İdari İşler Asistanı

Castolin Kaynak

YETKİNLİK DÜZEYİ:
İşletmeye gelen ziyaretçilerin karşılanması, kayıt altına alınması, yönlendirmesi, raporlanması faaliyetlerini, gelen-giden arama ve kargoları yönlendirilmesi, kayıt altına alınması ve raporlamasını, çalışanların ve ziyaretçilerin konaklama vb. görevleri yürüten personeldir.

SORUMLULUKLAR:
Gelen misafirlerin karşılanması, ilgililere yönlendirilmesi, ilgili yazılım üzerinde kaydının tutulması,
Telefon trafiğinin yönetilmesi, mesajların/notların ilgili personele ulaştırılması,
Telefon ve eposta ile gelen taleplerin kayıt altına alınması, ilgili birim ve yöneticilerle paylaşılması,
Gelen / Giden kargo trafiğinin yönetilmesi, kayıt altına alınması, takibinin sağlanması,
Fabrika giriş-çıkış kapısının kameradan takibi ve giriş çıkışlarda gerekli yönlendirilmenin sağlanması,
Ofis, mutfak, lavabolar vb. alanlarda temizlik malzemelerinin düzenli kontrolünün sağlanması, tedarik sürecinin başlatılması,
Satış faturalarının kontrolü ve takibi, kargo hazırlığı için depoya gönderilmesi,
Nakliye faturalarının kontrolü ve ödeme işlemleri için muhasebe birimine iletilmesi,
Kargo girişi yapılması, barkodların ilgili satış personeline yönlendirilmesi, gönderilen ve gelen kargoların takibinin yapılarak herhangi problemde en kısa sürede aksiyon alınması, süreci kargo şirketiyle çözmeye çalışılması,
Kendisine ulaşan nakliye faturalarının kontrolünün sağlanması, bir yanlışlık yoksa, ödeme işlemleri için muhasebe bölümüne iletilmesi,

NİTELİKLER:
Kurum kültürüne uygun temsil yeteneği,
Etkili yazılı ve sözlü iletişim kurabilme, güler yüzlü olma, kurumu özenli ve titiz bir tarzda temsil edebilme yeteneğine sahip olma,
Planlama, organizasyon ve raporlama yeteneği,
Özgüvenli ve kontrollü davranma yeteneği,
Analitik düşünebilme, takım çalışmasına yatkınlık,
Problem çözme teknikleri konusunda bilgi ve yetenek,
Sorumluluk sahibi, görev bilincine sahip ve disiplinli olma,
MS Office programlarını etkin kullanabilme,