Sekreter

Turconn Metal

Görevin Tanımı:

Ofis içindeki günlük işlerin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, yöneticilerin ihtiyaç duyduğu bilgi ve destekleri zamanında ve doğru şekilde sunmak, ayrıca ofis içi iletişim ve organizasyonel işlemleri yönetmek ve bu süreçlerle ilgili olarak bağlı olduğumu birime raporlar sunmak.


Sorumluluklar:

-Gelen ve giden telefon çağrılarını yanıtlama.
 -Telefonları doğru kişilere yönlendirme.
 -Ziyaretçi karşılama ve yönlendirme.
 -Yönetici ya da ekip üyeleri için randevuları düzenleme.
 -Toplantı tarihleri, saatleri ve yerleri konusunda bilgi sağlama.
 -Resmi yazışmaları hazırlama ve gönderme.
 -Posta ve evrak takibi yapma, ilgili kişilere iletme.
 -Belge ve dosyaları düzenli bir şekilde arşivleme.
 -Gereksiz evrakları belirleyip imha etme ya da dijitalleştirme.
 -Ofis malzemelerinin envanterini takip etme ve eksiklik durumunda sipariş verme.
 -Ofis düzeninin sağlanması, temizlik ve güvenlik konularına dikkat edilmesi.
 -İdari işlemleri (izinler, ödeme talepleri, masraf raporları) organize etme.
 -Çeşitli raporları hazırlama ve düzenleme.
 -İşçi Sağlığı, İş Güvenliği ve Çevre Talimatın’da belirtilen kurallara göre çalışmak.
 -Acil durumlar da Acil Durum Yönetmeliklerine uygun hareket etmek.
 -Çalışma esnasında oluşan atıkların Çevre Talimatı‘na göre belirlenmiş atık kutularına atılmasını sağlamak ve
-Çevre Talimatında belirtilen kurallara göre hareket etmek.
 -5S çalışmalarında görev alıp kendi çalışma bölgesinde 5S talimatlarına uygun çalışmak.
 -İşyeri disiplin yönetmeliği, işyeri genel kurallar talimatı, etik kurallar politikası ve gizlilik ihlali ticari sır taahütnamesi gibi yönetmeliklere uyum sağlamak.


Yetkileri:

 Yukarıda belirtilen Görev ve Sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahiptir,
 Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilir,
 Görevini Kalite Yönetim Sistemi politikası, hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütür.

Görev Sahibinin Sahip Olması Gereken Yetkinlikler:

 Planlama ve organizasyon becerisine sahip olmak,
 Çözüm odaklı ve insan ilişkilerinde güçlü olmak,
 Microsoft Office programlarını etkin şekilde kullanabilmek.

Eğitim:

Tercihen lise ve üniversite mezunu olmak.