İş Başvurusunda Bulunanlara Olumsuz E-Posta Nasıl Yazılır?

İşveren veya IK yöneticisi olarak şirketinize iş başvurusunda bulunan ancak pozisyona uygun bulunmayan adaylara cevap mesajı yazmanız, onlara karşı duyarlı ve profesyonel bir tutum sergilemeniz açısından oldukça önemlidir. Adaylar, iş başvurusu yapmak için zaman harcarlar. Belki firmanızı araştırırlar ve buna göre bir ön yazı yazarlar. Bu zahmete karşılık olumsuz dahi olsa adaylar cevap beklerler. Cevap almamak hayal kırıklığı yaratacaktır.

Olumsuz sonuçlanan iş başvurularına cevap e-postası yazmanız, duyarlı davranmanızın ötesinde işveren markanıza ve aday havuzunuza sağlayacağı faydalar da var. Peki, iş başvurularını düşünceli ve seviyeli bir şekilde reddetmek ister misiniz? Sizin için hazırladığımız olumsuz e-posta örneğini kişiselleştirerek kullanabilirsiniz.

İş Başvurularına Cevap Vermenin Önemi Nedir?

Bir iş başvurusunun reddedilmesi aday açısından hoş bir durum değil. İşveren açısından da olumsuz haberi adaya iletmek kolay değil. Ancak, iş hayatında reddedilmek de var. Bir açık pozisyon için yüzlerce başvuru arasından bir kişi seçiliyor. Maalesef çoğu zaman reddedilen adaylar bilgilendirme yapılmadığı için neden reddedildiğini bilmiyor. Hatta adaylar uzun süre başvurunun olumlu sonuçlanması umuduyla bekliyor. Başvuran sayısının çok fazla olması ya da gündelik yoğunluğunuzdan dolayı cevap e-postası yazamıyor olabilirsiniz. Ancak sebep ne olursa olsun şirketinize başvuruda bulunan her adaya bir cevap borçlusunuz.

İşveren Markanızı Koruyun

İş arayanlar, iş arama deneyimlerini sosyal medya hesaplarından paylaşmaya meyilliler. İş başvurularına cevap alamayan adaylar, söz konusu markanın personel bulmak amacıyla değil, sadece görünürlük kazanmak amacıyla iş ilanı verdiğini iddia edebiliyor. Sosyal medyada markanızın bu tarz iddialar ile anılmaması için mutlaka olumsuz neticelenen başvurulara nazik ve profesyonel bir dil ile yanıt verin.

Adaylara Değer Verdiğiniz Gösterin

Kendinizi adayın yerine koyun. Bir başvuru yapmadan önce firmaya özel ön yazı hazırlıyorsunuz ya da görüşmeye gitmeden önce prova yapıyorsunuz. Buna karşılık haftalarca cevap alamadığınızı düşünün. Bu durum marka imajına zarar verdiği gibi adayın özgüvenini de zedeleyecektir. Adaylara belirsizlik yaşatmamak için kısa bir aday reddi e-postası ile süreci sonlandırabilirsiniz.

Marka Algınızı Güçlendirin

İşveren markası çok iyi olan firmalar her durumda profesyonel davranmalıdır. İşe alınacak kişi veya kişileri bulduktan sonra diğer adayları görmezden gelmek profesyonelce değildir.

Aday Havuzunuzu Zenginleştirin

Bugün reddettiğiniz bir adayı ileride farklı pozisyon için değerlendirebilirsiniz. Reddettiğiniz adaylar zaman içinde kendini geliştirerek firmanızdaki bir pozisyona uygun hale gelebilir. Reddettiğiniz adayları yetenek havuzuna ekleyin. İleride farklı pozisyonlar için fırsatları olduğunu vurgulayın. İş ilanlarınızı yayınladığınız sayfaların bağlantılarını paylaşın. İyi bir izlenim bırakmak ve adaylar için her daim çalışılabilir bir marka imajı oluşturmak önemlidir.

Bu da ilginizi çekebilir: Çalışan Motivasyonu Nasıl Artırılır?

İş Başvurusu Reddetme E-Postası Yazarken Nelere Dikkat Edilir?

Nazik bir ret e-postası yazmak ve göndermek zor değil. Mesajınızda adaya teşekkür ettikten sonra rolün ihtiyaçları ve adayın kalifikasyonlarının eşleşmeyen yanlarından çok kısa bahsedin. Son olarak yeni iş fırsatlarını takip etmesi için adayı yönlendirin. Olumsuz sonuçlanan başvurulara aşağıdaki süreçleri dikkate alarak kendi mesaj taslağınızı oluşturabilirsiniz.

Mail Başlığınızı Yazın

Mesajınızın aday tarafından görünmesi önemlidir. Kişisel e-posta hesaplarına farklı firmaların birçok pazarlama mesajı geliyor. Adaya gönderdiğinizin mesajın diğer e-postalardan ayrışması için özet bir mail başlığı oluşturun.

Örnek:
-Başvurunuz hakkında | İş Zekası Uzmanı | Firma Adı
-Başvurunuzu değerlendirdik | | İş Zekası Uzmanı | Firma Adı

Adaya Teşekkür Edin

Giriş kısmından sonra, zaman ayırarak başvuru yaptığı için adaya teşekkür edin. Kurum olarak kendisini tanıdığınız için memnuniyetinizi belirtin.

Örnek:
-Merhaba X Bey/Hanım,

-Şirketimize gösterdiğiniz ilgi için çok teşekkür ederiz.
-İş Zekası Uzmanı pozisyona başvuruda bulunduğunuz teşekkür eder, sizi tanımaktan memnun olduğumuzu belirtmek isteriz.

Olumsuz Sonuçlanma Sebebini Söyleyin

Başvurunun olumsuz sonuçlandığını söyleyin ve sebebini çok kısa belirtin. Bu kısmı giriş ve teşekkür kısmından sonra yazmanız mesajın anlaşılırlığı açısından önemlidir. Sebep kısmını birkaç kelime ile özetleyin.

Örnek:
-İlgili pozisyon için ihtiyaçlarımızı ve detayları değerlendirdiğimizde şu an için size olumlu dönemiyoruz.

Yeni Fırsatlara Davet Edin

Son cümlede ise adaya açık kapı bırakın. Özgeçmişini değerlendirmek üzere aday havuzuna ekleyin. Kendisinden yeni pozisyonları takip etmesini rica edin.

Örnek:
-Özgeçmişinizi ileride oluşabilecek pozisyonlar için aday havuzumuza ekledik. Şirketimizdeki yeni iş pozisyonlarından haberdar olmak için ...... sayfamızı takip edebilirsiniz.

İlk Başvuru Sonrası İş Başvurusu Reddi E-Posta Örneği

Görüşme yapılmadan önce adayın başvurusu olumsuz sonuçlandı ise;

E-Posta Subject: Başvurunuz hakkında | [Pozisyon Adı] | [Firma Adı]

Merhaba [Ad] veya Sayın [Ad Soyad]

Şirketimizin [Pozisyon Adı] pozisyonuna başvurduğunuz için teşekkür ederiz.

Bu rol için mevcut ihtiyaçlarımızı ve işin detaylarını değerlendirdiğimizde şu an için size olumlu dönemiyoruz. Ancak, ileride oluşacak uygun pozisyonlar için özgeçmişinizi aday havuzumuza ekliyoruz.

Şirketimizdeki açık pozisyonlardan haberdar olmak için ..... sayfamızı takip etmenizi rica ederiz.

Sevgilerle
[Firma Adı]

Görüşme Sonrası Aday Reddi E-postası Örneği

E-posta Subject: Başvurunuz hakkında | [Pozisyon Adı] | Firma Adı

Merhaba [Ad], veya Merhaba [Ad Bey],

[Pozisyon Adı] başvurduğunuz için teşekkür ederiz. Sizinle tanıdığımız için çok mutlu olduk.

Son değerlendirmeler sonucunda pozisyonun gereklilikleriyle eşleşen farklı bir adayla ilerlemeye karar verdik. Ancak özgeçmişinizi ileride oluşabilecek açık pozisyonlarımız için değerlendirmek üzere aday havuzumuza ekliyoruz. Şirketimizdeki açık pozisyonlardan haberdar olmak için ..... sayfamızı takip etmenizi rica ederiz.

Sevgilerle,
[Firma Adı]

Adayları Reddederken Açık Kapı Bırakın

İşe alım sürecinde reddettiğiniz adaylara zarif ve profesyonel bir dille karşılık verin ki işveren olarak markanızı koruyun. Böylece, gerçekten ihtiyacınız olan yetenekleri firmanıza çekin. Sosyal medyada firmanızın işe alım süreciyle çıkacak ve viral olacak kötü bir yorum size zarar verecektir.

Başvuruda bulunan kişiye takdir edildiğini ve değer gördüğünü hissettirin. Aynı kişinin, ileride kendisine tam olarak eşleşen bir role başvurma olasılığı artacaktır. Bu sayede, ileride oluşacak boş pozisyonlarınızı kısa sürede doldurulabilirsiniz.

Eleman.net üzerinden aldığınız başvurularda adaylara Eleman.net üzerinden mesaj gönderebilirsiniz. Mesajınız adaya -adayın iletişim izinlerine bağlı olarak- hem e-posta hem SMS yoluyla iletilecektir.