 metrede dururken, 60km/h hızla giderken fren yapıldığında durma mesafesi 4 kat artar ve araç 40 metrede durur.

Olayları pareto diyagramı ile analiz ettiğimizde ise bahsettiğimiz bu etki-tepki ilişkisinin yansımasını görürüz. Yani B sonucunda artış oldukça, B sonucunu tetikleyen A sebebin oranı azalır.

• Çalışanların yüzde 20'sinde verimlilik artışı, şirket hedeflerinin %80'ninin başarıya ulaşmasını sağlar.
• Bir şirketin yatırımlarının yüzde 20'si, yatırım karlarının yüzde 80'ini oluşturur.
• Bir aplikasyonla ilgili memnuniyetsizliklerin %80'i, aplikasyondaki hataların %20'sinden kaynaklanır.

Verimlilik İçin Pareto İlkesi Neden Önemlidir?

Neye, ne süreyle ne kadar yatırım yapacaksınız? Büyük sorun yığınlarını çözmeye nereden başlayacaksınız? Bu ve benzeri her durumda pareto diyagramı tekniği çözüm anahtarınız olacaktır. Örneğin ürün ve hizmetlerinizle ilgili müşteri geri bildirimleriniz olumsuz bir grafik izliyor. Müşteri şikayetlerini raporladığınızda, sebeplerin %20'lik bir kısmının memnuniyetsizliğin %80'nini oluşturduğunu görmeniz mümkün. Bu durumda, gayretinizi yüzde 20'lik kısma katalize etmeniz işletmenizi başarıya götürülecektir. Bu oran her zaman keskin biçimde %20 olmayabilir. Ancak genel eğilim olarak küçük bir kısım, sorunun en büyük kaynağı olarak karşınıza çıkacaktır. Zaman, iş gücü ve para kaynaklarını yönetmek açısından 80/20 prensibinden kopmak işletmenizi ve süreçlerinizi negatif yönde etkileyecektir.

Bu da ilginizi çekebilir: Zaman Yönetiminde Yardımcı Olabilecek İpuçları

Pareto İlkesi Daha Üretken Olmanıza Nasıl Yardımcı Olabilir?

Pareto kuralı, bir olgunun en önemli %20'lik diliminin, ilişkili diğer olgunun %80'ninde daha fazla değer ya da etki yaratabileceğini varsayar. Bu ilke, kaynakların ilk olarak neye kanalize edilmesi gerektiğini işaret edebileceği için önemlidir. Zamanınızı ve kaynaklarınızı en etkili yollarda kullanmanıza yardımcı olur.

Örneğin bir e-ticaret girişiminiz var. Pareto analizi aşamaları ve verimlilik artışı için şu soruları sorabilirsiniz.

• Hedef kitlenizi kimler oluşturuyor?
• Hedef kitlenizi yaş, gelir, cinsiyet, alışveriş sıklığı vb. segmentlere göre gruplara ayırdığınızda en fazla ciro getiren kümenin ortak özelliği nedir?

Cironuzun geldiği odak kitlenin toplam hedef kitle içinde küçük bir grup olduğunu göreceksiniz. 80/20 kuralına göre kıt kaynaklarınızı bu dar kitle için kullanmalısınız. Verimlilik artışı için cironun %80'ninden sorumlu bu küçük kitleye sadakat programı kurgulayabilir ya da farklı dönüşüm projelerinizi hayata geçirebilirsiniz.

Bu oran her zaman 80'e 20 oranıyla gitmeyebilir. Buradaki önemli nokta, faydanın küçük bir gruptan geldiğini anlamanızdır. Oranlar değişse de büyük faydalardan az sayıda neden ya da nedenler grubu sorumludur.

Pareto İlkesine Örnekler

İş ve çalışma hayatında 80/20'ye uyum sağlayan birkaç örnek sıralayabiliriz.

1. E-ticaret sitenizde satış yaptığınız hedef kitlenin en verimli müşteri segmentini belirlemeniz ve en fazla değeri getiren bu segment için kaynak harcamanız kilit öneme sahiptir. Pareto prensibi hangi segment için yeni yatırım yapmanız gerektiği konusunda size yol gösterecektir.
2. Müşteri memnuniyetini gösteren NPS raporlarını incelediğinizde belirgin bir düşüş gördünüz. Müşteri şikayetlerini analiz ederek negatif puanların %80'i hangi sebepten kaynaklanıyor sorgulamalısınız. Şikayetlerin birçoğu bir veya birkaç nedenden kaynaklanıyor olmalıdır. NPS skorunuzu artırmak için %80 memnuniyetsiz yaratan küçük sorun kümesini çözmelisiniz.
3. E-ticaret sitenize organik trafik getirmek için kurumsal BLOG'unuzda içerik çeşitliliğini artırmak istiyorsunuz. Hedef kitleniz en fazla hangi içerikleri arıyor ve tüketiyor. Hedef kitlenizin odaklandığı küçük bir konu ve kelime grubu olmalı. Bu küçük kümeyi tespit edip içerik oluşturma bütçenizi bunun için harcamalısınız.

Pareto İlkesini Hangi Endüstriler Kullanır?

Pareto prensibi evrenseldir. Her sektörde bu ilke kullanılabilir. Online satış, parkende, kalite ölçümlemesi yapabilen çağrı merkezi sektörü, bilişim, insan kaynakları vb. sektörler ve iş kolları Pareto ilkesini uygulamaya koyabilir. Özetle işini ve performansını ölçümleyebilen her sektör pareto diyagramı ile odaklanabileceği süreçleri tespit edebilir.

İşletmeler İçin Pareto İlkesinin Önemi

Bir işletmede bir sorunun birçok çözüm yolu olabilir. Planlanan bir yatırım için farklı eylem planları oluşturulabilir. Pareto prensibi, problem çözme veya yatırım hazırlığı sürecinde en iyi kararların alınmasına yardımcı olacaktır.

80-20 kuralını kullanmanın avantajları, en az efor ve kaynakla en fazla etkiyi yaratma potansiyeli sunmasıdır. Bu durum, ekibinizin daha verimli çalışmasını ve en verimli sonuç getirecek girişimlere odaklanmasını sağlar. 80/20 kuralı, işlerinizi doğru sırayla önceliklendirmenize ve KPI'larınızın daha kısa sürede artmasına yardımcı olacaktır.

Pareto prensibininin faydaları:

• Çalışanlarınız için öncelikleri netleştirebilirsiniz.
• Günlük iş planlamasında kullanarak üretkenlikte artış sağlarsınız.
• İş stratejinizi daha net ve odaklı hale getirirsiniz.
• Sınırlı kaynaklarınızı en verimli sıralama ile kullanabilirsiniz.

Pareto İlkesini Çalışan Olarak Kullanmak

Pareto ilkesi yöneticiler, girişimciler tarafından kullanılabildiği gibi çalışanlar zaman ve iş yönetimlerini de pareto ilkesine göre şekillendirebilir. Çalışan olarak pareto prensibinin nasıl kullanılabileceğini birkaç senaryo ile örneklendirebiliriz.

Örneğin bir proje üstünde çalışıyorsunuz ve zaman sınırlamanız var. Hızlı sonuç alabilmek için projedeki işleri önceliklendirmelisiniz. Pareto ilkesine göre hızlı sonuç verecek işlerin %20'si sonucun iş çıktılarının %80'nini oluşturacaktır. Öncelik vermeniz gereken ilk işler projenin en önemli %20'lik kısmıdır.

Pareto ilkesi, çalışan olarak verimliliğinizi artırmak ve zamanınızı etkili bir şekilde kullanmak için kullanabileceğiniz bir ilkedir. Ancak her durumda doğru olmayabilir. Önemli olan, çalıştığınız alanda verimliliğinizi artırmak için en etkili yöntemleri bulmak ve bunları kullanmaktır.

Pareto İlkesinin Geleceği

Özel şirketlerin istihdama ayırdıkları kaynaklar sınırsız değil. Gelecekte de olmayacak. Özel şirketler minimum kaynak ve eforla maksimum verime odaklanmış durumda. Bu vizyon iş süreçlerinin her aşamasında var. Dolayısıyla verimlilik ve performans yönetimi bugün olduğu gibi gelecekte de önemli olacaktır.

Pareto ne demek bölümünde de bahsettiğimiz gibi "80/20 ilkesi" olarak da bilinen pareto ilkesi, bir grubun çoğunluğunun büyük kısmının (yüzde 80'i) küçük azınlığın (yüzde 20'si) etkisindedir. Satışların %80'ninin satış ekibinin %20'sinin sorumlu olması, en iyi müşteri memnuniyeti puanını alan çağrı merkezi elemanlarının müşteri hizmetleri ekibinin %20'sini oluşturması, en çok trafik getiren web sayfalarının tüm sayfalarının %20'dini oluşturması gibi...

Pareto ilkesinin elbette kusurları var. Böyle olsa 80/20 kuralı iş dünyasının her aşamasında uygulanmaya devam edecektir.

Pareto İlkesiyle İlgili Uyarılar

Pareteo prensibi Arşimet prensibi gibi genel-geçer bilimsel bir yasa değildir. Olayları, olguları verimli bir şekilde ele alabilmeniz için kullanabileceğiniz bir yaklaşımdır. Dolayısıyla her durumda aynı sonucu vermeyebilir.

Pareteo ilkesi ile bir olguya yaklaştığınızda gruplar içindeki ayrımın her zaman %80-%20 oranlarıyla olmadığını görürsünüz. %70'e %30 veya %60'a %40 gibi bir dağılım da görülebilir. Buradaki yaklaşım bir grubun büyük kısmının daha küçük azınlığın etkisinde olduğu gerçeğidir.

Bazen sorunun büyük kısmı sadece bir nedenden kaynaklanıyor olabilir. Yine müşteri hizmetleri üzerinden örnek verebiliriz. Müşteri şikayetlerinin %80'i hatta daha fazlası, süreçlerinizdeki tek bir hatadan kaynaklanıyor olabilir. Bu hatayı giderdiğinizde sorunun %80'nini tek seferde ortadan kaldırmanız mümkündür.

Bu da ilginizi çekebilir: Çalışma Verimini Arttırmak İçin Nasıl Beslenilmeli?

Pareto İlkesi Nasıl Uygulanır?

Pareto optimumu ya da pareto verimlilik yaklaşımını hayatınızda uygulamak için kendinize birkaç soru sormalı ve alacağınız cevaplara göre eylem planınızı oluşturmalısınız.

• Sonuçların %80'ini oluşturan eylemlerin %20'si nedir?
• Başarıya götüren eylemler içinde en büyük paya sahip olanları hangileri?
• Daha az önemli unsurlara zaman ve kaynak harcayarak daha önemli ve öncelikli olması gereken unsurları ihmal ediyor muyum?
• Beklentilerimin altında sonuçlar veren unsurlara gerektiğinden fazla kaynak ve zaman harcıyor muyum?
• İstediğim hedeflere beni ulaştıracak hangi faaliyetlere daha fazla odaklamalıyım?
• Hangi şeyler bana en istediğim sonuçları getiriyor?
• Hangi eylemler bana beklentimin altında sonuçları getiriyor?

Bu sorular ve alacağınız cevaplar olaylara, projelere verim ve başarı odaklı bir vizyonla yaklaşmanızı sağlayacaktır.

Pareto Analizi Nedir?

Pareto analizi aslında pareto yaklaşımına göre hareket etmek için kullanabileceğiniz yöntemler bütünüdür. Pareto optimumu nedir bölümünde bahsettiğimiz gibi bu yaklaşım bize etkilerin %80'lik büyük kısmı, nedenlerin %20'lik kısmından kaynaklanır der. Oranlar her zaman bu kadar keskin olmasa da çok sayıda sorunun nispeten daha az sayıda neden tarafından yaratıldığını vurgular.

Pareto Analizi Nasıl Yapılır?

Olayları pareto analizi ile çözümlemek için uygulamanız gereken pareto analizi aşamalarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

Pareto Analizi Aşamaları

• Aşağıdaki gibi X-Y eksenli bir grafik oluşturun. X eksenine nedenleri, Y eksenine ise nedenlerin meydana gelme sayısını koyun.
• X ekseninde nedenleri en fazladan en aza doğru sıralayın.
• Azalan düzende her bir neden için, toplam nedenler içindeki yüzdesini hesaplayın.
• 100'den başlayıp %0'a 10'luk artışlarla azalan yüzdelerle ikinci bir Y ekseni oluşturun.
• Nedenlerin yüzdesini X ekseninde oluşturun.
• Noktaları birleştirerek bir eğri oluşturun.
• Y ekseninde %80'de X eksenine uzanan çizgi çizin. Sonra çizgiyi X eksenindeki eğri ile kesiştiği noktada bırakın. X eksenindeki nokta, soldaki önemli nedenleri, sağdaki daha az önemli nedenlerden ayıracaktır.

Bu analiz ve pareto diyagramı sayesinde sorunların %80'ine hangi %20'lik kümenin neden olduğunu ve en verimli sonuçları elde etmek için kaynaklarınızı hangi noktalara odaklamanız gerektiğini görmenizi sağlayacaktır.

Pareto Analizi Örnekleri

Online pazaryeri platformunda bir mağazanız olduğunu düşünün. Satışlarınızın verimli bir şekilde devam etmesi için mağaza profil puanınızın yüksek olması çok önemli. Ancak, müşterilerinizden aldığınız negatif puan ver yorumlarda bir atış oldu ve mağaza puanınız git gide düşüyor. Bu durumun devam etmesi halinde satışlarınız negatif etkilenecek hatta pazar yerindeki varlığını tehlikeye girecek. Bu durumda negatif puanların artmaya başladığı tarihten itibaren gelen müşteri şikayetlerini, iadeleri, sipariş iptal sebeplerini pareto analizi ile analiz edip nedenleri pareto diyagramı ile sıralamalısınız.

Örneğin analinizdeki negatif puanlara sebep olarak aşağıdaki sonuçlara ulaştınız.

Sonuçlara göre siparişlerin zamanında ulaşmaması 59 adet, adrese ulaşmaması 34 adet, kargo görevlisinin tutumu 23 adet, kargo ücretinin fazla olması 14 adet görünüyor. Sorun türlerine baktığımızda kargo firmasından kaynaklı sorunların toplam sorunların küçük bir yüzdesini oluşturduğu çıkarımını yapabiliriz. Bu durumda kargo firmanızı değiştirmek ya da kargo firmanızla şikayetlerin azalması için çalışma yapmak profil puanınızdaki negatif gidişatı engellemenizi sağlayacaktır.

Nedenler içinde pareto analizi yaparak hedefinizi keskinleştirebilirsiniz. Örneğin siparişlerin geç ulaştığı şehirler hangileri. Eğer belirli bir şehirde yoğunluk tespit ederseniz o bölgeye farklı bir kargo firması ile gönderim yapmak sorunu bertaraf etmenize yardımcı olacaktır.