Ofis İçi İletişim: Nasıl Geliştirilir ve Nelere Dikkat Edilmeli?

İletişim, insani ilişkilerin devam edebilmesi için oldukça önemli bir kavramdır. Aile-arkadaş ilişkileri ve ikili ilişkilerde olduğu gibi çalışma hayatında iletişim de iş ilişkilerinin düzenli ve sağlıklı yürütülmesi için oldukça önemlidir. Çalışma hayatında iş arkadaşları, ast ve üst kademelerde çalışan personeller, iş grubuna göre ilgili birimlerdeki personel ve müşteriler, iş ortakları gibi birçok kişi ve alan daima bir iletişim halindedir. Çalışma hayatında iletişim becerilerinde herhangi bir olumsuzluk olması durumunda kurulan iş ilişkileri zarar görür ve gelişim kaydedilemez. Bu nedenle kurulan iletişimin nitelikli ve ilerleyici olması büyük önem taşır. Peki ofis iletişimi nedir? Kurum içi iletişim nasıl geliştirilir? Ofis hayatında etkili iletişim kurmak için nelere dikkat etmeliyiz? Bu soruların cevapları için siz de detaylara göz atabilirsiniz.

Ofis İletişimi Nedir?

Ofis iletişimi, belirli bir sektörde faaliyet gösteren kurumun ast-üst kademelerinde çalışan personelleri arasında, müşterilerle veya ortaklarla yapılan bilgi alışverişi sürecidir. Bu bilgi alışverişi süreci, çeşitli yazılı, görsel ve işitsel alanlarla ve teknolojik iletişim araçlarının kullanımı ile gerçekleşir. Hayatın her alanında olduğu gibi iş yerinde iletişim de stresli ve yorucu olabilir ancak bu iletişimi stresten arındırmak ve keyifli hâle getirmek her zaman kişilerin inisiyatifindedir.

İş ilişkilerinde doğru ve etkili iletişim teknikleri ile iş arkadaşları, müşteriler veya ortaklarla kurulan iletişim daha keyifli hâle getirilebilir. Keyifli hale gelen ofis iletişimi ise, oluşan sorunların rahatlıkla çözüme kavuşmasına, yeni fikirler üretilmesine, verimli çalışmaya ve uzun vadede iş ilişkilerinin güçlendirilmesine olanak sağlar. Ofis iletişimi tekniklerinin geliştirilebilmesi ve etkili olabilmesi için de düzenli-dengeli bir planlama, yeterli seviyede bilgi gerekir.

Kurum İçi İletişim Nasıl Geliştirilir?

"Kurum içi iletişim nasıl geliştirilir?" konusunun detaylarına göz atmadan önce "kurum içi iletişim nedir?" sorusuna cevap vermek gerekir. Kurum içi iletişim, ortak bir amaç için, belirli bir kurum içinde çalışan personellerin bilgi ve birikimlerini birleştirerek birlikte çalıştığı, bir bütünlük içinde her türlü organizasyonu paylaşabildiği süreçler bütünüdür. Diğer bir ifadeyle, hedef kitleye en iyi şekilde hitap etme ve iş verimliliğini artırma artmanın temeli kurum içi iletişimden geçer demek mümkündür.

Kurum içi iletişim, bir kurumda başarılı bir yönetim ve kurum içi örgütlenme için büyük öneme sahiptir. İş yerinde çalışanlar ve yöneticilerle iletişim becerilerinin gelişmesine katkı sağlar. Çalışanların iş yerinde iletişim kanalları sayesinde kurumla olan bağını artırmasını sağlar. Böylelikle, çalışanlar kendilerini o kurumun bir parçası gibi hisseder ve çalışmalara daha özverili bir şekilde katkıda bulunur. 

Bu da İlginizi Çekebilir: AKK Yöntemiyle Sevdiğin İşi Keşfet!

Ofis Hayatında Etkili İletişim Kurmak için Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Kurum içi iletişimin, çalışanların kurumu ve hedeflerini benimsemesi, çalışanların kurumun hedef noktalarında birleşmesini ve bu hedefler doğrultusunda bir bütün olarak hareket etmelerini, bilginin kurumun içinde dolaşmasını sağlayarak belirsizliği ortadan kaldırma ve ast-üst dengesinin korunmasını sağlama gibi birçok işlevi bulunur. Peki iş yerinde iletişim nasıl olmalı?

1- Saygı Temelinde İlişkiler Kurun

İş arkadaşları yoğun iş hayatında en çok vakit geçirilen kişilerdir. Bu kişiler özel yaşamınızda olduğu gibi sizden farklı fikirlere ve hayat görüşüne sahip olabilir. Ancak iş hayatı özel yaşamdan farklı olarak profesyonel olmayı gerektirir. Bu nedenle, iş yaşamında işleyişin devamlı olması için saygı temelli ilişkiler kurmak gerekir. Saygı temelinde kurulan iletişim iş yaşamında karşılaştığınız zor ilişkileri daha iyi yönetmenizi sağlar. Çünkü, karşılıklı saygı çerçevesinde kurulan ilişkilerde kişiler kendilerinin ve karşılarında bulunan kişilerin öz değer yargılarına, fikirlerine ve sınırlarına önem verirler. Sınırları aşmamaya dikkat ederler. Böylelikle iş hayatının işleyişi sürdürülebilir bir şekilde devam eder.

2- Pozitif Olun

Oldukça zor ve stresli iş yaşamında nötr yüz ifadesine sahip, düşük enerjili kişilerle çalışmak her zaman hem zor hem de sıkıcı olur. Pozitif düşüncelere sahip, güler yüzlü, enerjik kişilerle çalışmak ise, sıkıcı olan bir günü daha eğlenceli hale getirerek iş yaşamının keyifli olmasına yardımcı olur.

3- Ast-Üst İlişkilerine Dikkat Edin

İş hayatında kademeli iletişim şekli esastır. Çünkü, iş arkadaşları ve yöneticilerle iletişim farklı dinamiğe sahiptir. Yöneticinizle daha mesafeli ve net bir iletişim kurarken, sizinle aynı kademe çalışan çalışma arkadaşlarınızla daha samimi bir iletişim kurabilirsiniz. Bu hiyerarşik sıralamanın düzenli olmadığı kurumlarda üstlere karşı laubali tavırların önüne geçilemez, dolayısıyla oldukça saygısız bir iletişim şekli ortaya çıkar. Bu nedenle, kurum içi iletişiminizde ast-üst ilişkilerine dikkat etmeniz iş hayatında sorunsuz bir şekilde ilerlemenizi sağlar.

4- Beden Dili ve Göz Temasının Önemini Unutmayın

İletişimde sözler kadar konuşurken, dinlerken beden dilinizin nasıl olduğu ve göz teması kurmanız da büyük önem taşır. İş hayatında çalışma arkadaşlarınızla, yöneticilerle, müşterilerle ve ortaklarınızla kurduğunuz iş ilişkilerinde konuşurken ve dinlerken beden dilinizin bulunduğu konum, karşınızdaki kişiyle göz teması kurmanız karşınızdaki kişinin sizin hakkınızdaki düşüncelerini olumlu-olumsuz yönde etkiler. Bu nedenle, iş yaşamında gelişim sağlayabilmek adına beden dilinizi doğru yönde kullanmalı, göz teması kurarak karşı tarafa ne kadar istekli olduğunuzu göstermelisiniz.

5- Hitap Şeklinizi Doğru Seçin

İş yaşamında tüm belirleyicilerin yanında doğru hitap şekli de önemli noktalardan biridir. Kurumsal yaşamın içinde iş ilişkilerinin profesyonel olarak devam edebilmesi için kullanılması gereken hitap şekilleri bulunur. Bu hitap şekillerini yerinde ve zamanında kullanarak karşı tarafla mesafeli ve net bir ofis iletişimi kurabilirsiniz. Ayrıca, doğru hitap şeklini kullandığınızda karşı taraftan da aynı ölçüde cevap alarak istenmeyen durumların önüne geçebilirsiniz.